Akta osobowe w formie elektronicznej – bardzo ryzykowne

Data: 11-07-2013 r.

Pracodawca musi prowadzić akta osobowe dla każdego pracownika. Aby ułatwić sobie wykonanie tego obowiązku (lub zmniejszyć jego koszty) niektórzy  pracodawcy prowadzą je w formie elektronicznej. Nie jest to do końca prawidłowe.

Przepisy nie zabraniają wprost prowadzenia akt osobowych wyłącznie w formie elektronicznej (np. jako skany albo pliki do wydruku). Jednak inspekcja pracy uznała, że nie jest to możliwe. Poza tym, skany dokumentów nie wystarczą tam, gdzie wymagane jest przechowywanie oryginałów (z podpisami odręcznymi). Teczki akt osobowych też powinny istnieć fizycznie.

Przykład:

Pracodawca składa dokumentację kadrową do jednej zbiorczej teczki bez kolejności i numeracji. Jednocześnie wykaz tych dokumentów ma w plikach na komputerze. Dla każdego pracownika zakłada 3 pliki odpowiadające częściom A, B i C akt osobowych, zawierające ponumerowany wykaz dokumentów. Mimo to inspektor prawdopodobnie uzna, że akta nie są prawidłowo prowadzone.

Zdaniem Głównego Inspektoratu Pracy:

W obecnym stanie prawnym dokumentacja pracownicza nie może być prowadzona jedynie w formie elektronicznej. A zatem pracodawcy – jeśli chcą skorzystać z takiej formy prowadzenia akt osobowych – muszą dublować dokumentację, czyli prowadzić ją w formie elektronicznej i papierowej równocześnie.
(Stanowisko z 9 kwietnia 2010 r., GPP-87-4560-29/1/PE/RP).

Czy przechowywać dany dokument w aktach osobowych, czy nie – można sprawdzić w miesięczniku „Aktualności kadrowe”.

Zaloguj się, aby dodać komentarz

Nie masz konta? Zarejestruj się »

Zobacz także

30 najciekawszych pytań z prawa pracy

pobierz

Różnicowanie wynagrodzeń na takich samym stanowiskach

pobierz

Dokumentacja pracownicza

pobierz

Pracownik może krytykować decyzje szefa, ale nie jego osobę

pobierz

Polecane artykuły

Polecamy kancelarię:

  • Kancelaria Radcy Prawnego Małgorzata Suchecka

    al. Grunwaldzka 472D Lokal 1 Olivia Business Centre, Olivia Six (13. piętro), 80-309 Gdańsk

    Wyświetl wizytówkę
  • Kancelaria Prawna Iurisco Edyta Przybyłek

    ul. Zgrzebnioka 28, 40-520 Katowice

    Wyświetl wizytówkę
  • Kancelaria Radcy Prawnego Marcin Majcherczyk

    ul. Stawowa 4 lok. 39, 41-200 Sosnowiec

    Wyświetl wizytówkę
  • Buszan Suchecka Orłowski Adwokat Radcowie Prawni Sp.p.

    ul. Armii Krajowej 22/2, 81-849 Sopot

    Wyświetl wizytówkę
  • THE N.E.W.S. LAW CENTER Kancelaria Adwokatów i Radców Prawnych

    ul. Kazachska 1/89, 02-999 Warszawa

    Wyświetl wizytówkę
  • adwokat Wojciech Rudzki - kancelaria adwokacka

    Józefa Piłsudskiego 40/4 Kraków 31 - 111

    Wyświetl wizytówkę
  • KANCELARIA ADWOKACKA Adwokat Michał Gajda

    ul. Księcia Bogusława X 1/3, 70-440 Szczecin

    Wyświetl wizytówkę
  • Kancelaria Radcy Prawnego Robert Dudkowiak

    ul. Jana Pawła II 11 lok. 5, 62-300 Września

    Wyświetl wizytówkę
  • Kancelaria Adwokacka Adwokata Piotra Sęka

    ul. Narutowicza 44 lok. 20, 90-135 Łódź

    Wyświetl wizytówkę
  • Kancelaria Radców Prawnych ARVE M.Kusztan & R.Ponichtera Sp. K.

    ul. Czysta 4, 50-013 Wrocław

    Wyświetl wizytówkę
  • Kancelaria Radcy Prawnego Marek Foryś

    ul. Słupecka 9/1, Gdynia

    Wyświetl wizytówkę
  • Kancelaria MERITUM

    ulica Westerplatte 13/5, 31-033 Kraków

    Wyświetl wizytówkę
  • Kancelaria Radcy Prawnego Radosław Tymiński

    Łukowska 9 Lok. 126, 04-133 Warszawa

    Wyświetl wizytówkę
Array ( [docId] => 26789 )
Array ( [docId] => 26789 )


Array ( [docId] => 26789 )