Kierownik nie powinien wyznaczać głównej księgowej do zastępowania go w razie nieobecności, gdyż gospodarka finansowa jednostki zostałaby pozbawiona kontroli. Jeżeli jednak dojdzie do takiej sytuacji, wówczas główna księgowa powinna zlecić wykonywanie zadań z zakresu księgowości innemu pracownikowi.
Osobą wyznaczoną do zastępowania kierownika jednostki nie powinien być główny księgowy, gdyż jest to sprzeczne z zakresem kompetencji księgowego wynikających z ustawy z 29 sierpnia 2009 r. o finansach publicznych (dalej: ustawa).
Obowiązki głównego księgowego
Głównym księgowym jednostki sektora finansów publicznych jest pracownik, któremu kierownik jednostki powierza obowiązki i odpowiedzialność w zakresie:
- prowadzenia rachunkowości jednostki,
- wykonywania dyspozycji środkami pieniężnymi,
- dokonywania wstępnej kontroli:
- zgodności operacji gospodarczych i finansowych z planem finansowym,
- kompletności i rzetelności dokumentów dotyczących operacji gospodarczych i finansowych (art. 54 ust. 1 ustawy).
W przypadku wskazania głównego księgowego jako osoby zastępującej kierownika jednostki nastąpi połączenie funkcji zarówno dysponenta środków publicznych, jak i płatnika, co jest niezgodne z przepisami. Powierzenie jednej osobie funkcji głównego księgowego (wykonującego dyspozycje środkami pieniężnymi), a z drugiej strony funkcji kierownika jednostki (dysponenta środków publicznych) na czas zastępstwa spowoduje, że gospodarka finansowa jednostki zostanie pozbawiona kontroli.
W takim przypadku bowiem jedna i ta sama osoba:
- zaciągałaby zobowiązania,
- dokonywałaby wstępnej kontroli,
- wykonywałaby dyspozycje środkami pieniężnymi.
Mogłoby to doprowadzić do wielu nieprawidłowości zarówno w zakresie popełnienia ewentualnych błędów, jak i wystąpienia w określonych okolicznościach nadużyć.
W interesie kierownika powinno być zatem wyznaczenie na czas swojej nieobecności zastępstwa w osobie innego pracownika niż główny księgowy (kierownik działu, naczelnik). Niestety w praktyce – szczególnie w przypadku małych jednostek – może okazać się dość trudne. Nie zwalnia go to jednak od przestrzegania obowiązujących przepisów prawa, tym bardziej, że to na nim ciąży odpowiedzialność za całość gospodarki finansowej jednostki.
Wyznaczenie pracownika do wypełniania zadań księgowych
Jeżeli pomimo nielegalności takiego działania kierownik udzieli pełnomocnictwa głównemu księgowemu, wyjściem z sytuacji może być wyznaczenie pracownika, któremu zostaną powierzone zadania w zakresie potwierdzania dowodów finansowych czy innych czynności wykonywanych dotychczas przez głównego księgowego.
W takim przypadku dokumenty finansowe będą podlegały akceptacji przez wyznaczonego pracownika i zatwierdzane będą do zapłaty przez głównego księgowego – jako kierownika jednostki pełniącego tę funkcję w okresie jego nieobecności.
Osobą wyznaczoną do wykonywania zadań z zakresu księgowości nie musi być wyłącznie osoba zajmująca stanowisko zastępcy głównego księgowego. Może to być inny pracownik zatrudniony w pionie głównego księgowego, do którego ma on zaufanie, a jego wiedza i doświadczenie pozwolą na powierzenie takich czynności.
Analogiczna sytuacja będzie występowała w przypadku sprawozdań finansowych. Niedopuszczalne jest, aby jedyną osobą podpisującą sprawozdanie był główny księgowy. Jak wskazano, to kierownik odpowiada za całość gospodarki finansowej i to do niego należy merytoryczna akceptacja dokonywanych operacji.
Podstawa prawna:
- Ustawa z 29 sierpnia 2009 r. o finansach publicznych (Dz.U. nr 157, poz. 1240 ze zm.).
Elżbieta Gaździk, główna księgowa jednostki budżetowej
Zobacz także:
