Podwójna dokumentacja osobowa – dużo problemów, mały pożytek

Data: 11-07-2013 r.

W niektórych przypadkach pracodawcy stosują podwójną dokumentację osobową pracowników. Przykładowo: oryginalne teczki akt osobowych znajdują się w centrali pracodawcy, a kopie w filii, czy zakładzie terenowym. Albo odwrotnie. Taka podwójna dokumentacja nie przyniesie jednak dużo korzyści, a bywa kłopotliwa.

Zdarzały się w praktyce przypadki, gdy firma prowadząca kadry przechowywała oryginalne akta osobowe, a u pracodawcy znajdowały się kopie dokumentów z tych akt. Podwójna dokumentacja bywa prowadzona po to, by pracodawca miał na miejscu pełny wgląd w akta – mimo, że ich nie prowadzi. Prawo nie zakazuje prowadzenia podwójnej dokumentacji. Jednak niewygody związane z tym często przewyższają korzyści. Przykładowo: w razie kontroli inspektor może zażądać dostarczenia oryginalnych akt.


Poza tym, aby uniknąć zamieszania, trzeba precyzyjnie ustalić, do kogo mają trafiać poszczególne oryginalne dokumenty – do pracodawcy czy firmy przechowującej. W przeciwnym razie pracodawca naraża się na duże kłopoty.

Przykład: pracownica będąca w okresie wypowiedzenia dostarczyła pracodawcy zaświadczenie, że jest w ciąży (domagając się cofnięcia decyzji pracodawcy o jej zwolnieniu). Przesłała je na adres pracodawcy. Tam przesyłkę odłożono na półkę z dokumentami oczekującymi na przewiezienie do firmy obsługującej kadry. Zanim dokument trafił do tej ostatniej, a następnie zanim powiadomiła ona pracodawcę o treści przesyłki, upłynął okres wypowiedzenia. Pracodawca nie cofnął go, więc było ono wadliwe. Pracownica może domagać się odszkodowania lub przywrócenia do pracy (z wynagrodzeniem za czas pozostawania bez pracy).

Spotyka się też przypadki, gdy jeden pracodawca prowadzi podwójne akta – np. jedne przechowuje w centrali a drugie w terenowych oddziałach. Problemy są tu podobne. W każdym razie będzie rozliczany z tego czy ma komplet dokumentów w oryginalnej teczce akt osobowych.


Katarzyna Wrońska-Zblewska




Zobacz także:


Więcej na temat, czy przechowywać dany dokument w aktach osobowych, czy nie – można przeczytać w miesięczniku „Aktualności kadrowe”.

Zaloguj się, aby dodać komentarz

Nie masz konta? Zarejestruj się »

Zobacz także

30 najciekawszych pytań z prawa pracy

pobierz

Różnicowanie wynagrodzeń na takich samym stanowiskach

pobierz

Dokumentacja pracownicza

pobierz

Pracownik może krytykować decyzje szefa, ale nie jego osobę

pobierz

Polecane artykuły

Polecamy kancelarię:

  • Kancelaria Prawna Iurisco Edyta Przybyłek

    ul. Zgrzebnioka 28, 40-520 Katowice

    Wyświetl wizytówkę
  • Kancelaria Radcy Prawnego Marcin Majcherczyk

    ul. Stawowa 4 lok. 39, 41-200 Sosnowiec

    Wyświetl wizytówkę
  • Buszan Suchecka Orłowski Adwokat Radcowie Prawni Sp.p.

    ul. Armii Krajowej 22/2, 81-849 Sopot

    Wyświetl wizytówkę
  • THE N.E.W.S. LAW CENTER Kancelaria Adwokatów i Radców Prawnych

    ul. Kazachska 1/89, 02-999 Warszawa

    Wyświetl wizytówkę
  • adwokat Wojciech Rudzki - kancelaria adwokacka

    Józefa Piłsudskiego 40/4 Kraków 31 - 111

    Wyświetl wizytówkę
  • KANCELARIA ADWOKACKA Adwokat Michał Gajda

    ul. Księcia Bogusława X 1/3, 70-440 Szczecin

    Wyświetl wizytówkę
  • Kancelaria Radcy Prawnego Robert Dudkowiak

    ul. Jana Pawła II 11 lok. 5, 62-300 Września

    Wyświetl wizytówkę
  • Kancelaria Adwokacka Adwokata Piotra Sęka

    ul. Narutowicza 44 lok. 20, 90-135 Łódź

    Wyświetl wizytówkę
  • Kancelaria Radców Prawnych ARVE M.Kusztan & R.Ponichtera Sp. K.

    ul. Czysta 4, 50-013 Wrocław

    Wyświetl wizytówkę
  • Kancelaria Radcy Prawnego Marek Foryś

    ul. Słupecka 9/1, Gdynia

    Wyświetl wizytówkę
  • Kancelaria MERITUM

    ulica Westerplatte 13/5, 31-033 Kraków

    Wyświetl wizytówkę
  • Kancelaria Radcy Prawnego Radosław Tymiński

    Łukowska 9 Lok. 126, 04-133 Warszawa

    Wyświetl wizytówkę
Array ( [docId] => 26790 )
Array ( [docId] => 26790 )


Array ( [docId] => 26790 )