Podróż służbowa może się przedłużyć na skutek zmiany warunków atmosferycznych, zdarzeń losowych (np. choroba lub wypadek pracownika, kradzież bagażu), zakłóceń w pracy przewoźnika (np. strajku) itp. Zwrot wydatków przedłużonej delegacji jest możliwy pod warunkiem, że pracownik uzasadni konieczność ich poniesienia.
Z tytułu podróży służbowej, krajowej i zagranicznej, odbywanej w
terminie i miejscu określonych przez pracodawcę, pracownikowi
przysługują diety i zwrot wydatków związanych z taką podróżą. Chodzi tu o
zwrot kosztów: przejazdów, dojazdów środkami komunikacji miejscowej,
noclegów, a także innych niezbędnych udokumentowanych wydatków,
określonych lub uznanych przez pracodawcę odpowiednio do uzasadnionych
potrzeb.
Pracodawca określa więc miejsce i czas podróży
służbowej. Z tytułu odbycia takiej podróży pracownikowi przysługują
wymienione należności, w tym zwrot wydatków określonych i uznanych przez
pracodawcę za niezbędne i uzasadnione. Takie uzasadnienie należałoby
sporządzić na piśmie i zachować do celów ewentualnej kontroli. Dotyczy
to zmian związanych z miejscem lub czasem odbywania podróży służbowej, w
tym z jej przedłużeniem.
Przykładowo, podróż służbowa może się
przedłużyć na skutek zmiany warunków atmosferycznych, zdarzeń losowych
(np. choroba lub wypadek pracownika, kradzież bagażu), zakłóceń w pracy
przewoźnika (np. strajku) itp. Zwrot wydatków przedłużonej delegacji
jest więc możliwy pod warunkiem wspomnianego wyżej uzasadnienia
konieczności ich poniesienia. Poza tym wydatki te trzeba odpowiednio
udokumentować.
Do rozliczenia wszelkich kosztów podróży służbowej pracownik powinien załączyć dowody dokumentujące poniesione wydatki. W szczególności są to rachunki, faktury lub bilety potwierdzające poszczególne wydatki. Dokumentować nie trzeba jedynie diet i wydatków objętych ryczałtami. Może się zdarzyć, że pracownik nie będzie mógł złożyć dokumentu związanego z wydatkiem.
W takiej sytuacji powinien złożyć pisemne oświadczenie o dokonanym wydatku i przyczynach braku jego udokumentowania. Należności przysługujące pracownikowi z tytułu podróży służbowej są wolne od podatku do wysokości limitów określonych w rozporządzeniu w sprawie podróży służbowych.
Poza tym pracodawca może zaliczyć do kosztów podatkowych wydatki związane z przedłużoną delegacją pracownika, jeśli wyraził zgodę na takie przedłużenie. Potwierdził to dyrektor Izby Skarbowej w Warszawie. Stwierdził on, że pracodawca prawidłowo zalicza do kosztów uzyskania przychodów wydatki na podróż służbową pracownika, w tym na bilet powrotny, w sytuacji gdy za zgodą pracodawcy pracownik przedłużył podróż służbową (interpretacja indywidualna z 2 października 2009 r., IPPB5/423-414/09-4/JC).
Podstawa prawna:
- art. 21 ust. 1 pkt 16 lit. a i art. 22 ust. 1 ustawy z 26 lipca 1991 r. o podatku dochodowym od osób fizycznych (tekst jedn.: Dz.U. z 2012 r. poz. 361 ze zm.),
- § 2 i 5 rozporządzenia ministra pracy i polityki społecznej z 29 stycznia 2013 r. w sprawie należności przysługujących pracownikowi zatrudnionemu w państwowej lub samorządowej jednostce sfery budżetowej z tytułu podróży służbowej (Dz.U. z 2013 r., poz. 167).
Sławomir Liżewski, specjalista w zakresie prawa gospodarczego
Zobacz także:
