Pracodawca może zwrócić koszty przedłużonej delegacji

Data: 20-01-2014 r.

Podróż służbowa może się przedłużyć na skutek zmiany warunków atmosferycznych, zdarzeń losowych (np. choroba lub wypadek pracownika, kradzież bagażu), zakłóceń w pracy przewoźnika (np. strajku) itp. Zwrot wydatków przedłużonej delegacji jest możliwy pod warunkiem, że pracownik uzasadni konieczność ich poniesienia.

Z tytułu podróży służbowej, krajowej i zagranicznej, odbywanej w terminie i miejscu określonych przez pracodawcę, pracownikowi przysługują diety i zwrot wydatków związanych z taką podróżą. Chodzi tu o zwrot kosztów: przejazdów, dojazdów środkami komunikacji miejscowej, noclegów, a także innych niezbędnych udokumentowanych wydatków, określonych lub uznanych przez pracodawcę odpowiednio do uzasadnionych potrzeb.

Pracodawca określa więc miejsce i czas podróży służbowej. Z tytułu odbycia takiej podróży pracownikowi przysługują wymienione należności, w tym zwrot wydatków określonych i uznanych przez pracodawcę za niezbędne i uzasadnione. Takie uzasadnienie należałoby sporządzić na piśmie i zachować do celów ewentualnej kontroli. Dotyczy to zmian związanych z miejscem lub czasem odbywania podróży służbowej, w tym z jej przedłużeniem.

Przykładowo, podróż służbowa może się przedłużyć na skutek zmiany warunków atmosferycznych, zdarzeń losowych (np. choroba lub wypadek pracownika, kradzież bagażu), zakłóceń w pracy przewoźnika (np. strajku) itp. Zwrot wydatków przedłużonej delegacji jest więc możliwy pod warunkiem wspomnianego wyżej uzasadnienia konieczności ich poniesienia. Poza tym wydatki te trzeba odpowiednio udokumentować.

 

Do rozliczenia wszelkich kosztów podróży służbowej pracownik powinien załączyć dowody dokumentujące poniesione wydatki. W szczególności są to rachunki, faktury lub bilety potwierdzające poszczególne wydatki. Dokumentować nie trzeba jedynie diet i wydatków objętych ryczałtami. Może się zdarzyć, że pracownik nie będzie mógł złożyć dokumentu związanego z wydatkiem.

W takiej sytuacji powinien złożyć pisemne oświadczenie o dokonanym wydatku i przyczynach braku jego udokumentowania. Należności przysługujące pracownikowi z tytułu podróży służbowej są wolne od podatku do wysokości limitów określonych w rozporządzeniu w sprawie podróży służbowych.

Poza tym pracodawca może zaliczyć do kosztów podatkowych wydatki związane z przedłużoną delegacją pracownika, jeśli wyraził zgodę na takie przedłużenie. Potwierdził to dyrektor Izby Skarbowej w Warszawie. Stwierdził on, że pracodawca prawidłowo zalicza do kosztów uzyskania przychodów wydatki na podróż służbową pracownika, w tym na bilet powrotny, w sytuacji gdy za zgodą pracodawcy pracownik przedłużył podróż służbową (interpretacja indywidualna z 2 października 2009 r., IPPB5/423-414/09-4/JC).

Zaloguj się, aby dodać komentarz

Nie masz konta? Zarejestruj się »

Zobacz także

Oskładkowanie umów cywilnoprawnych – 11 odpowiedzi na pytania

pobierz

Okres zasiłkowy

pobierz

Jak rozliczać ekwiwalent za niewykorzystany urlop w 2017 roku

pobierz

Dokumenty ubezpieczeniowe – 8 odpowiedzi na pytania

pobierz

Polecane artykuły

Array ( [docId] => 33694 )
Array ( [docId] => 33694 )

Array ( [docId] => 33694 )