ZFŚS tworzą pracodawcy zatrudniający na 1 stycznia danego roku co najmniej 20 pracowników w przeliczeniu na pełne etaty. Obowiązkowo (bez względu na liczbę zatrudnionych) czynią to pracodawcy ze sfery budżetowej.
Zakładowy fundusz świadczeń socjalnych powstaje z corocznego odpisu podstawowego. Ustawa wskazuje na trzy rodzaje odpisów podstawowych:
- w wysokości 37,5% przeciętnego wynagrodzenia w gospodarce narodowej – na pracowników zatrudnionych w normalnych warunkach;
- w wysokości 50% tego wynagrodzenia – na pracowników zatrudnionych w szczególnych warunkach lub w szczególnym charakterze;
- w wysokości odpowiednio 5%, 6% lub 7% przeciętnego wynagrodzenia – na pracowników młodocianych w pierwszym, drugim lub trzecim roku nauki.
Pracodawca uprawniony jest również do zwiększania odpisu podstawowego (do 43,75%) na każdą zatrudnioną osobę niepełnosprawną z orzeczonym znacznym lub umiarkowanym stopniem niepełnosprawności. Może także zwiększyć fundusz (o 6,25%) na każdego emeryta lub rencistę byłego pracownika, nad którym zakład pracy sprawuje opiekę.
Określenie ustawowych wysokości odpisów nie oznacza jeszcze, że pracodawcy u których funkcjonuje fundusz, zatrudniający z dniem 1 stycznia danego roku co najmniej 20 pracowników w przeliczeniu na pełne etaty, są zobowiązani do naliczania odpisów ściśle w ustawowej wysokości. Zgodnie z ustawą o zakładowym funduszu, pracodawca u którego działa fundusz może bowiem dowolnie kształtować wysokość odpisu (a więc go zwiększyć lub zmniejszyć) lub całkowicie zrezygnować z jego tworzenia.
