W przypadku organizowania przez pracodawcę imprez okolicznościowych nie można mieć wątpliwości, że ponoszone wydatki mają na celu poprawę atmosfery w pracy oraz zintegrowanie pracowników między sobą, ale również z samym pracodawcą. Kwestią wątpliwą jest czy można zorganizować taką imprezę ze środków ZFŚS.
Zakładowy fundusz świadczeń socjalnych jest podstawową formą prowadzenia działalności socjalnej przez pracodawców, jest instytucją prawną, która ma łagodzić różnice w poziomie życia pracowników, a także emerytów i rencistów.
Zasady tworzenia i funkcjonowania funduszu określone zostały w ustawie z 4 marca 1994 r. o zakładowym funduszu świadczeń socjalnych (tekst jedn. Dz.U. z 1996 r. nr 70, poz. 335 z późn. zm.). Fundusz świadczeń socjalnych tworzony jest przez pracodawców z przeznaczeniem na finansowanie działalności socjalnej organizowanej na rzecz osób uprawnionych do korzystania z funduszu oraz na dofinansowanie zakładowych obiektów socjalnych.
Zasadniczo wydatki poniesione w związku z organizacją imprezy integracyjno-okolicznościowej dla pracowników i ich rodzin nie mogą być finansowane ze środków zakładowego funduszu świadczeń socjalnych.
Zasady przyznawania świadczeń socjalnych uprawnionym osobom powinny być ustalone wewnętrznie, np. w regulaminie zakładowym. Przy przyznawaniu świadczeń oraz dopłat z funduszu należy przede wszystkim brać pod uwagę sytuację życiową, rodzinną i materialną osób uprawnionych. Świadczenia przyznawane z ZFŚS nie przysługują bowiem wszystkim pracownikom zatrudnionym u danego pracodawcy.
Pracodawca nie może ustalić warunków przyznawania środków z ZFŚS według wybranych przez siebie kryteriów, z pominięciem tzw. kryterium socjalnego. Wobec tego wyklucza się przyznawanie ulgowych usług i świadczeń z ZFŚS ogółowi zatrudnionych w tej samej wysokości.
W kwestii organizacji imprezy dla pracowników ze środków ZFŚS wypowiedział się Dyrektor Izby Skarbowej w Łodzi w piśmie z 22 maja 2007 r. nr II-2/4218-0006/07/Int, w którym możemy przeczytać:
„(…)Celem imprezy integracyjnej jest bowiem zharmonizowanie, zespolenie, stworzenie całości z poszczególnych elementów, jakimi w tym przypadku są ludzie. Imprezy integracyjne służą przecież budowaniu entuzjazmu i motywacji do zespołowego działania, stworzeniu dobrej atmosfery i zacieśnieniu więzi zarówno wśród pracowników, jak i pomiędzy pracownikami a firmą, co w konsekwencji powinno przełożyć się na lepszą pracę firmy, zwiększenie jej efektywności, a pośrednio zwiększenie przychodów firmy. Stąd też impreza integracyjna ze swej istoty organizowana jest dla ogółu pracowników, zaś świadczenie pomocy socjalnej ściśle związane jest z indywidualną sytuacją materialną, rodzinną i życiową osoby, która jest do jej otrzymania uprawniona.W sytuacji, gdyby istniała prawna możliwość sfinansowania spornych wydatków ze środków zakładowego funduszu świadczeń socjalnych, wydatki te nie stanowiłyby kosztów uzyskania przychodów na podstawie art. 16 ust. 1 pkt 45 w związku z art. 16 ust. 1 pkt 9 lit. b ustawy o podatku dochodowym od osób prawnych. (…)”.
