Jak wdrożyć nowoczesne technologie i rozwiązania teleinformatyczne w budynku?

Duże znaczenie systemów teleinformatycznych widać na przykładzie najmu powierzchni biurowych. Najemcy niechętnie decydują się na standardowe rozwiązania w zakresie architektury i wyposażenia budynku. Chcą, by ich indywidualne potrzeby i oczekiwania zostały spełnione w 100%. Dlatego Facility Managera musi cechować umiejętność wdrażania różnych rozwiązań teleinformatycznych.

Niezwykle istotną kwestią jest punkt widzenia Facility Managera. Tradycyjny punkt widzenia (który ma ograniczone zastosowanie) polega na poszukiwaniu odpowiedzi na pytanie - jak wykorzystać nowe możliwości dla usprawnienia funkcjonowania budynku? Jednak współcześnie Facility Manager powinien przyjąć odmienny punkt widzenia. Powinien zadać sobie następujące pytania:

- w jaki sposób nowoczesne sieci teleinformatyczne pozwalają efektywniej wspierać działalność biznesową użytkowników budynku?

- w jaki sposób i w jakim zakresie umożliwiają one kreowanie nowych udogodnień dla użytkowników?

- w jaki sposób teleinformatyka w budynku rozszerza jego przestrzeń informacyjną, czyli sprzyja udogodnieniom o charakterze przestrzennym?

Po pierwsze, umiejętne zastosowanie teleinformatyki w nieruchomościach przede wszystkim powinno zapewnić polepszenie dostępności do określonych miejsc w układzie przestrzennym poprzez oznaczenia i aktualizację informacji. Przykładem może być teleinformatyka stosowana w portach lotniczych, w których zainstalowane systemy pozwalają na bezkolizyjne kierowanie strumieniami podróżnych.

Po drugie, systemy teleinformatyczne wpływają na cechy osób lub formy działalności biznesowej. Właściwe zastosowanie tych systemów przyczynia się do zwiększenia mobilności. Dzięki temu zyskuje się na elastyczności prowadzącej w rezultacie do poprawy efektywności.

Aby Facility Manager był w stanie sprostać wymaganiom organizacji, musi być wyposażony w profesjonalne narzędzia. Istnieje wiele systemów informatycznych działających w budynku i przeznaczonych do różnych celów. Są to systemy służące do:

- zarządzania nieruchomościami;

- gromadzenia i przetwarzania informacji;

- zarządzania budynkami;

- utrzymania obiektów i urządzeń (maintenance);

- planowania i organizowania przestrzeni;

- kontroli finansowej;

- zarządzania kontraktami i wiele innych.

Działalność pomocniczą obsługują w nieruchomościach systemy FMS (Facility Management Systems). Systemy te powinny integrować się z innymi systemami informatycznymi, aby zapewnić efektywne zarządzanie fizycznymi udogodnieniami (np. urządzeniami wentylacyjnymi). Typowy FMS monitoruje działalność osób odpowiedzialnych za obsługę maszyn i urządzeń, zapytania serwisowe, aktualny stan infrastruktury, koszty bieżące działania udogodnień.

Profesjonalnym narzędziem o szerokim zastosowaniu jest system CAFM (Computer Aided Facilities Management). Wiele organizacji nie wykorzystuje w pełni jego zalet. Zazwyczaj jest to spowodowane niewłaściwym lub nieefektywnym przeszkoleniem przyszłych użytkowników systemu. Często mówi się, że postęp technologiczny następuje szybko i nic nie jest w stanie go zatrzymać. Jednakże, jak pokazuje praktyka, szybkość postępu jest skorelowana z szybkością zmian postaw i zachowań ludzkich - czego pośrednim wynikiem jest wzrost zapotrzebowania na edukację i szkolenia. Implementowanie CAFM nie stanowi wyjątku, gdyż jego używanie musi być poprzedzone szkoleniami prowadzonymi przez kompetentne osoby. Tylko odpowiedni poziom edukacyjny przynosi korzyści w postaci długoterminowego sukcesu działania Facility Management.

W przypadku najmu powierzchni biurowej jednym z kluczowych argumentów przemawiających za najmem stała się jakość rozwiązań teleinformatycznych. Dlatego na rynku nieruchomości wykształciło się wiele modeli dostarczania usług do odbiorcy końcowego. Wśród wielu modeli Facility Manager często przyjmuje funkcję doradcy, który monitoruje działalność operatorów funkcjonujących w budynku. Wybór strategii świadczenia tych usług powinien zależeć od jakości budynku, umiejętności Facility Managera oraz oczekiwań najemców.

Sieci i usługi teleinformatyczne w budynkach komercyjnych

W budynkach najczęściej zainstalowane są następujące rodzaje sieci teleinformatycznych:

1.  sieć publiczna; siecią publiczną jest m.in. Internet. Jest on samodzielnym rynkiem dla transferu informacji, handlu produktami i usługami, wymiany komunikacyjnej oraz samodzielnym rynkiem podmiotów prowadzących działalność nastawioną na zysk;

2.  sieć korporacyjna (Enterprises Network); jest to jednolita sieć teleinformatyczna obejmująca strukturę funkcjonalną przedsiębiorstwa. Sieci korporacyjne są tworzone przez duże i rozprzestrzenione geograficznie przedsiębiorstwa lub powiązane ze sobą grupy przedsiębiorstw. Ich zaletą jest niewątpliwie to, iż mogą obejmować swoim zasięgiem dowolny obszar geograficzny (np. mogą przybierać formę sieci międzynarodowych). Pozwalają na współdziałanie wielu typów urządzeń i technologii teleinformatycznych. Umożliwiają redukcję kosztów własnych w całej sferze realizacji procesów biznesowych. Intranet i Ekstranet tworzą współczesną sieć korporacyjną i wzajemnie się uzupełniają. Intranet jest związany z obiegiem informacji wewnętrznych - firmowych, a Ekstranet - wewnętrznych i zewnętrznych między własnymi filiami, oddziałami, partnerami, a także klientami i dostawcami. Przykładem sieci korporacyjnej są wirtualne sieci wydzielone (Virtual Private Network). Są to sieci wykorzystujące zasoby sieci publicznej. Sieć tego rodzaju adresowana jest do firm posiadających wiele rozproszonych geograficznie oddziałów i potrzebujących efektywnych źródeł komunikacji wewnątrz firmy. Integruje ona dwie cechy jednej sieci komputerowej. Po pierwsze jest najprostszym sposobem łączenia fizycznie oddzielonych Intranetów należących do poszczególnych oddziałów jednej organizacji przy jednoczesnym zaszyfrowaniu informacji należących do organizacji. Po drugie jest efektywną metodą zapewnienia dostępu do sieci korporacyjnej dla użytkowników, którzy wykonują pracę związaną z częstym przemieszczaniem się w obrębie jednostek przedsiębiorstwa;

3.  sieć cyfrowa ISDN; sprawna wymiana informacji realizowana jest przez ISDN (Integrated Services Digital Network), czyli sieć, której elastyczna struktura pozwala łatwo dostosować ją do potrzeb użytkowników. Sieć z cyfrową integracją usług jest podstawowym środkiem komunikacji wykorzystywanym przez firmy.

W budynkach komercyjnych najczęściej funkcjonują następujące usługi teleinformatyczne:

- sieć LAN (bez urządzeń aktywnych) wraz z możliwością podłączenia numerów telefonicznych zgodnie z potrzebami użytkowników;

- szybkie łącza w obrębie budynku (ok. 2 Mbps);

- dostęp szerokopasmowy do sieci POLPAK-T;

- cyfrowe centrale telefoniczne (PABX) z komputerem sterującym.

Wraz z infrastrukturą telekomunikacyjną użytkownik powierzchni komercyjnej otrzymuje usługi telekomunikacyjne świadczone w stacjonarnej niepublicznej sieci telefonicznej, dostarczone przez tradycyjnego operatora stacjonarnego lub przez operatorów alternatywnych. Analizując zagadnienia najmu, przyjętym standardem w nowoczesnych budynkach stało się umożliwienie najemcy wyboru operatora spośród kilku (zwykle 3-4 operatorów) świadczących usługi telekomunikacyjne w budynku. W skład oferty operatora może wchodzić bardzo szeroka gama usług informatycznych (Web Access, IP Transit, dzierżawa serwerów, dostęp do Internetu) i telekomunikacyjnych (dzierżawa łączy krajowych lub międzynarodowych, IP Solution, dostęp ISDN i inne).