Wypłacenie zaliczki na poczet wynagrodzenia powinno zostać odpowiednio udokumentowane. Przede wszystkim zatem należy zażądać wniosku o taką wypłatę od pracownika. Wniosek ten powinien zostać zaakceptowany przez pracodawcę lub inną osobę upoważnioną do takiej czynności.
Zgoda pracodawcy bądź innego upoważnionego pracownika jest konieczna, bowiem zaliczka będzie stanowiła w istocie część wynagrodzenia wypłaconą wcześniej, przed ustalonym w zakładzie pracy terminem wypłaty. W przypadku gdy pracodawca wypłaca zaliczkowo wynagrodzenie wszystkim pracownikom (np. przed świętami), również powinien to poprzeć dokumentem, np. zarządzeniem czy pisemną decyzją w tej sprawie.