Skan KPO może uratować przed karą

Utrata dokumentów ewidencyjnych w następstwie wydarzenia losowego nie zwalnia podmiotu z ciążących na nim obowiązków sprawozdawczych. Każdy posiadacz odpadów ma obowiązek gromadzić ewidencję odpadową przez 5 lat, a kwestia odpowiedniego zabezpieczenia jej przed utratą lub zniszczeniem leży po stronie podmiotu. Jeśli mimo podjętych środków zapobiegawczych podmiot utraci dokumentację, istnieje możliwość chociażby częściowego jej odtworzenia.

W kryzysowej sytuacji można zwrócić się do podmiotów, z którymi nawiązano współpracę w zakresie gospodarowania odpadami, i poprosić o kopie kart przekazania odpadów. Kartę przekazania odpadu sporządza się bowiem w takiej liczbie egzemplarzy, by otrzymał go każdy z posiadaczy, który przejmuje odpady. Zasadniczo będą to 3 egzemplarze: jeden dla przekazującego odpad, drugi dla transportującego, a trzeci dla przejmującego odpad. Na podstawie uzyskanych w ten sposób kopii kart przekazania można odtworzyć częściowo archiwalne karty ewidencji odpadów. Jednak nie w każdym przypadku będzie to możliwe. Trudne do ustalenia mogą okazać się całkowite ilości wytworzonych odpadów, jeśli część z nich jest przekazywana osobom fizycznym (np. pracownikom). To samo może dotyczyć ilości przetwarzanych odpadów.

Aby uniknąć kłopotów związanych z utratą archiwizowanych dokumentów ewidencyjnych, warto sporządzać kopie tych dokumentów w postaci skanów i przechowywać je w wielu kopiach. Dotyczy to zarówno kart przekazania odpadów, jak i kart ewidencji odpadów.

W przypadku braku możliwości okazania oryginałów dokumentów ewidencji w trakcie kontroli, elektroniczne kopie dokumentów (pod warunkiem że są kompletne, tzn. poświadczone podpisami przez każdego z posiadaczy odpadów) powinny być wystarczające dla organów kontrolujących, pod warunkiem że odpowiednio uargumentowany zostanie przedstawiony stan rzeczy.

Ustawa o odpadach dopuszcza możliwość prowadzenia ewidencji odpadów w systemie teleinformatycznym. Co istotne, ważne jest przechowywanie tych dokumentów w kilku kopiach i w miejscach, które zagwarantują ich bezpieczeństwo. Nie tylko w kwestii dokumentów ewidencji odpadów to niezwykle ważne zagadnienie dla każdej firmy - dotyczy ono wszelkich dokumentów księgowych i ewidencyjnych.

Prowadzenie ewidencji elektronicznie oznacza jednak konieczność opatrywania dokumentów podpisem elektronicznym. Aby taki podpis był równoważny podpisowi własnoręcznemu, musi być zwykle składany za pomocą specjalnej karty procesowej lub tokena USB oraz specjalnego oprogramowania. Zestawy do składania bezpiecznego podpisu elektronicznego należy nabyć od podmiotów uprawnionych do ich sprzedaży na podstawie wpisu do rejestru ministra gospodarki.

Czy brak dokumentów ewidencyjnych może być potraktowany jako uchylanie się od obowiązku prowadzenia ewidencji odpadów? Utrata tych dokumentów w następstwie wydarzeń losowych, przy jednoczesnym braku możliwości ich odtworzenia, może być uznana przez organy kontrolnie różnie - wielokrotnie to kwestia uznaniowa zależna od podejścia urzędnika. Prawo wprost nie różnicuje wagi przewinienia w zależności od np. wielkości czy profilu działalności firmy. Decyzję o skali ewentualnych konsekwencji podejmuje organ kontrolny. Należy spodziewać się wobec tego, że inaczej potraktowana zostanie firma, której podstawą działalności jest gospodarowanie odpadami (np. podmiot zbierający, transportujący i przetwarzający odpady), a inaczej firma, która wytwarza niewielkie ilości odpadów w związku z prowadzoną przez siebie działalnością.

Analiza zapisów prawa wskazuje, że kara grzywny mogąca wynieść od 20 zł do 5.000 zł grozi między innymi za uchylanie się od obowiązku wystawiania kart przekazania odpadów i prowadzenia kart ewidencji odpadów. Okazanie skanów lub kopii dokumentów ewidencyjnych pozyskanych od innych posiadaczy odpadów może stanowić wystarczające działanie dokumentujące, że mimo fizycznego braku oryginałów dokumentów ewidencja była prowadzona zgodnie z wymogami prawa.