Zdarzały się w praktyce przypadki, gdy firma prowadząca kadry przechowywała oryginalne akta osobowe, a u pracodawcy znajdowały się kopie dokumentów z tych akt. Podwójna dokumentacja bywa prowadzona po to, by pracodawca miał na miejscu pełny wgląd w akta – mimo, że ich nie prowadzi. Prawo nie zakazuje prowadzenia podwójnej dokumentacji. Jednak niewygody związane z tym często przewyższają korzyści. Przykładowo: w razie kontroli inspektor może zażądać dostarczenia oryginalnych akt.
Poza tym, aby uniknąć zamieszania, trzeba precyzyjnie ustalić, do kogo mają trafiać poszczególne oryginalne dokumenty – do pracodawcy czy firmy przechowującej. W przeciwnym razie pracodawca naraża się na duże kłopoty.