Sposoby usprawiedliwiania nieobecności w pracy muszą być określone w regulaminie pracy

Data: 27-06-2013 r.

Najczęściej popełnianym błędem przy ustalaniu w regulaminie pracy sposobu usprawiedliwiania nieobecności w pracy jest ograniczenie się do odesłania do przepisów prawnych, w tym w szczególności do ustawy chorobowej i rozporządzenia w sprawie sposobu usprawiedliwiania nieobecności w pracy. A przecież przepisy te regulują tylko niektóre, wybrane zagadnienia.

Pamiętajmy, że regulamin pracy stanowi prawo pracy w firmie i nieustalenie w nim istotnych dla pracodawcy obowiązków pracowników będzie skutkowało niemożnością ich egzekwowania.

Przykład:

Panuje powszechne, błędne, przekonanie, że pracownik, który chce usprawiedliwić nieobecność związaną ze swoim ślubem, urodzeniem się dziecka bądź zgonem członka swojej rodziny, powinien dostarczyć do pracodawcy kopię odpowiedniego aktu wydanego

przez Urząd Stanu Cywilnego. Tymczasem przepisy prawne nie wskazują, w jaki sposób pracownik miałby udokumentować konieczność skorzystania z tego zwolnienia. Wskazanie tego sposobu leży w kompetencji pracodawcy. A zatem, jeżeli chcemy, aby pracownik udokumentował nieobecność poprzez dostarczenie odpowiedniego urzędowego dokumentu, musimy wprowadzić takie postanowienie do regulaminu pracy. W przeciwnym razie żądanie takie będzie nieuprawnione.

W regulaminie pracy nie wystarczy ograniczyć się do wskazania wymaganych dokumentów usprawiedliwiających nieobecność. Należy też ustalić sposób ich dostarczania i terminy, w jakich powinny zostać przedłożone pracodawcy. Nieustalenie tych zasad bowiem może uniemożliwić lub znacząco utrudnić wyciągnięcie konsekwencji dyscyplinarnych wobec

pracownika uchylającego się od udokumentowania nieobecności. Bardzo często regulaminy pracy nie zawierają jednak postanowień dotyczących terminów dostarczenia dowodów usprawiedliwiających nieobecność, ponieważ niesłusznie zakłada się, że sprawę tę regulują przepisy prawa pracy, podczas gdy tak nie jest.

Jak wynika z praktyki, powszechnym błędem jest przyjęcie, że na usprawiedliwienie nieobecności pracownik ma 2 dni. W przepisie § 2 ust. 2 rozporządzenia w sprawie sposobu usprawiedliwiania nieobecności nie ma tam wzmianki o terminie usprawiedliwienia tej nieobecności.

Przepis ten określa, że w razie zaistnienia przyczyn uniemożliwiających stawienie się do pracy, pracownik jest obowiązany niezwłocznie zawiadomić pracodawcę o przyczynie swojej nieobecności i przewidywanym okresie jej trwania, nie później jednak niż w drugim dniu nieobecności w pracy. W rozporządzeniu nie ma uregulowań dotyczących sposobu i terminu dostarczenia do pracodawcy dokumentu potwierdzającego tę nieobecność, dlatego tryb taki musimy ustalić w regulaminie pracy.

Podstawa prawna:

Art. 104–104[1] ustawy z 26 czerwca 1974 r. – Kodeks pracy (tekst jedn.: Dz.U. z 1998 r. nr 21, poz. 94 ze zm.).
§ 2 ust. 2 rozporządzeni Ministra Pracy i Polityki Socjalnej z 15 maja 1996 r. w sprawie sposobu usprawiedliwiania nieobecności w pracy oraz udzielania pracownikom zwolnień od pracy (Dz.U. nr 60, poz. 281 ze zm.).

Jarosława Warszawska, Mericon Kadry Płace Doradztwo

Zobacz także:

Tagi: nieobecność w pracy, regulamin pracy