Pracodawca powinien uzgodnić z pracownikiem termin udzielenia zaległego urlopu wypoczynkowego. Niemniej jednak, jeżeli ten ostatni – mimo ponaglenia – nie wnioskuje lub nie zgadza się na wykorzystanie zaległego urlopu do końca września, to – zdaniem części specjalistów – pracodawca może udzielić mu tego urlopu jednostronnie, nie chcąc narazić się na zarzut wykroczenia przeciwko prawom pracownika, a co za tym idzie – na odpowiedzialność za takie wykroczenie.
Takie stanowisko zostało również potwierdzone w wyroku Sądu Najwyższego z 24 stycznia 2006 r. (I PK 124/05), w którym SN stwierdził, że „Pracodawca może wysłać pracownika na zaległy urlop wypoczynkowy, nawet, gdy ten nie wyraża na to zgody”.
Z pewnością warto jednak najpierw z odpowiednim wyprzedzeniem, np. na początku roku, zobowiązać pracowników do złożenia wniosków o zaległe urlopy terminowe z terminem ich wykorzystania do końca września i jednocześnie poinformować, że w przeciwnym razie pracodawca udzieli urlopu jednostronnie.
Dobrą (lecz niekonieczną) praktyką jest też powiadomienie pracowników o ilości zaległych dni urlopu wypoczynkowego. Oczywiście jednostronne udzielenie urlopu dotyczy tylko części zaległej i bez niewykorzystanych w poprzednim roku dni urlopu, który był „na żądanie”.