Wydatki na programy motywacyjne trzeba dobrze udokumentować

Niekiedy przedsiębiorstwa ustalają dla swoich załóg programy motywacyjne. Mogą być np. oparte na wirtualnych akcjach lub też na przyznaniu najlepszym pracownikom rozliczenia pieniężnego. Nie zawsze jednak podatnicy wiedzą czy koszty związane z organizacją programów motywacyjnych i wypłatą środków pieniężnych z tych tytułów będą stanowiły koszt uzyskania przychodu.  

W podobnej sprawie wypowiedział się organ podatkowy, który przypomniał, że kosztami uzyskania przychodów są wszelkie, racjonalnie i gospodarczo uzasadnione wydatki związane z prowadzeniem działalności gospodarczej, których celem jest osiągnięcie, zabezpieczenie lub zachowanie źródła przychodów, z wyjątkiem wymienionych w art. 16 ust. 1 ustawy o CIT.

Podatnik oceniając związek wydatku z prowadzoną działalnością gospodarczą powinien zakładać, że dany koszt może obiektywnie przyczynić się do osiągnięcia przychodu. Organ podatkowy przypomniał, że to na podatniku spoczywa ciężar udowodnienia, że określony wydatek jest kosztem uzyskania przychodu.

Przy ustalaniu kosztów uzyskania przychodów, nie można uznać za koszt wydatków, których charakter budzi wątpliwości. Uznanie danego wydatku za koszt uzyskania przychodów jest możliwe tylko wtedy, gdy z prawidłowo i rzetelnie udokumentowanych zdarzeń wynika ponad wszelką wątpliwość, że jest to wydatek celowy i racjonalnie uzasadniony.

Warunkiem uznania wydatku poniesionego przez podatnika za koszt uzyskania przychodów, jest łączne spełnienie następujących przesłanek:

• wydatek musi zostać poniesiony przez podatnika,
• musi być definitywny, a więc bezzwrotny,
• musi pozostawać w związku z prowadzoną przez podatnika działalnością gospodarczą,
• musi zostać poniesiony w celu uzyskania przychodów lub zachowania albo zabezpieczenia źródła przychodów,
• musi zostać właściwie udokumentowany,
• nie może być kosztem wymienionym w art. 16 ust. 1 ustawy o CIT.

Wydatki na realizację programów motywacyjnych, mogą mieć wpływ na zachowanie lub zwiększenie, obecnie lub w przyszłości przychodu spółki. Zatem wydatki na programy motywacyjne faktycznie poniesione i właściwie udokumentowane, mogą być zaliczone w ciężar kosztów uzyskania przychodów.