Akta osobowe w formie elektronicznej – bardzo ryzykowne

Data: 11-07-2013 r.

Pracodawca musi prowadzić akta osobowe dla każdego pracownika. Aby ułatwić sobie wykonanie tego obowiązku (lub zmniejszyć jego koszty) niektórzy pracodawcy prowadzą je w formie elektronicznej. Nie jest to do końca prawidłowe.

Przepisy nie zabraniają wprost prowadzenia akt osobowych wyłącznie w formie elektronicznej (np. jako skany albo pliki do wydruku). Jednak inspekcja pracy uznała, że nie jest to możliwe. Poza tym, skany dokumentów nie wystarczą tam, gdzie wymagane jest przechowywanie oryginałów (z podpisami odręcznymi). Teczki akt osobowych też powinny istnieć fizycznie.

Przykład:

Pracodawca składa dokumentację kadrową do jednej zbiorczej teczki bez kolejności i numeracji. Jednocześnie wykaz tych dokumentów ma w plikach na komputerze. Dla każdego pracownika zakłada 3 pliki odpowiadające częściom A, B i C akt osobowych, zawierające ponumerowany wykaz dokumentów. Mimo to inspektor prawdopodobnie uzna, że akta nie są prawidłowo prowadzone.

Zdaniem Głównego Inspektoratu Pracy:

W obecnym stanie prawnym dokumentacja pracownicza nie może być prowadzona jedynie w formie elektronicznej. A zatem pracodawcy – jeśli chcą skorzystać z takiej formy prowadzenia akt osobowych – muszą dublować dokumentację, czyli prowadzić ją w formie elektronicznej i papierowej równocześnie.
(Stanowisko z 9 kwietnia 2010 r., GPP-87-4560-29/1/PE/RP).

Czy przechowywać dany dokument w aktach osobowych, czy nie – można sprawdzić w miesięczniku „Aktualności kadrowe”.

Podstawa prawna:

art. 47, art. 94 pkt 9a i 9b, art. 281 pkt 6 i pkt 7 ustawy z 26 czerwca 1974 r. - Kodeks pracy (tekst jedn.: Dz.U. z 1998 r. nr 21, poz. 94 ze zm.),
art. 7 pkt 2 i pkt 4, art. 31 ust. 1, art. 37 ustawy z 29 sierpnia 1997 r. o ochronie danych osobowych (tekst jedn. Dz.U. z 2002 r. nr 101, poz. 926 ze zm.),
art. 23 ust. 1 pkt. 5 ustawy z 13 kwietnia 2007 r. o Państwowej Inspekcji Pracy (tekst jedn.: Dz.U. z 2012 r., poz. 404).

Katarzyna Wrońska-Zblewska

Zobacz także:

Tagi: dokumentacja kadrowa, przechowywanie dokumentów