Pracodawca ma obowiązek zwrócić pracownikowi przebywającemu w podróży służbowej m.in. koszty noclegów. Także w sytuacji gdy w delegację wysyła kierowcę i zapewnia mu możliwość nocowania w przystosowanej do tego kabinie samochodu, musi wypłacić ryczałt.
Z tytułu podróży krajowej oraz podróży zagranicznej, odbywanej w terminie i miejscu określonym przez pracodawcę, pracownikowi przysługują diety oraz zwrot kosztów:
-
przejazdów,
-
dojazdów środkami komunikacji miejscowej,
-
noclegów,
-
innych niezbędnych udokumentowanych wydatków, określonych lub uznanych przez pracodawcę odpowiednio do uzasadnionych potrzeb.
Do otrzymania wskazanych wyżej należności uprawnieni są wszyscy pracownicy
przebywający w podróży służbowej, czyli odbywający na polecenie pracodawcy zadanie służbowe, poza miejscowością w której znajduje się siedziba pracodawcy, lub poza stałym miejscem pracy.
Co do zasady pracodawca zwraca koszt noclegów na podstawie przedstawionych przez pracownika rachunków. Jeśli podwładny nie przedstawi rachunku – jest uprawniony do ryczałtu za nocleg w wysokości:
-
150% diety – w przypadku podróży krajowej oraz
-
25% limitu określonego dla poszczególnych państw w odrębnych przepisach.
Jeśli pracodawca wysyła w delegacje kierowcę, nie zwolni się z obowiązku wypłaty ryczałtu za nocleg, zapewniając mu nocleg w kabinie samochodu – nawet, jeśli jest do tego przystosowana. Jak podkreślają sądy organy skarbowe – kabina samochodu nie spełnia warunku zapewnienia pracownikowi bezpłatnego noclegu, a tylko wtedy pracodawca nie musiałby wypłacać pracownikowi ryczałtu za nocleg.
Podstawa prawna:- art. 21a ustawy z 16 kwietnia 2004 r. o czasie pracy kierowców (Dz.U. z 2004 r. nr 92, poz. 879 ze zm.),
- art. 775 ustawy z 26 czerwca 1974 r. - Kodeks pracy (tekst jedn.: Dz.U. z 1998 r., nr 21, poz. 94 ze zm.),
- § 2, § 8, § 16 rozporządzenia Ministra Pracy i Polityki Społecznej z 29 stycznia 2013 r. w sprawie należności przysługujących pracownikowi zatrudnionemu w państwowej lub samorządowej jednostce sfery budżetowej z tytułu podróży służbowej (Dz.U. z 2013 r. nr 167).
Joanna Kaleta
Zobacz także: