Okres przechowywania akt osobowych i dokumentacji pracowniczej zależy od rodzaju dokumentu. Z przepisów emerytalnych wynika, że akta osobowe należy przechowywać aż przez 50 lat. Ewidencje czasu pracy wystarczy przechowywać przez 3 lata, a w przypadku pracodawców samorządowych – 5 lat.
Przepisy nie precyzują wprost, przez jak długi czas pracodawca musi przechowywać karty ewidencji czasu pracy. Przyjmuje się, że trzeba je przechowywać przez co najmniej 3 lata od dnia zwolnienia pracownika, gdyż po tym okresie roszczenia przedawniają się.
Pracodawcy samorządowi mają jednak obowiązek przechowywania dokumentów rozliczających czas pracy (ewidencji czasu pracy i wniosków dołączanych do ewidencji) przez 5 lat. Zasady te nie dotyczą natomiast urzędów państwowych, które obowiązuje 3-letni termin przechowywania – chyba, że inny termin przewidują wewnętrzne instrukcje kancelaryjne poszczególnych urzędów.
Znacznie dłuższy termin przechowywania dotyczy akt osobowych. Trzeba je przechowywać jeszcze przez 50 lat od rozwiązania stosunku pracy. Obowiązek ten wynika z art. 125a ustawy z 17 grudnia 1998 r. o emeryturach i rentach z funduszu ubezpieczeń społecznych. Przepis ten nakazuje przechowywać przez tak długi okres listy płac, karty wynagrodzeń, a także „inne dowody, na podstawie których następuje ustalenie podstawy wymiaru emerytury lub renty”. Do takich dowodów należą np. świadectwa pracy, których odpisy znajdują się w aktach osobowych.
Przez cały okres przechowywania dokumentacja osobowa powinna być zabezpieczona przed wglądem osób, które nie mają do niej dostępu (np. w szafach zamykanych na klucz). Dotyczy to także dokumentacji dawno zwolnionych pracowników.
- art. 94 ust. 9b, art. 281 pkt 6 ustawy z 26 czerwca 1974 r. Kodeks pracy (tekst jedn.: Dz.U. z 1998 r. nr 21, poz. 94 ze zm.),
- art. 125a ustawy z 17 grudnia 1998 r. o emeryturach i rentach z funduszu ubezpieczeń społecznych (Dz. U. z 2009 r. nr 153, poz. 1227, ze zm.),
- załącznik nr 2 do rozporządzenia Prezesa Rady Ministrów z 18 stycznia 2011 r. w sprawie instrukcji kancelaryjnej, jednolitych rzeczowych wykazów akt oraz instrukcji w sprawie organizacji i zakresu działania archiwów zakładowych (Dz.U. nr 14, poz. 67).
Joanna Kaleta
Zobacz także:
Więcej na temat dokumentacji pracowniczej i związanych z nią obowiązków pracodawcy można przeczytać w miesięczniku „
Prawo pracy. Personel od A do Z”.
