Zasady dotyczące rozliczania podróży służbowych można modyfikować

Experto24.pl

Thu, 09 Jul 2015 13:44:15 +0200

Powszechnie obowiązujące przepisy dotyczące rozliczania podróży służbowych nie wiążą bezpośrednio wszystkich pracodawców. Jeśli więc pracodawca nie należy do sfery budżetowej, może wprowadzić w tym zakresie własne regulacje, np. w regulaminie wynagradzania. Trzeba jedynie wówczas stosować ograniczenia odnośnie do minimalnej wysokości diet oraz pamiętać, że z zasady pracownik nie powinien ponosić kosztów pracy.

Dzięki temu można nie tylko ograniczyć koszty delegacji, ale też doprecyzować niektóre kwestie związane z ich rozliczaniem. Jakie zapisy dotyczące zwrotu kosztów za dodatkowe (inne niż koszty noclegu czy przejazdów) wydatki w delegacji warto umieścić w regulaminie wynagradzania?

Inne (dodatkowe) wydatki w delegacji – przydatne zapisy w regulaminie wynagradzania 

Pracownikowi przysługuje zwrot innych (dodatkowych) udokumentowanych wydatków ściśle powiązanych z podróżą służbową, określonych lub uznanych przez pracodawcę odpowiednio do uzasadnionych potrzeb. Przykładem są tu:

• opłata za wizę,
• opłacenie przez pracownika lecącego na targi handlowe samolotem przewozu torby z ulotkami reklamowymi pracodawcy. 

Uzgodnienie wydatku przed faktem

Warto, aby regulamin wynagradzania wyraźnie wskazywał na konieczność uzgodnienia z pracodawcą (bezpośrednim przełożonym) każdego wydatku w ramach krajowej czy zagranicznej podróży służbowej jeszcze przed jego poniesieniem. Gdy zaś będzie to obiektywnie niemożliwe, powinien nakładać na pracownika konieczność uzasadnienia, dlaczego wydatek został poniesiony. 

Odpowiedni zapis w tym zakresie może pojawić się nie tylko w regulaminie obowiązującym u prywatnego pracodawcy, ale także w zakładach pracy ze sfery budżetowej. 

Warunkowy zwrot kosztów

Można ustalić w regulaminie, że w przypadku nieuzgodnionych z pracodawcą wcześniej dodatkowych wydatków pracownikowi przysługuje zwrot poniesionych kosztów, jeżeli:

• bez poniesienia danego wydatku zadanie służbowe nie mogłoby zostać wykonane, a
• poniesiona kwota nie była nadmierna.

Dotyczy to zarówno pracodawców z sektora prywatnego, jak i „budżetówki”. 

Przykładowy katalog „innych wydatków” zawierają same przepisy

Bardzo duże znaczenia ma wprowadzenie do powszechnych przepisów obowiązujących od początku marca 2013 roku przykładowego katalogu „innych wydatków” ponoszonych podczas delegacji, określonych lub uznanych przez pracodawcę. Obejmują one:

• opłaty za bagaż,
• przejazd drogami płatnymi i autostradami,
• postój w strefie płatnego parkowania,
• miejsca parkingowe oraz
• inne niezbędne wydatki wiążące się bezpośrednio z odbywaniem podróży krajowej lub zagranicznej. 

Wymienienie tutaj m.in. opłat za parkowanie czy przejazd płatnymi autostradami wyraźnie umieszcza te koszty wśród innych wydatków, nie wiąże ich zaś z kosztami podróży. Oznacza to, że nie mogą być nadal traktowane jako część składowa ryczałtu za każdy kilometr przebiegu pojazdu („kilometrówki”). A takie opinie od kilku lat wyrażane są przez sądy administracyjne oraz Ministerstwo Finansów, co skutkowało odmową możliwości wliczenia tych opłat w koszty uzyskania przychodu ponad kwotę „kilometrówki”. 

rozporządzenie ministra pracy i polityki społecznej z 29 stycznia 2013 r. w sprawie należności przysługujących pracownikowi zatrudnionemu w państwowej lub samorządowej jednostce sfery budżetowej z tytułu podróży służbowej (Dz.U. z 2013 r., poz. 167).

• Koszt wyżywienia w podróży służbowej przekraczający limit diety
• Przedłużenie delegacji na prośbę pracownika a obowiązek wypłaty diet
• Limit wydatków na noclegi podczas podróży służbowej

podróż służbowa, regulamin wynagradzania

Lunch i obiadokolacja w podróży służbowej – jak rozliczyć dietę pracownika

Experto24.pl

Tue, 03 Mar 2015 13:52:28 +0100

Ostatnia nowelizacja przepisów o podróżach służbowych miała wyjaśnić pojawiające się na tle poprzednich przepisów wątpliwości oraz uporządkować rozliczenia delegacji. Niestety mimo to nadal pojawiają się liczne niejasności. A zatem, jak mają sobie radzić pracodawcy w sytuacjach, których nie reguluje rozporządzenie w sprawie podróży służbowych?

Problem przy rozliczaniu podróży służbowych pojawia się, gdy przykładowo pracownik w trakcie szkolenia miał zapewnioną obiadokolację. Inny dostał podczas konferencji tzw. lunch. Były to dwie kanapki, ciastka, kawa i herbata. Czy i jaką część diety potrącić pracownikowi w takich przypadkach? Ile czasu ma pracodawca na wypłatę pracownikowi należności z tytułu rozliczenia delegacji? Czy zagraniczna delegacja z przejazdem po kraju to jedna czy dwie podróże służbowe? I dlaczego lepiej mieć pisemne polecenie wyjazdu służbowego, chociaż nie wymaga tego żaden przepis?

Lunche i obiadokolacje a „wyżywienie z rozporządzenia” 

Często zdarza się, że pracownicy (np. w ramach opłaty za konferencję) mają zapewnione posiłki o innych nazwach niż wskazane w rozporządzeniu – najczęściej jest to lunch lub obiadokolacja. Czy i  jak kwalifikować te posiłki do „wyżywienia z rozporządzenia”? 

Przykład 1: Obiad to ciepły posiłek, przekąska nie wpłynie więc na wysokość diety 

Pracownik w ramach wyjazdu na szkolenie miał zapewniony lunch. Po powrocie złożył jednak oświadczenie, że w ramach lunchu podawana była kawa i herbata oraz po dwie małe kanapki dla każdego uczestnika. Tego rodzaju posiłek nie może być uznany za obiad. Jest to raczej przekąska, która nie wpłynie na wysokość diety. 

Przykład 2: Obiadokolacja to jeden posiłek, który nie kumuluje pomniejszenia diety 

Pracownik wrócił z delegacji krajowej, podczas której miał zapewnioną – według przedstawionych dokumentów – obiadokolację. Chociaż dietę obniża każdy posiłek otrzymany przez pracownika, to w razie otrzymania przez pracownika obiadokolacji nie można obniżać jej o wyższą wartość procentową niż została przypisana do jednego posiłku. Jest to bowiem nadal jeden posiłek, więc nie można zastosować obniżenia diety o 75%. Obiadokolację określa się często jako „obiad spożywany w porze kolacji”, „posiłek o charakterze obiadu spożywany w porze kolacji”, „późny obiad”. Wobec tego przy rozliczaniu podróży posiłek ten należy zakwalifikować jako obiad i z tego tytułu potrącić 50% diety. 

Zaproszenie na obiad przez kontrahenta obniży dietę 

Zapewnienie wyżywienia w  przypadku delegacji oznacza każde umożliwienie pracownikowi przez pracodawcę skorzystania z posiłku bez obciążania go kosztami. Nie obniży diety kolacja zjedzona u  przyjaciół mieszkających w  miejscowości, do której udał się w  celach służbowych pracownik. Wpłynie jednak na dietę zarówno posiłek kupiony – bezpośrednio lub pośrednio (np. zapewniony w  ramach opłaty konferencyjnej) – przez pracodawcę, jak i otrzymany w  związku z  wykonywaniem obowiązków przez pracownika (np. obiad, na który pracownik został zaproszony przez kontrahenta pracodawcy). 

Przy zapewnieniu – bezpośrednio przez pracodawcę lub pośrednio (np. w cenie opłaty za hotel) – posiłku nie należy kierować się tylko jego nazwą, ale przede wszystkim kwalifikować go przy uwzględnieniu pory jego zapewnienia oraz charakteru. 

Nocleg w kabinie kierowcy nie pozbawia ryczałtu 

Przez lata pracodawcy mieli wątpliwości, czy wypłacać ryczałty noclegowe kierowcom, którzy nocowali w  kabinie pojazdu wyposażonego w  homologowane miejsce do spania. Przeważały opinie, że nie pozbawia to pracownika prawa do ryczałtu, niemniej występowały także inne orzeczenia. Wątpliwości rozwiała uchwała Sądu Najwyższego. 

Zdaniem SN: Zapewnienie pracownikowi – kierowcy samochodu ciężarowego – odpowiedniego miejsca do spania w kabinie tego pojazdu podczas wykonywania przewozów w transporcie międzynarodowym nie stanowi zapewnienia przez pracodawcę bezpłatnego noclegu. 

Uchwała Sądu Najwyższego z  12 czerwca 2014  r. (sygn. akt: II PZP 1/14) 

SN słusznie wskazał, że pracodawca zapewnia pracownikowi bezpłatny nocleg (poza hotelem), jeżeli umożliwia mu spędzenie nocy (przenocowanie) w  warunkach podobnych do warunków hotelowych, czyli w  budynku (także w  domku kempingowym), ewentualnie w  odrębnej części samochodu odpowiednio przystosowanej do noclegu, ale nie na leżance wstawionej do kabiny kierowcy. 

Zagraniczna delegacja z przejazdem po kraju 

Kolejną wątpliwość budzi kwestia rozliczania podróży służbowej, której miejscem docelowym jest inne państwo, ale która połączona jest z  przejazdem po terenie kraju. Rozporządzenie delegacyjne wskazuje w  §  21, że w  takim przypadku przepisy dotyczące świadczeń z  tytułu delegacji krajowej stosuje się odpowiednio. Niestety zapis ten niewiele wnosi – oczywiste jest, że w  trakcie wyjazdu za granicę nie można pominąć ewentualnie występującej części krajowej, jednak od lat problem dotyczy tego, czy czas dwóch części przejazdów krajowych (dojazd do granicy i  powrót od granicy po zakończeniu pobytu za granicą) dodawać do siebie, czy traktować osobno. Ma to niekiedy istotne znaczenie. 

Przykład 

Wyobraźmy sobie pracownika, który wyjeżdża w  delegację do Niemiec. Do granicy jedzie 5 godzin, potem tyle samo wraca od granicy do miejscowości zakończenia podróży. Jeżeli potraktujemy te części oddzielnie, to pracownik nie otrzyma nic. Jeżeli zaś dodamy do siebie, to będzie miał prawo do połowy diety (§ 7 ust. 2 rozporządzenia). 

Zdaniem inspekcji pracy: Według Państwowej Inspekcji Pracy w  takim przypadku pracownik odbywa dwie podróże krajowe i  jedną podróż zagraniczną. Czas zagranicznej podróży służbowej liczy się w  sposób ciągły od chwili przekroczenia granicy w drodze za granicę do chwili przekroczenia granicy w drodze powrotnej do kraju. Natomiast czas podróży pracownika obejmujący czas dojazdu do granicy państwa oraz czas powrotu z  granicy do miejsca określonego przez pracodawcę jako miejsce zakończenia delegacji, przypadający w  różnych dobach, należy liczyć odrębnie dla każdej z tych podróży. 

Pismo GIP z  2 lutego 2009  r. (nr: GPP-417-4560-10/09/PE/RP) 

Wyrażane są jednak również inne opinie. 

Zdaniem ministerstwa: Departament Prawa Pracy MPiPS wskazał, że przy ustalaniu diet przysługujących pracownikowi z tytułu podróży zagranicznej połączonej z przejazdem przez obszar kraju można wziąć pod uwagę łączny czas trwania podróży. 

Pismo MPiPS z 3 lutego 2009 r. 

Zdaniem urzędu skarbowego: Podobnie Pomorski Urząd Skarbowy wskazał, że odrębnie należy ustalić wysokość diety za czas zagranicznej podróży służbowej oraz na terenie kraju, przy czym należną dietę ustala się, sumując czas tej podróży na terenie kraju. 

Interpretacja Pomorskiego Urzędu Skarbowego z 27 lutego 2006 r. (nr: DM/P/415-0064/05/AP)

§ 3, § 5–8, § 11–14, § 16–17, § 20 rozporządzenia ministra pracy i polityki społecznej z 29 stycznia 2013 r. w sprawie należności przysługujących pracownikowi zatrudnionemu w państwowej lub samorządowej jednostce sfery budżetowej z tytułu podróży służbowej (Dz.U. z 2013 r. poz. 67)

• Koszt wyżywienia w podróży służbowej przekraczający limit diety
• Artykuł 132 kp nie zwalnia z podatku przedstawicieli handlowych
• Przedłużenie delegacji na prośbę pracownika a obowiązek wypłaty diet

diety, podróż służbowa

Koszt wyżywienia w podróży służbowej przekraczający limit diety

Experto24.pl

Fri, 31 Oct 2014 15:56:03 +0100

Wysyłając pracownika w podróż służbową pracodawca może zapewnić mu wyżywienie w trakcie jej trwania. Przepisy ustawy o PIT przewidują zwolnienie od podatku należności z tytułu podróży służbowych do wysokości określonych limitów. Jednak biorąc pod uwagę stanowisko Trybunału Konstytucyjnego należy się zastanowić, czy należności z tytułu podróży służbowej w ogóle są przychodem dla pracownika.

Zwolnieniem od podatku objęto diety i inne należności za czas podróży służbowej pracownika do wysokości limitów określonych w rozporządzeniu w sprawie podróży służbowych. Oznacza to, że nadwyżka ponad limit podlega opodatkowaniu. Dotyczy to więc także kosztów wyżywienia ponad limit diety. Dieta bowiem, np. w krajowej podróży służbowej, jest przeznaczona na pokrycie zwiększonych kosztów wyżywienia i wynosi 30 zł za dobę podróży.

Całodzienne wyżywienie zamiast diety

Dieta nie przysługuje, jeśli pracownikowi zapewniono całodzienne wyżywienie w podróży służbowej. Co się jednak stanie, gdy pracodawca zrezygnuje z wypłaty diety i zapewni pracownikowi całodzienne wyżywienie? Czy dalej ma zastosowanie limit zwolnienia, tj. 30 zł w krajowej podróży służbowej? Organy podatkowe uznają, że tak. Jeden z nich stwierdza np., że „rezygnacja przez pracodawcę z wypłacania diety na rzecz zapewnienia bezpłatnego wyżywienia nie oznacza, że w takiej sytuacji zwolnienie z art. 21 ust. 1 pkt 16 lit. a) ustawy o PIT nie obejmuje limitu dla należności związanych z wyżywieniem pracownika podczas podróży służbowej” (interpretacja indywidualna dyrektora Izby Skarbowej w Warszawie z 6 maja 2014 r., IPPB2/415-45/14-4/MK). Zdaniem organu podatkowego, w takiej sytuacji nadwyżka ponad limit podlega opodatkowaniu. Nie sposób jednak pominąć wyroku Trybunału Konstytucyjnego z 8 lipca 2014 r. (K 7/13).

Diety a przychód pracownika

W świetle tego wyroku trudno stwierdzić, że świadczenia z tytułu podróży służbowej są przychodem dla pracownika. Po pierwsze, przysługują one pracownikowi, więc przyznanie ich przez pracodawcę jest realizacją przez niego obowiązku wynikającego z przepisów prawa. Pracownik nie odnosi z tego tytułu żadnej osobistej korzyści. Jak czytamy w komunikacie na stronie internetowej trybunału, jeśli „nieodpłatne świadczenie zostało przyjęte jako warunek niezbędny do zgodnego z prawem wykonania pracy – po stronie pracownika nie pojawia się korzyść, która mogłaby być objęta podatkiem dochodowym”. Taka sytuacja następuje właśnie w przypadku należności z tytułu podróży służbowych.

Po drugie, pracodawca zapewnia pracownikowi wyżywienie w czasie podróży służbowej, najczęściej wydając mu polecenie służbowe. W takiej sytuacji nie można mówić o zgodzie pracownika na otrzymanie świadczenia, czyli przychód po jego stronie nie może powstać. Przykładowo, pracodawca może polecić pracownikowi, aby jadł posiłki w hotelowej restauracji ponosząc koszty znacznie przekraczające 30 zł limitu diety. Jeśli wydał takie polecenie służbowe i zapewnił pracownikowi wyżywienie w takim miejscu, trudno uznać, że pracownik uzyskał przychód ze stosunku pracy. Pracownik nie skorzystał z tego świadczenia dobrowolnie.

• art. 11 ust. 1, art. 12 ust. 1, art. 21 ust. 1 pkt 16 lit. a) ustawy z 26 lipca 1991 r. o podatku dochodowym od osób fizycznych (tekst jedn.: Dz.U. z 2012 r. poz. 361 ze zm.),
• rozporządzenie ministra pracy i polityki społecznej z 29 stycznia 2013 r. w sprawie należności przysługujących pracownikowi zatrudnionemu w państwowej lub samorządowej jednostce sfery budżetowej z tytułu podróży służbowej (Dz.U. z 2013 r. poz. 167).

• Przedłużenie delegacji na prośbę pracownika a obowiązek wypłaty diet
• Limit wydatków na noclegi podczas podróży służbowej
• Pracodawca może zwrócić koszty przedłużonej delegacji

podróż służbowa, diety

Artykuł 132 kp nie zwalnia z podatku przedstawicieli handlowych

Experto24.pl

Fri, 08 Aug 2014 16:30:47 +0200

Obowiązek zapłaty podatku powstaje, gdy pracownik nie przebywa w podróży służbowej, a na pracodawcy nie ciąży ustawowy obowiązek finansowania wydatków noclegowych czy żywieniowych pracownika. Nie można tych zasad zmienić za pomocą zapisów w umowie o pracę. Dotyczy to także pracownika, z którego umowy o pracę wynika, że wyjazdy są nieodłącznym i stałym elementem wykonywania przez niego obowiązków służbowych.

Przepisy Kodeksu pracy nakazują 11 godzin nieprzerwanego odpoczynku na dobę. Cechą pracy przedstawiciela handlowego jest to, że często po zakończeniu wykonywania zadań okazuje się, iż pracownik jest zbyt daleko od swojego miejsca zamieszkania, aby móc tam dojechać. Musiałby na dojazd przeznaczyć dużą część czasu przeznaczonego na odpoczynek. Pracodawca zapewnia mu więc nocleg i wyżywienie, uznając, że jest to pośrednio obowiązkiem pracodawcy wynikającym z art. 132 kp. Skoro jest to efektem mocy prawnej tego przepisu, to pracownik nie powinien być obciążony podatkiem dochodowym od nieodpłatnych świadczeń. Organy podatkowe nie zgadzają się na takie stosowanie przepisów. Przykładem jest interpretacja indywidualna z 24 marca 2014 r. dyrektora Izby Skarbowej w Katowicach (nr IBPBII/1/415-142/14/BD).

Przedstawiciel handlowy nie będąc w podróży służbowej (nie jest w podróży, gdyż wykonuje obowiązki na obszarze wskazanym w umowie o pracę), nie może skorzystać z art. 21 ust. 1 pkt 16 ustawy o PIT. Przepis ten pozwala na zwolnienie z opodatkowania diet i innych należności za czas podróży służbowej pracownika.

Natomiast korzystne rozstrzygnięcia organy podatkowe wydają w odniesieniu do wydatków związanych z eksploatacją samochodu służbowego. W interpretacji indywidualnej z 24 marca 2014 r. dyrektor Izby Skarbowej w Katowicach (nr IBPBII/1/415-1134/13/BD) potwierdził, że pracodawca postąpił prawidłowo, traktując wydatki pracownika poniesione na zakup paliwa do samochodu służbowego oraz opłaty związane z parkingiem i przejazdem płatnymi odcinkami autostrad jako wydatki niestanowiące przychodu pracownika. Pracownik wykorzystując składniki majątkowe pracodawcy do celów realizacji zadań wynikających z umowy o pracę, nie otrzymuje nieodpłatnych świadczeń.

Rozliczenie wydatku z fiskusem

• art. 12 ustawy z 26 lipca 1991 r. o podatku dochodowym od osób fizycznych (tekst jedn.: Dz.U. z 2012 r. poz. 361 ze zm.),
• art. 132 ustawy z 26 czerwca 1974 r. – Kodeks pracy (tekst jedn.: Dz.U. z 1998 r. nr 21, poz. 94 ze zm.).

• Przedłużenie delegacji na prośbę pracownika a obowiązek wypłaty diet
• Limit wydatków na noclegi podczas podróży służbowej
• Diety dla zleceniobiorcy wykonującego pracę za granicą bez składek

podróż służbowa, zwolnienie z pit, kodeks pracy

Zwolnienie pracownika z obowiązku przedstawienia biletów za przejazd w delegacji

Experto24.pl

Mon, 02 Jun 2014 17:56:49 +0200

Zasadą jest zwrot kosztów przejazdów na podstawie okazanych przez pracownika biletów bądź faktur, w których ujęto cenę biletu. Dopiero jeśli pracownik nie może przedstawić któregoś z tych dowodów np. z powodu kradzieży, zagubienia czy zniszczenia, wypisuje oświadczenie, w którym podaje przyczyny braku biletu.

Pracownikowi przysługuje zwrot kosztów przejazdu w wysokości udokumentowanej biletami lub fakturami obejmującymi cenę biletu środka transportu, wraz ze związanymi z nimi opłatami dodatkowymi, w tym miejscówkami, z uwzględnieniem posiadanej przez pracownika ulgi na dany środek transportu, bez względu na to, z jakiego tytułu ulga przysługuje.

Do rozliczenia kosztów podróży pracownik załącza dokumenty, w szczególności rachunki, faktury lub bilety potwierdzające poszczególne wydatki; nie dotyczy to diet oraz wydatków objętych ryczałtami. Jeżeli przedstawienie dokumentu nie jest możliwe, pracownik składa pisemne oświadczenie o dokonanym wydatku i przyczynach braku jego udokumentowania. W uzasadnionych przypadkach pracownik składa pisemne oświadczenie o okolicznościach mających wpływ na prawo do diet, ryczałtów, zwrot innych kosztów podróży lub ich wysokość.

Nie można z góry zwalniać pracowników z przedkładania dowodów podróży. Bilet lub ewentualne oświadczenie pracownika, jest jednym z elementów prawidłowego rozliczenia podróży służbowej. Poza tym, pracodawcy sfery budżetowej muszą stosować uregulowania zawarte w rozporządzeniu. Natomiast pracodawcom prywatnym wolno stworzyć własny system rozliczania podróży służbowych, w regulaminie wynagradzania czy układzie zbiorowym pracy i mogą być one korzystniejsze niż dla pracowników sfery budżetowej.

• art. 77⁵ ustawy z 26 czerwca 1974 r. - Kodeks pracy (tekst jedn.: Dz.U. z 1998 r. nr 21, poz. 94 ze zm.),

• § 3 ust. 2, § 5 rozporządzenia ministra pracy i polityki społecznej z 29 stycznia 2013 r. w sprawie należności przysługujących pracownikowi zatrudnionemu w państwowej lub samorządowej jednostce sfery budżetowej z tytułu podróży służbowej (Dz.U. z 2013 r. poz. 167).

• Limit wydatków na noclegi podczas podróży służbowej
• Pracodawca może zwrócić koszty przedłużonej delegacji
• Diety dla zleceniobiorcy wykonującego pracę za granicą bez składek

podróż służbowa, diety, faktura

Przedłużenie delegacji na prośbę pracownika a obowiązek wypłaty diet

Experto24.pl

Mon, 05 May 2014 19:32:57 +0200

Przedłużenie podróży służbowej z woli pracownika nie powoduje obowiązku wypłaty dodatkowych diet. Pracodawca nie musi wypłacać diety za dni, w których pracownik nie wykonuje obowiązków służbowych w delegacji, ze względu na wydłużenie podróży na wniosek pracownika.

Zdarza się, iż po realizacji celu służbowego, za zgodą pracodawcy, pracownicy przedłużają pobyt w celach turystycznych, by odwiedzić rodzinę, znajomych czy zwiedzić miejscowość i okolicę. Ani przepisy prawa pracy ani podatkowego wyraźnie nie zakazują łączenia spraw osobistych z zawodowymi podczas trwania podróży służbowej.

Pracodawca jest obowiązany pokryć koszty podróży tylko za okresy wykonywania pracy na rzecz pracodawcy (zadania służbowego). Część prywatną, tj. koszty noclegu, posiłków, czy przejazdów lokalnych, pracownik powinien opłacić z własnych środków.

Pracodawca powinien np. zapłacić za bilet powrotny do kraju z delegacji zagranicznej, gdyż niezależnie od tego, czy pracownik był w podróży dłużej, krócej czy planowo, i tak zakład pracy musiałby ponieść koszt powrotu. Nie ma natomiast obowiązku wypłacania diet i zwrotu innych wydatków za czas pobytu o celu prywatnym. Pracownik powinien określić czas przebywania w podróży służbowej i czas przeznaczony na wakacje.

• art. 77⁵ ustawy z 26 czerwca 1974 r. Kodeks pracy (tekst jedn.: Dz.U. z 1998 r. nr 21, poz. 94),

• rozporządzenie ministra pracy i polityki społecznej z 29 stycznia 2013 r. w sprawie należności przysługujących pracownikowi zatrudnionemu w państwowej lub samorządowej jednostce sfery budżetowej z tytułu podróży służbowej (Dz.U. z 2013 r. poz. 167).

• Limit wydatków na noclegi podczas podróży służbowej
• Pracodawca może zwrócić koszty przedłużonej delegacji
• Późne zakończenie podróży służbowej usprawiedliwia nieobecność w pracy

podróż służbowa, diety

Limit wydatków na noclegi podczas podróży służbowej

Experto24.pl

Sat, 08 Feb 2014 00:00:00 +0100

Za nocleg podczas podróży krajowej w obiekcie świadczącym usługi hotelarskie pracownikowi przysługuje zwrot kosztów w wysokości stwierdzonej rachunkiem, jednak nie wyższej za jedną dobę hotelową niż 20-krotność stawki diety, a więc 600 zł (20 × 30 zł). Wprowadzony w 2013 roku limit ma uchronić pracodawcę przed zwrotem kosztów noclegów, np. w ekskluzywnych hotelach.

Pracodawca może wyrazić zgodę na zwrot udokumentowanych rachunkiem kosztów przekraczających limit jedynie w uzasadnionych przypadkach, np. gdy brakowało miejsc w tańszych hotelach w innym mieście, do którego podczas trwania podróży pracownik musiał niespodziewanie służbowo pojechać.

Jeśli pracownik nie okaże rachunku z miejsca noclegowego, a nie zapewniono mu bezpłatnego spania, otrzyma ryczałt za każdy nocleg w wysokości 150% diety, a więc 45 zł. Ryczałt przysługuje, pod warunkiem że nocleg trwa co najmniej 6 godzin, między godzinami 21.00 a 7.00.

Z kolei ani ryczałt, ani zwrot kosztów noclegów nie przysługuje za czas przejazdu, a także jeżeli pracodawca uzna, że pracownik ma możliwość codziennego powrotu do miejscowości stałego lub czasowego pobytu (czyli może sypiać w domu). Za nocleg podczas podróży zagranicznej pracownikowi przysługuje zwrot kosztów w wysokości stwierdzonej rachunkiem, w granicach limitu określonego w poszczególnych państwach w załączniku do rozporządzenia.

W szczególnych okolicznościach pracodawca może się zgodzić na zwrot kosztów stwierdzonych rachunkiem, przekraczających górny limit. W razie nieprzedłożenia rachunku za nocleg pracownikowi przysługuje ryczałt w wysokości 25% limitu. Wysokość limitów wzrosła od 1 marca zeszłego roku, podobnie jak diet za dobę podróży do danego państwa docelowego.

Przykładowo, limit noclegowy do Niemiec wzrósł ze 103 euro do 150 euro. Ani ryczałt, ani zwrot faktycznych kosztów nie przysługuje za czas przejazdu, a także jeśli pracodawca lub strona zagraniczna zapewnili pracownikowi bezpłatne noclegi.

Podstawa prawna:

• § 8, § 16 rozporządzenia ministra pracy i polityki społecznej z 29 stycznia 2013 r. w sprawie należności przysługujących pracownikowi zatrudnionemu w państwowej lub samorządowej jednostce sfery budżetowej z tytułu podróży służbowej (Dz.U. z 2013 r. poz. 167).

Andrzej Wilczyński, specjalista w zakresie wynagrodzeń

Zobacz także:

• Diety dla zleceniobiorcy wykonującego pracę za granicą bez składek
• Nocleg w kabinie samochodu a obowiązek wypłaty ryczałtu
• Koszty noclegu w podróży służbowej są limitowane

podróż służbowa

Pracodawca może zwrócić koszty przedłużonej delegacji

Experto24.pl

Mon, 20 Jan 2014 00:00:00 +0100

Podróż służbowa może się przedłużyć na skutek zmiany warunków atmosferycznych, zdarzeń losowych (np. choroba lub wypadek pracownika, kradzież bagażu), zakłóceń w pracy przewoźnika (np. strajku) itp. Zwrot wydatków przedłużonej delegacji jest możliwy pod warunkiem, że pracownik uzasadni konieczność ich poniesienia.

Z tytułu podróży służbowej, krajowej i zagranicznej, odbywanej w terminie i miejscu określonych przez pracodawcę, pracownikowi przysługują diety i zwrot wydatków związanych z taką podróżą. Chodzi tu o zwrot kosztów: przejazdów, dojazdów środkami komunikacji miejscowej, noclegów, a także innych niezbędnych udokumentowanych wydatków, określonych lub uznanych przez pracodawcę odpowiednio do uzasadnionych potrzeb.

Pracodawca określa więc miejsce i czas podróży służbowej. Z tytułu odbycia takiej podróży pracownikowi przysługują wymienione należności, w tym zwrot wydatków określonych i uznanych przez pracodawcę za niezbędne i uzasadnione. Takie uzasadnienie należałoby sporządzić na piśmie i zachować do celów ewentualnej kontroli. Dotyczy to zmian związanych z miejscem lub czasem odbywania podróży służbowej, w tym z jej przedłużeniem.

Przykładowo, podróż służbowa może się przedłużyć na skutek zmiany warunków atmosferycznych, zdarzeń losowych (np. choroba lub wypadek pracownika, kradzież bagażu), zakłóceń w pracy przewoźnika (np. strajku) itp. Zwrot wydatków przedłużonej delegacji jest więc możliwy pod warunkiem wspomnianego wyżej uzasadnienia konieczności ich poniesienia. Poza tym wydatki te trzeba odpowiednio udokumentować.

Do rozliczenia wszelkich kosztów podróży służbowej pracownik powinien załączyć dowody dokumentujące poniesione wydatki. W szczególności są to rachunki, faktury lub bilety potwierdzające poszczególne wydatki. Dokumentować nie trzeba jedynie diet i wydatków objętych ryczałtami. Może się zdarzyć, że pracownik nie będzie mógł złożyć dokumentu związanego z wydatkiem.

W takiej sytuacji powinien złożyć pisemne oświadczenie o dokonanym wydatku i przyczynach braku jego udokumentowania. Należności przysługujące pracownikowi z tytułu podróży służbowej są wolne od podatku do wysokości limitów określonych w rozporządzeniu w sprawie podróży służbowych.

Poza tym pracodawca może zaliczyć do kosztów podatkowych wydatki związane z przedłużoną delegacją pracownika, jeśli wyraził zgodę na takie przedłużenie. Potwierdził to dyrektor Izby Skarbowej w Warszawie. Stwierdził on, że pracodawca prawidłowo zalicza do kosztów uzyskania przychodów wydatki na podróż służbową pracownika, w tym na bilet powrotny, w sytuacji gdy za zgodą pracodawcy pracownik przedłużył podróż służbową (interpretacja indywidualna z 2 października 2009 r., IPPB5/423-414/09-4/JC).

Podstawa prawna:

• art. 21 ust. 1 pkt 16 lit. a i art. 22 ust. 1 ustawy z 26 lipca 1991 r. o podatku dochodowym od osób fizycznych (tekst jedn.: Dz.U. z 2012 r. poz. 361 ze zm.),
• § 2 i 5 rozporządzenia ministra pracy i polityki społecznej z 29 stycznia 2013 r. w sprawie należności przysługujących pracownikowi zatrudnionemu w państwowej lub samorządowej jednostce sfery budżetowej z tytułu podróży służbowej (Dz.U. z 2013 r., poz. 167).

Sławomir Liżewski, specjalista w zakresie prawa gospodarczego

Zobacz także:

• Późne zakończenie podróży służbowej usprawiedliwia nieobecność w pracy
• Zniszczenia w hotelu w trakcie podróży służbowej trzeba naprawić
• Przekazanie pracownikowi karty kredytowej to forma zaliczki

podróż służbowa, diety

Diety dla zleceniobiorcy wykonującego pracę za granicą bez składek

Experto24.pl

Fri, 11 Oct 2013 00:00:00 +0200

Jeżeli zleceniobiorca wykonujący pracę za granicą odbywa podróż służbową, wtedy od uzyskiwanych diet nie są naliczane składki na ubezpieczenia społeczne. Natomiast gdyby zleceniobiorca był do wykonywania pracy za granicą oddelegowany, podstawę wymiaru składek stanowi przychód, jaki otrzyma po odjęciu równowartości diet (interpretacja ZUS nr 309/2013 z 30 lipca 2013 r.).

Wnioskodawca prowadzi w Polsce działalność gospodarczą – usługi stolarskie. Wysyła zleceniobiorców do wykonywania pracy do UE. W umowie zlecenia są zapisy o możliwości wykonywania pracy poza granicami kraju i w związku z tym zwrotu wydatków w formie diet. Przedsiębiorca wypłaca określone w umowie wynagrodzenie za każdy miesiąc wykonywania usług. Ma wątpliwości czy postępuje prawidłowo naliczając składki od kwoty wynagrodzenia i nie naliczając ich od diet.

Według ZUS

ZUS uznał stanowisko wnioskodawcy za prawidłowe. Zgodnie z art. 18 ust. 3 ustawy z 13 października 1998 r. o systemie ubezpieczeń społecznych podstawę wymiaru składek na ubezpieczenia społeczne zleceniobiorców stanowi przychód, jaki uzyskują w związku z wykonywaniem umowy, jeżeli odpłatność w umowie została ustalona kwotowo, w kwotowej stawce godzinowej, akordowej albo prowizyjnie.

Jednocześnie do zleceniobiorców ma zastosowanie rozporządzenie ministra pracy i polityki socjalnej z 18 grudnia 1998 r. w sprawie szczegółowych zasad ustalania podstawy wymiaru składek na ubezpieczenia emerytalne i rentowe. Na podstawie § 2 ust. 1 pkt 15 rozporządzenia z podstawy wymiaru składek wyłączone są diety i inne należności z tytułu podróży służbowej pracownika – do wysokości określonej w przepisach w sprawie wysokości oraz warunków ustalania należności przysługujących pracownikowi zatrudnionemu w państwowej lub samorządowej jednostce sfery budżetowej z tytułu podróży służbowej na obszarze kraju oraz poza granicami kraju.

Z uwagi na to, że w umowie zlecenia znajdują się zapisy, w których przewidziana jest możliwość wykonywania usług poza granicami kraju, zleceniobiorca wykonujący pracę za granicą odbywa podróż służbową i od uzyskiwanych diet do wysokości określonej w rozporządzeniu ministra pracy i polityki społecznej z 29 stycznia 2013 r. w sprawie należności przysługujących pracownikowi zatrudnionemu w państwowej lub samorządowej jednostce sfery budżetowej z tytułu podróży służbowej nie są naliczane składki na ubezpieczenia społeczne.

Podsumowując, ponieważ zleceniobiorca odbywa podróż służbową oznacza to, że od wartości diet nie należy naliczać składek na ubezpieczenia społeczne. Gdyby był oddelegowany wówczas trzeba byłoby zastosować § 2 ust. 1 pkt 16 rozporządzenia z 18 grudnia 1998 r. i podstawę wymiaru stanowiłby przychód, jaki otrzymałby zleceniobiorca po odjęciu równowartości diet. Gdyby tak ustalony przychód był niższy od kwoty przeciętnego wynagrodzenia przyjętego dla ustalenia kwoty 30-krotności, to składki byłyby naliczane od kwoty przeciętnego wynagrodzenia. W 2013 roku kwota ta wynosi 3.713 zł.

Podstawa prawna:

• art. 18 ust. 3 ustawy z 13 października 1998 r. o systemie ubezpieczeń społecznych (tekst jedn.: Dz.U. z 2009 r. nr 205, poz. 1585 ze zm.),
• rozporządzenie ministra pracy i polityki socjalnej z 18 grudnia 1998 r. w sprawie szczegółowych zasad ustalania podstawy wymiaru składek na ubezpieczenia emerytalne i rentowe (Dz.U. nr 161, poz. 1106 ze zm.),
• rozporządzeniu ministra pracy i polityki społecznej z 29 stycznia 2013 r. w sprawie należności przysługujących pracownikowi zatrudnionemu w państwowej lub samorządowej jednostce sfery budżetowej z tytułu podróży służbowej (Dz.U. z 2013 r. poz. 167).

Michał Jarosik, specjalista w zakresie ubezpieczeń społecznych i zdrowotnego

Zobacz także:

• Nocleg w kabinie samochodu a obowiązek wypłaty ryczałtu
• Późne zakończenie podróży służbowej usprawiedliwia nieobecność w pracy
• Koszty noclegu w podróży służbowej są limitowane

diety, podstawa wymiaru składek

Nocleg w kabinie samochodu a obowiązek wypłaty ryczałtu

Experto24.pl

Wed, 18 Sep 2013 00:00:00 +0200

Pracodawca ma obowiązek zwrócić pracownikowi przebywającemu w podróży służbowej m.in. koszty noclegów. Także w sytuacji gdy w delegację wysyła kierowcę i zapewnia mu możliwość nocowania w przystosowanej do tego kabinie samochodu, musi wypłacić ryczałt.

Z tytułu podróży krajowej oraz podróży zagranicznej, odbywanej w terminie i miejscu określonym przez pracodawcę, pracownikowi przysługują diety oraz zwrot kosztów:

• przejazdów,
• dojazdów środkami komunikacji miejscowej,
• noclegów,
• innych niezbędnych udokumentowanych wydatków, określonych lub uznanych przez pracodawcę odpowiednio do uzasadnionych potrzeb.

• 150% diety – w przypadku podróży krajowej oraz
• 25% limitu określonego dla poszczególnych państw w odrębnych przepisach.

Jeśli pracodawca wysyła w delegacje kierowcę, nie zwolni się z obowiązku wypłaty ryczałtu za nocleg, zapewniając mu nocleg w kabinie samochodu – nawet, jeśli jest do tego przystosowana. Jak podkreślają sądy organy skarbowe – kabina samochodu nie spełnia warunku zapewnienia pracownikowi bezpłatnego noclegu, a tylko wtedy pracodawca nie musiałby wypłacać pracownikowi ryczałtu za nocleg.

• art. 21a ustawy z 16 kwietnia 2004 r. o czasie pracy kierowców (Dz.U. z 2004 r. nr 92, poz. 879 ze zm.),

• art. 77⁵ ustawy z 26 czerwca 1974 r. - Kodeks pracy (tekst jedn.: Dz.U. z 1998 r., nr 21, poz. 94 ze zm.),

• § 2, § 8, § 16 rozporządzenia Ministra Pracy i Polityki Społecznej z 29 stycznia 2013 r. w sprawie należności przysługujących pracownikowi zatrudnionemu w państwowej lub samorządowej jednostce sfery budżetowej z tytułu podróży służbowej (Dz.U. z 2013 r. nr 167).

Joanna Kaleta

Zobacz także:

• Późne zakończenie podróży służbowej usprawiedliwia nieobecność w pracy
• Zniszczenia w hotelu w trakcie podróży służbowej trzeba naprawić
• Koszty noclegu w podróży służbowej są limitowane

podróż służbowa, ryczałt