Protokół odebrania laptopa z projektu „Zdalna szkoła”

Odpowiedź

Umowa projektu nie określa jednego obowiązującego wzoru. 

Uzasadnienie

Na stronie projektu Zdalna szkoła (https://cppc.gov.pl/zdalna-szkola-2) dostępna jest umowa zawierana z beneficjentami projektu. Zgodnie z §3 umowy o powierzenie grantu aby rozliczyć grant należy: 

1. wykonać pełny zakres rzeczowy Projektu; 

2. złożyć wniosek rozliczający (którego wzór stanowi załącznik nr 9 do umowy) z uwzględnieniem osiągnięcia wskaźników; 

3. przekazać protokół / protokoły odbioru sprzętu, z wyszczególnionymi ilościami oraz specyfikacją zakupionego sprzętu oraz listę szkół, którym przekazano sprzęt; 

4. na potwierdzenie ubezpieczenia sprzętu (jeśli przewidziano taki wydatek) przedstawić polisę obejmującą zadeklarowany sprzęt; 

5. na potwierdzenie kosztów dostępu do Internetu ((jeśli przewidziano taki wydatek) przedstawić umowę/ umowy dostarczenia tej usługi. 

Również poradnik dostępny na przywołanej stronie zwraca uwagę, aby do wniosku rozliczającego grant dostarczyć protokoły odbioru sprzętu pomiędzy sprzedającym a kupującym (jako potwierdzenie zakupu) oraz pomiędzy JST a szkołą (jako potwierdzenie przekazania sprzętu). Należy pamiętać, iż protokół powinien umożliwiać powiązanie dokumentu z projektem oraz dokumentować dostarczenie produktów lub wykonanie usługi instalacji. Protokół odbioru powinien zapewnić ścieżkę audytu. 

Jednocześnie strona projektu nie oferuje gotowego wzoru protokołu. Biorąc pod uwagę jednak przywołane założenia projektu protokół powinien zawierać:

    • ilość sprzętu

    • specyfikację sprzętu

    • listę szkół, którym przekazano sprzęt

    • wskazanie, w ramach jakiego projektu kupiono sprzęt. 

Protokół może zatem wyglądać następująco:

Protokół odbioru sprzętu komputerowego, multimedialnego oraz akcesoriów Sporządzony dnia …………………….. w ……………………………………… 

Zamawiający: Gmina ……………... reprezentowana przez Prezydenta Miasta ………

Wykonawca: ……………………………………….. ……………………………………….. ……………………………………….. 

Potwierdza się niniejszym, że w ………………………………………………………………... (nazwa i adres jednostki) wykonana została dostawa sprzętu w ramach programu „Zdalna szkoła” zgodnie z umową nr ………………………..… na podstawie formularza ofertowego z dnia …………………….………….. 

Wykonawca dostarczył opisany poniżej sprzęt: 

1) Komputery przenośne ilość sztuk …… specyfikacja ……………………………………

wartość…………………..zł 

2)

Jednostka otrzymała komplet dokumentów zawierający: opis warunków gwarancji (wyciąg stosownych postanowień umowy) oraz informację o zasadach zgłaszania awarii. Sprzęt został oznaczony naklejkami Projektu. 

Uwagi:…………………………….……………………………………………………………… ………………………………………………………………………………………………. …………………………………………………………………………………………………. ……………………………………. …………………………………… 

Podpisy : 

Zapamiętaj!

Wzór może wyglądać inaczej, jednak powinien wskazywać elementy przywołane w odpowiedzi. 

Podstawa prawna

    • Rozporządzenie Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) nr 1303/2013 z dnia 17 grudnia 2013 r. ustanawiającego wspólne przepisy dotyczące Europejskiego Funduszu Rozwoju Regionalnego, Europejskiego Funduszu Społecznego, Funduszu Spójności, Funduszu Rolnego na rzecz Rozwoju Obszarów Wiejskich oraz Europejskiego Funduszu Morskiego i Rybackiego oraz ustanawiającego przepisy ogólne dotyczące Europejskiego Funduszu Rozwoju Regionalnego, Europejskiego Funduszu Społecznego, Funduszu Spójności i Europejskiego Funduszu Morskiego i Rybackiego oraz uchylającego rozporządzenie Rady (WE) nr 1083/2006 ((Dz. Urz. UE L 347 z 20.12.2013 r., str. 320));