Problem przy rozliczaniu podróży służbowych pojawia się, gdy przykładowo pracownik w trakcie szkolenia miał zapewnioną obiadokolację. Inny dostał podczas konferencji tzw. lunch. Były to dwie kanapki, ciastka, kawa i herbata. Czy i jaką część diety potrącić pracownikowi w takich przypadkach? Ile czasu ma pracodawca na wypłatę pracownikowi należności z tytułu rozliczenia delegacji? Czy zagraniczna delegacja z przejazdem po kraju to jedna czy dwie podróże służbowe? I dlaczego lepiej mieć pisemne polecenie wyjazdu służbowego, chociaż nie wymaga tego żaden przepis?
Lunch i obiadokolacja w podróży służbowej – jak rozliczyć dietę pracownika
Ostatnia nowelizacja przepisów o podróżach służbowych miała wyjaśnić pojawiające się na tle poprzednich przepisów wątpliwości oraz uporządkować rozliczenia delegacji. Niestety mimo to nadal pojawiają się liczne niejasności. A zatem, jak mają sobie radzić pracodawcy w sytuacjach, których nie reguluje rozporządzenie w sprawie podróży służbowych?
Lunche i obiadokolacje a „wyżywienie z rozporządzenia”
Często zdarza się, że pracownicy (np. w ramach opłaty za konferencję) mają zapewnione posiłki o innych nazwach niż wskazane w rozporządzeniu – najczęściej jest to lunch lub obiadokolacja. Czy i jak kwalifikować te posiłki do „wyżywienia z rozporządzenia”?
Przykład 1: Obiad to ciepły posiłek, przekąska nie wpłynie więc na wysokość diety
Pracownik w ramach wyjazdu na szkolenie miał zapewniony lunch. Po powrocie złożył jednak oświadczenie, że w ramach lunchu podawana była kawa i herbata oraz po dwie małe kanapki dla każdego uczestnika. Tego rodzaju posiłek nie może być uznany za obiad. Jest to raczej przekąska, która nie wpłynie na wysokość diety.
Przykład 2: Obiadokolacja to jeden posiłek, który nie kumuluje pomniejszenia diety
Pracownik wrócił z delegacji krajowej, podczas której miał zapewnioną – według przedstawionych dokumentów – obiadokolację. Chociaż dietę obniża każdy posiłek otrzymany przez pracownika, to w razie otrzymania przez pracownika obiadokolacji nie można obniżać jej o wyższą wartość procentową niż została przypisana do jednego posiłku. Jest to bowiem nadal jeden posiłek, więc nie można zastosować obniżenia diety o 75%. Obiadokolację określa się często jako „obiad spożywany w porze kolacji”, „posiłek o charakterze obiadu spożywany w porze kolacji”, „późny obiad”. Wobec tego przy rozliczaniu podróży posiłek ten należy zakwalifikować jako obiad i z tego tytułu potrącić 50% diety.
Zaproszenie na obiad przez kontrahenta obniży dietę
Zapewnienie wyżywienia w przypadku delegacji oznacza każde umożliwienie pracownikowi przez pracodawcę skorzystania z posiłku bez obciążania go kosztami. Nie obniży diety kolacja zjedzona u przyjaciół mieszkających w miejscowości, do której udał się w celach służbowych pracownik. Wpłynie jednak na dietę zarówno posiłek kupiony – bezpośrednio lub pośrednio (np. zapewniony w ramach opłaty konferencyjnej) – przez pracodawcę, jak i otrzymany w związku z wykonywaniem obowiązków przez pracownika (np. obiad, na który pracownik został zaproszony przez kontrahenta pracodawcy).
Przy zapewnieniu – bezpośrednio przez pracodawcę lub pośrednio (np. w cenie opłaty za hotel) – posiłku nie należy kierować się tylko jego nazwą, ale przede wszystkim kwalifikować go przy uwzględnieniu pory jego zapewnienia oraz charakteru.
Nocleg w kabinie kierowcy nie pozbawia ryczałtu
Przez lata pracodawcy mieli wątpliwości, czy wypłacać ryczałty noclegowe kierowcom, którzy nocowali w kabinie pojazdu wyposażonego w homologowane miejsce do spania. Przeważały opinie, że nie pozbawia to pracownika prawa do ryczałtu, niemniej występowały także inne orzeczenia. Wątpliwości rozwiała uchwała Sądu Najwyższego.
Zdaniem SN: Zapewnienie pracownikowi – kierowcy samochodu ciężarowego – odpowiedniego miejsca do spania w kabinie tego pojazdu podczas wykonywania przewozów w transporcie międzynarodowym nie stanowi zapewnienia przez pracodawcę bezpłatnego noclegu.
Uchwała Sądu Najwyższego z 12 czerwca 2014 r. (sygn. akt: II PZP 1/14)
SN słusznie wskazał, że pracodawca zapewnia pracownikowi bezpłatny nocleg (poza hotelem), jeżeli umożliwia mu spędzenie nocy (przenocowanie) w warunkach podobnych do warunków hotelowych, czyli w budynku (także w domku kempingowym), ewentualnie w odrębnej części samochodu odpowiednio przystosowanej do noclegu, ale nie na leżance wstawionej do kabiny kierowcy.
Zagraniczna delegacja z przejazdem po kraju
Kolejną wątpliwość budzi kwestia rozliczania podróży służbowej, której miejscem docelowym jest inne państwo, ale która połączona jest z przejazdem po terenie kraju. Rozporządzenie delegacyjne wskazuje w § 21, że w takim przypadku przepisy dotyczące świadczeń z tytułu delegacji krajowej stosuje się odpowiednio. Niestety zapis ten niewiele wnosi – oczywiste jest, że w trakcie wyjazdu za granicę nie można pominąć ewentualnie występującej części krajowej, jednak od lat problem dotyczy tego, czy czas dwóch części przejazdów krajowych (dojazd do granicy i powrót od granicy po zakończeniu pobytu za granicą) dodawać do siebie, czy traktować osobno. Ma to niekiedy istotne znaczenie.
Przykład:
Przykład
Wyobraźmy sobie pracownika, który wyjeżdża w delegację do Niemiec. Do granicy jedzie 5 godzin, potem tyle samo wraca od granicy do miejscowości zakończenia podróży. Jeżeli potraktujemy te części oddzielnie, to pracownik nie otrzyma nic. Jeżeli zaś dodamy do siebie, to będzie miał prawo do połowy diety (§ 7 ust. 2 rozporządzenia).
Zdaniem inspekcji pracy: Według Państwowej Inspekcji Pracy w takim przypadku pracownik odbywa dwie podróże krajowe i jedną podróż zagraniczną. Czas zagranicznej podróży służbowej liczy się w sposób ciągły od chwili przekroczenia granicy w drodze za granicę do chwili przekroczenia granicy w drodze powrotnej do kraju. Natomiast czas podróży pracownika obejmujący czas dojazdu do granicy państwa oraz czas powrotu z granicy do miejsca określonego przez pracodawcę jako miejsce zakończenia delegacji, przypadający w różnych dobach, należy liczyć odrębnie dla każdej z tych podróży.
Pismo GIP z 2 lutego 2009 r. (nr: GPP-417-4560-1/09/PE/RP)
Wyrażane są jednak również inne opinie.
Zdaniem ministerstwa: Departament Prawa Pracy MPiPS wskazał, że przy ustalaniu diet przysługujących pracownikowi z tytułu podróży zagranicznej połączonej z przejazdem przez obszar kraju można wziąć pod uwagę łączny czas trwania podróży.
Źródło:
Pismo MPiPS z 3 lutego 2009 r.
Zdaniem urzędu skarbowego: Podobnie Pomorski Urząd Skarbowy wskazał, że odrębnie należy ustalić wysokość diety za czas zagranicznej podróży służbowej oraz na terenie kraju, przy czym należną dietę ustala się, sumując czas tej podróży na terenie kraju.
Źródło:
Interpretacja Pomorskiego Urzędu Skarbowego z 27 lutego 2006 r. (nr: DM/P/415-0064/05/AP)
Podstawa prawna:
§ 3, § 5–8, § 11–14, § 16–17, § 20 rozporządzenia ministra pracy i polityki społecznej z 29 stycznia 2013 r. w sprawie należności przysługujących pracownikowi zatrudnionemu w państwowej lub samorządowej jednostce sfery budżetowej z tytułu podróży służbowej (Dz.U. z 2013 r. poz. 67)
Zobacz także:
Tagi: diety, podróż służbowa
Zaloguj się, aby dodać komentarz
Nie masz konta? Zarejestruj się »
