Artykuł 125 ust. 1 pkt 1 ustawy z 17 grudnia 1998 r. o emeryturach i rentach z FUS stanowi, że pracodawcy obowiązani są m.in. do współdziałania z pracownikiem w gromadzeniu dokumentacji niezbędnej do przyznania świadczenia emerytalnego.
Obowiązek gromadzenia i przechowywania akt pracowniczych wynika także z art. 94 pkt 9a Kodeksu pracy – pracodawca jest obowiązany w szczególności prowadzić dokumentację w sprawach związanych ze stosunkiem pracy oraz akta osobowe pracowników.
Szczegółowe kwestie związane z prowadzeniem dokumentacji pracowniczej określa wydane na podstawie art. 298[1] Kodeksu pracy rozporządzenie Ministra Pracy i Polityki Socjalnej z 28 maja 1996 r. w sprawie zakresu prowadzenia przez pracodawców dokumentacji w sprawach związanych ze stosunkiem pracy oraz sposobu prowadzenia akt osobowych pracownika.
Zaniedbanie obowiązku prowadzenia dokumentacji w sprawach związanych ze stosunkiem pracy oraz akt osobowych pracowników jest wykroczeniem przeciwko prawom pracownika podlegającym karze grzywny.