Ekwiwalent za pranie odzieży roboczej - co ze składkami

Jednym z podstawowych obowiązków pracodawcy jest zapewnienie pracownikom bezpiecznych i higienicznych warunków pracy. Aby się z niego wywiązać, trzeba przekazać zatrudnionym określone świadczenia rzeczowe, które tylko w niektórych przypadkach można zastąpić ekwiwalentem pieniężnym. I tu powstaje problem, ponieważ w nie zawsze będą one zwolnione ze składek. Jak uniknąć sankcji ze strony ZUS, czyli dodatkowych kosztów i czasochłonnych korekt?

Z art. 237⁹ § 3 kp jednoznacznie wynika, że pracodawca, ustalając wysokość ekwiwalentu za pranie odzieży roboczej, powinien uwzględnić koszty faktycznie poniesione w tym celu przez danego pracownika. Nie może więc być mowy – co jednak bardzo często się zdarza – o wypłacie ekwiwalentu w jednakowej wysokości wszystkim pracownikom, bez względu na rodzaj i ilość przysługującej im odzieży roboczej. W takim bowiem przypadku będziemy mieć do czynienia z ryczałtem stanowiącym stały dodatek do wynagrodzeń, a nie ekwiwalentem mającym zrekompensować faktycznie poniesione koszty. To z kolei oznacza, że wypłacone pracownikom kwoty nie będą objęte wyłączeniem, o którym mowa w § 2 ust. 1 pkt 6 rozporządzenia składkowego.

Trzeba zwrócić uwagę na to, że kwoty wypłacane pracownikom z tytułu prania odzieży roboczej – tak samo jak ekwiwalent za używanie w pracy własnej odzieży i obuwia – podlegają weryfikacji w czasie kontroli prowadzonych przez ZUS. Ważne jest więc, aby prawidłowo wyznaczyć kwoty przysługujące pracownikowi z tego tytułu.

Najbezpieczniejszym i najwygodniejszym dla pracodawców sposobem ustalenia wysokości ekwiwalentu za pranie odzieży roboczej jest rozliczanie się z pracownikiem na podstawie przedłożonych przez niego rachunków z pralni lub sprawdzenie w okolicznych pralniach, ile kosztuje wypranie danego elementu ubioru. Następnie pracodawca powinien sprawdzić, z jaką częstotliwością dany składnik odzieży musi być prany przez danego pracownika. Po przemnożeniu obu liczb otrzymamy przybliżoną wysokość należnego ekwiwalentu. Można też zażądać od pracownika, aby przygotował miesięczne rozliczenie ponoszonych przez niego wydatków uwzględniające koszty zużytych środków piorących, prądu oraz wody.

Warto wspomnieć, że pracodawcy bardzo często stosują § 2 ust. 1 pkt 6 rozporządzenia składkowego do ekwiwalentów wypłacanych pracownikom za pranie ubioru służbowego. Tymczasem w przepisie tym jest mowa o ekwiwalentach za pranie odzieży roboczej, a nie ubioru służbowego.  Te drugie należy więc oskładkować na ogólnych zasadach, ponieważ nie jest to świadczenie wynikające z przepisów bhp. 

Pomyłki te mogą mieć związek z faktem, że wartość samego ubioru służbowego (umundurowania) – tak samo jak wartość środków ochrony indywidualnej, odzieży i obuwia  roboczego, wyłączona jest z podstawy wymiaru składek. Zwolnienie to wynika jednak z § 2 ust. 1 pkt 10, a nie z § 2 ust. 1 pkt 6 rozporządzenia składkowego i ma zastosowanie tylko wtedy, gdy noszenie ubioru służbowego należy do obowiązków danego pracownika. Obejmuje ono także ekwiwalenty pieniężne wypłacane pracownikom z tego tytułu.