Wypłata wynagrodzenia za pracę powinna być dokonywana co najmniej raz w miesiącu, najpóźniej w ciągu pierwszych 10 dni następnego miesiąca kalendarzowego. Opóźnienie pracodawcy w wypłacie wynagrodzenia powoduje wiele komplikacje rozliczeniowe z ZUS i urzędem skarbowym oraz naraża go na konieczność zapłaty odsetek, odszkodowania, a nawet mandatu.
Niewypłacanie wynagrodzenia w terminie stanowi wykroczenie pracodawcy przeciwko podstawowym prawom pracownika. W przypadku kontroli bądź interwencji Państwowej Inspekcji Pracy podlega karze grzywny w wysokości od 1.000 zł do 30.000 zł.
W przypadku
niepłacenia wynagrodzenia pracownikowi w terminie (np. wypłaceniu za miesiąc lub później), pracodawca jest zobowiązany naliczyć i zapłacić należności na rzecz urzędu skarbowego i ZUS od wszystkich faktycznie wypłaconych wówczas świadczeń.
Można stracić na ulgach podatkowych i KUP
W przypadku opóźnienia w wypłacie wynagrodzenia o
kilka dni mieszczących się w ramach jednego miesiąca nie pojawią się
komplikacje natury podatkowej. Jeżeli natomiast wypłata zaległego
wynagrodzenia w całości lub w części nastąpi w kolejnym miesiącu, to
pracodawca do opóźnionej wypłaty musi stosować zasady rozliczania
obowiązujące w miesiącu wypłaty oraz musi pamiętać o zastosowaniu jednej
ulgi podatkowej (na podstawie złożonego PIT-2) i pojedynczych kosztów
uzyskania przychodu do wszystkich wypłat w danym miesiącu (zaległych i
bieżących). Jeżeli w danym miesiącu ulga podatkowa nie została
zastosowana z powodu braku wypłaty, to w kolejnym miesiącu nie można jej
odliczać dwukrotnie.
W przypadku braku wypłaty
wynagrodzenia w jakimkolwiek miesiącu może się zdarzyć, że pracodawca w
roku kalendarzowym zastosuje tylko 11 (lub mniej, jeżeli było więcej
miesięcy bez wypłaty) ulg podatkowych (na podstawie złożonego PIT-2) i
kosztów uzyskania przychodów pracownikowi. W
rocznej informacji PIT-11
pracodawca uwzględni tylko tyle kosztów uzyskania przychodu, ile
rzeczywiście odliczył. Ograniczenie to nie dotyczy pracownika. Może on
odliczyć w swoim zeznaniu rocznym 12 kosztów uzyskania przychodów,
jeżeli świadczył pracę przez cały rok i jeżeli brak wypłaty nastąpił z
przyczyn leżących po stronie zakładu pracy.
Rozliczenie z ZUS
Przy rozliczaniu z ZUS wszelkie rozliczenia dokonywane są na podstawie otrzymanego w danym miesiącu przychodu przez pracownika. Zaległości stanowią więc podstawę rozliczania w miesiącu wypłaty wraz z bieżącymi wypłatami.
W przypadku braku jakichkolwiek wypłat wynagrodzeń w danym miesiącu pracodawca jest zobowiązany do sporządzenia zerowych deklaracji rozliczeniowych i przekazania ich do ZUS. Najlepiej wówczas wraz z deklaracjami załączyć pismo z wyjaśnieniem powodów przesłania takich zerowych deklaracji. Po spóźnionej wypłacie wynagrodzenia pracodawca nie musi dokonywać korekty wcześniej złożonych dokumentów do ZUS.
Odsetki na rzecz Skarbu Państwa pracodawca musiałby uiścić, gdyby zapłacił wynagrodzenie pracownikowi, naliczył składki i podatek, ale nie dokonał płatności na poczet ZUS i urzędu skarbowego.
Odsetki za opóźnienie w wypłacie i poniesione straty
Pracownik ma prawo do odsetek za nieterminową wypłatę wynagrodzenia nawet wówczas, gdy nie poniósł żadnej szkody i gdy opóźnienie było następstwem okoliczności, za które pracodawca nie ponosi odpowiedzialności. Pracodawca nie ma natomiast obowiązku naliczać i wypłacać odsetek pracownikowi za opóźnienia w wypłacie wynagrodzenia. Chyba że stanowią o tym przepisy wewnętrzne pracodawcy, np. zakładowy układ zbiorowy pracy.
Jeśli pracownik poniósł szkodę w związku z nieterminową zapłatą wynagrodzenia, może żądać od pracodawcy na drodze sądowej odszkodowania na zasadach ogólnych, na podstawie art. 300 Kodeksu pracy w związku z art. 471 Kodeksu cywilnego. Jednak w takim przypadku musi udowodnić powstałą szkodę, określić jej wysokość oraz związek przyczynowy pomiędzy tą szkodą a nieterminowym wypłacaniem wynagrodzenia. Pracodawca będzie mógł uniknąć wypłaty odszkodowania, jeżeli wykaże, iż niewypłacanie wynagrodzenia w terminie było następstwem okoliczności, za które nie ponosi on odpowiedzialności.
Wioletta Słobodzian, specjalista w zakresie prawa pracy
Zobacz także: