Ryczałt za pracę zdalną - co z PIT?

Jeden z banków określił zasady pracy zdalnej w porozumieniu zawartym z organizacjami związkowymi. Na podstawie nowych przepisów Kodeksu pracy, będzie jest zobowiązany do zwrotu kosztów pracy zdalnej, na zasadach określonych właśnie w kodeksie, a obowiązujących od 7 kwietnia 2023 r. Pracownik wykonujący pracę zdalną nie mniej niż 3 dni w tygodniu, otrzyma zwrot kosztów energii elektrycznej oraz usług telekomunikacyjnych w formie ryczałtu. Weryfikacja, czy warunek pracy co najmniej 3 dni w formie zdalnej został spełniony nastąpi na podstawie systemu rejestrującego pracę zdalną. 

Ryczałt ma być wypłacany z dołu każdego miesiąca, a jego kwota - choć uśredniona - ma uwzględniać normy zużycia energii elektrycznej oraz koszty usług telekomunikacyjnych. Ryczałt będzie wypłacany za każdy dzień pracy zdalnej.  Pracownik nie będzie natomiast zobowiązany do przedstawiania rachunków za indywidualne zużycie energii, ani też dokumentujących usługi telekomunikacyjne. Wysokość ryczałtu będzie określana raz do roku i ogłoszona pracownikom. 

Biorąc pod uwagę nowe regulacje - bank, będący pracodawcą i płatnikiem, powziął wątpliwości, czy jest zobowiązany do obliczania i pobierania zaliczek na podatek dochodowy od osób fizycznych z tytułu wypłacanego za pracę zdalną ryczałtu.  Zdaniem banku - nie będzie będzie on zobowiązany do obliczania i pobierania zaliczek na podatek dochodowy z tytułu omawianego ryczałtu. 

Bank zauważa, że wypłacany ryczałt ma formę zwrotu wydatków za energię elektryczną oraz usługi telekomunikacyjne, których pracodawca nie zapewnia pracownikowi świadczącemu pracę zdalną. Jest to więc forma zwrotu pracownikowi kosztów, które musiał ponieść, a nie zwiększenia jego wynagrodzenia, bo pracownik ponosi te koszty w interesie pracodawcy. 

Z zaprezentowanym stanowiskiem banku zgodził się także Dyrektor Krajowej Informacji Skarbowej. Pracodawca jest obowiązany zapewnić narzędzia i materiały niezbędne do wykonywania pracy zdalnej. Niezależnie od ich formy, na gruncie ustawy podatkowej, świadczenia te nie mają charakteru przychodu pracownika.

Ważne: Ryczałt wypłacany pracownikom świadczącym pracę zdalną, nie będzie stanowił przychodu ze stosunku pracy, o którym mowa w art. 12 ust. 1 w zw. z art. 11 ust. 1 ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych, a w konsekwencji na pracodawcy, jako płatniku, nie ciąży obowiązek obliczania i pobierania z tego tytułu zaliczek na podatek dochodowy od osób fizycznych.