Pracodawca może mieć ustalony standardowy szablon zaświadczenia i niezależnie od odbiorcy zaświadczenia wystawiać je na tym wzorze wszystkim pracownikom, którzy o zaświadczenie poproszą. Może podać w zaświadczeniu wartość zarówno brutto, jak i netto zarobków pracownika w wartości najczęściej stosowanej przy wystawianiu zaświadczeń, czyli średniej z ostatnich 3 miesięcy.
Praktycznie w każdym zaświadczeniu, niezależnie od tego, kto będzie jego odbiorcą, znajdują się stałe elementy. Wskazują one na perspektywę dalszego zatrudnienia pracownika przez obowiązkowe pola do wypełnienia dotyczące przebywania przez pracownika w okresie wypowiedzenia, procesu likwidacji lub upadłości pracodawcy oraz występowania obligatoryjnych potrąceń w postaci zajęcia wynagrodzenia na podstawie wyroku sądowego – tytułu wykonawczego.
Poza danymi osobowymi pracownika i jego adresem podaje się dane dotyczące warunków jego zatrudnienia takie jak:
- data zawarcia stosunku pracy,
- rodzaj umowy,
- stanowisko,
- wymiar etatu oraz
- dane dotyczące zarobków.