Sprawdź, co zmieni RODO 2018 w życiu zarządców nieruchomości

Co się zmienia

Parlament Europejski uchwalił 14 kwietnia 2016 r. rozporządzenie Parlamentu Europejskiego i Rady w sprawie ochrony osób fizycznych w związku z przetwarzaniem danych osobowych i w sprawie swobodnego przepływu takich danych oraz uchylenia dyrektywy 95/46/WE (tzw. RODO). Rozporządzenie nie jest jeszcze stosowane w państwach członkowskich – taki skutek nastąpi dopiero dwa lata po publikowaniu rozporządzenia, czyli 25 maja 2018 r.

Podstawowe zmiany w pigułce

Rozporządzenie reguluje między innymi następujące kwestie, które mogą dotyczyć zarządców nieruchomości:

• nowy obowiązek ustanowienia inspektora ochrony danych;
• wprowadzenie obowiązku rejestrowania czynności przetwarzania;
• nakładanie administracyjnych kar pieniężnych i ich skuteczne egzekwowanie;
• zgłaszanie naruszenia ochrony danych osobowych i prawo osoby, której dane dotyczą, do informacji o naruszeniu ochrony danych.

Kto zostanie inspektorem ochrony danych

Inspektor ochrony danych to właściwie „stary” administrator bezpieczeństwa informacji. Powołać go musi zarządca nieruchomości:

• którego główna działalność polega na operacjach przetwarzania, które ze względu na swój charakter, zakres lub cele wymagają regularnego i systematycznego monitorowania osób, których dane dotyczą, na dużą skalę;
• którego główna działalność polega na przetwarzaniu na dużą skalę danych osobowych.

Prowadzenie dokumentacji ochrony danych osobowych

Wśród nowych pojęć wprowadzanych przez RODO znalazło się także „rejestrowanie czynności przetwarzania”.

Każdy administrator danych osobowych będzie musiał zasadniczo prowadzić rejestr czynności przetwarzania danych osobowych, określający m.in. dane administratora, cele przetwarzania, kategorie odbiorców czy opis technicznych i organizacyjnych środków bezpieczeństwa. Wprawdzie z obowiązku tego zostaną zwolnieni przedsiębiorcy lub podmioty zatrudniające mniej niż 250 osób – a więc znakomita większość zarządców nieruchomości – ale nie ma się co cieszyć na zapas. Nawet bowiem zarządca zatrudniający mniej niż 250 osób będzie musiał rejestrować czynności przetwarzania, jeżeli przetwarzanie, którego dokonuje:

• może powodować ryzyko naruszenia praw lub wolności osób, których dane dotyczą;
• nie ma charakteru sporadycznego lub
• obejmuje dane wrażliwe lub dane osobowe dotyczące wyroków skazujących i naruszeń prawa.

Wydaje się, że zwłaszcza ze względu na drugi z tych punktów każdy zarządca nieruchomości będzie musiał prowadzić przedmiotowy rejestr.

Jaki będzie nowy system kar

Spółdzielnie i wspólnoty w swojej działalności muszą także uwzględnić nowe ryzyko nałożenia kar pieniężnych za nieprzestrzeganie zasad ochrony danych osobowych.

Obecnie kary pieniężne w zasadzie nie występują w praktyce. Po 25 maja 2018 r. kary pieniężne będą nie tylko (jak obecnie) grzywną nakładaną w postępowaniu karnym, ale będą mogły być nakładane także przez prezesa Urzędu Ochrony Danych Osobowych (zastąpi obecnego Generalnego Inspektora Ochrony Danych Osobowych) i to bez potrzeby wystosowania przez ten organ uprzedniego wezwania do usunięcia uchybień. Ich wysokość to nawet:

• do 10.000.000 EUR – w przypadku naruszenia obowiązków administratora lub podmiotu przetwarzającego; przykładem może tu być nieustanowienie inspektora ochrony danych pomimo istnienia takiego obowiązku;
• do 20.000.000 EUR – w przypadku naruszenia podstawowych zasad przetwarzania, w tym warunków zgody.

Kto powiadomi GIODO o naruszeniach

Inspektor zatrudniony przez zarządcę (lub sam zarządca w braku inspektora) będzie musiał dokonać zgłoszenia wszelkich przypadków naruszenia ochrony danych osobowych w miarę możliwości bez zbędnej zwłoki, jednak nie później niż w terminie 72 godzin od stwierdzenia naruszenia.