Nawet 70% list płac zawiera błędy? Sprawdziliśmy, jak automatyzacja kadr i płac eliminuje pomyłki i ułatwia pracę

Experto24.pl

Wed, 10 May 2023 15:33:49 +0200

Błędy na listach płac, opóźnione wypłacanie wynagrodzeń, brak transparentnego dostępu do danych kadrowo-płacowych – te komplikacje dotyczą zarówno firm utrzymujących wewnętrzny dział HR, jak i przedsiębiorców współpracujących z biurami rachunkowymi. W obu przypadkach problem stanowi przestarzałe oprogramowanie, które wymusza uciążliwe czynności i obniża produktywność pracowników.

Mała pomyłka w naliczaniu płac, poważny skutek dla pracodawcy

W badaniu „The potential of payroll: Global payroll survey” ADP tylko 33% specjalistów ds. kadr i płac zadeklarowało wysoką dokładność w przygotowywaniu list płac. Część pomyłek wychodzi na jaw dopiero po zgłoszeniu wątpliwości przez pracowników lub – co gorsza – po kontakcie z urzędnikami. Niepoprawne naliczanie wynagrodzeń – nawet jeżeli jest skutkiem nieświadomych potknięć – naraża pracodawcę nie tylko na całkowitą utratę zaufania przez pracowników, ale także karę grzywny, wynoszącą od 1000 zł do 30 000 zł.

Mimo że programy kadrowo-płacowe ułatwiają i przyspieszają naliczanie wynagrodzeń od ponad 20 lat, nie eliminują ryzyka błędów. Co prawda specjaliści nie rozliczają ręcznie pracowników, ale są zmuszeni do kolekcjonowania danych z wielu źródeł, np. arkuszy kalkulacyjnych online czy skanów papierowej ewidencji czasu pracy. Potem kopiują te informacje do programu. To właśnie na tym czasochłonnym i żmudnym etapie najłatwiej o pomyłki, które skutkują np. zaniżeniem wynagrodzeń.

– Rozbudowane kalkulatory offline, które instaluje się tylko na niektórych stanowiskach pracy, nie nadążyły za rozwojem technologii. Doskonale pokazują to zagraniczne trendy. Aktualnie prym wiodą rozwiązania chmurowe, które łączą pracodawców, specjalistów HR i pracowników. Program kadrowo-płacowy nowej generacji zastępuje niewspółpracujące ze sobą narzędzia i sprzyja wdrożeniu elektronicznego obiegu danych w firmach – komentuje Błażej Bereta, CEO TribePerk, start-upu świadczącego pełną obsługę kadrowo-płacową z dostępem do zautomatyzowanej platformy online.

Platforma TribePerk przechowuje wszystkie dane kadrowo-płacowe pracowników, które są automatycznie pobierane przez moduł płacowy. Listy płac i paski wynagrodzeń generuje się kilkoma kliknięciami. To rozwiązanie eliminuje najbardziej czasochłonne i podatne na błędy czynności, czyli kompletowanie rozproszonych danych i ich przepisywanie do programu kadrowo-płacowego.

Z danych American Payroll Association wynika, że automatyzacja kadr i płac redukuje koszty przetwarzania danych do 80%. – Czasami przedsiębiorcy nie zauważają, jak wiele czasu pochłania komunikacja z biurem rachunkowym lub między pracownikami a wewnętrznym działem HR, ponieważ nie rozpatrują jej w dłuższej perspektywie. Tymczasem firmy tracą nawet kilkanaście godzin w skali miesiąca na czynności, które można zautomatyzować – dodaje Błażej Bereta.

Brak dostępu do transparentnych danych kadrowo-płacowych generuje frustrację i marnuje czas pracowników

Z publikacji „The potential of payroll: Global payroll survey” wynika również, że niemal 50% specjalistów ds. kadr i płac uważa, że otrzymuje zbyt wiele pytań od pracowników. Główne wątpliwości dotyczą wysokości wynagrodzenia w stosunku do przepracowanych godzin. Zatrudnieni są sceptyczni również wobec potrąceń związanych z benefitami i zaliczek na podatek.

Niezależnie od tego, czy przedsiębiorstwo ma wewnętrzny dział kadrowo-płacowy, czy korzysta z usług biura rachunkowego, zwykle pracownicy nie mają wglądu we własne dane kadrowo-płacowe. Jeżeli chcą sprawdzić wynagrodzenie za okres zwolnienia lekarskiego lub niewykorzystaną liczbę dni urlopu, muszą skontaktować się ze specjalistą i czekać na odpowiedź. Cały proces nierzadko wydłuża się do kilku dni, zwłaszcza w przypadku tradycyjnego outsourcingu.

Problemem jest oprogramowanie instalowane lokalnie, do którego ma dostęp wyłącznie użytkownik danego komputera, np. pracownik biura rachunkowego. To rozwiązanie jest ograniczone zarówno pod kątem czasowym (dane są dostępne w godzinach otwarcia biura), jak i wydajnościowym (specjalista nie jest w stanie obsługiwać na bieżąco wielu zapytań).

Employee self-service fundamentem nowoczesnego outsourcingu kadr i płac

Światowe trendy wskazują, że klasyczne programy kadrowo-płacowe offline ustąpią miejsca rozwiązaniom chmurowym, które ograniczają zbędną komunikację na rzecz samodzielnego pozyskiwania i raportowania danych. Tę wizję realizuje nowoczesna platforma kadrowo-płacowa TribePerk.

Przyjazny interfejs sprawia, że już od pierwszego zalogowania pracownik może raportować przepracowane godziny i zgłaszać nieobecności, a po zautomatyzowanym naliczeniu płac – pobrać pasek wynagrodzenia z czytelnie wyróżnionymi składnikami. W dowolnym momencie można sprawdzić m.in. nadgodziny do odebrania czy liczbę dni urlopu. Platforma TribePerk umożliwia również rozliczanie osób zatrudnionych na podstawie umów cywilnoprawnych.

Tradycyjny outsourcing kadr i płac bazuje na komunikacji e-mailowej. To oznacza, że pracodawca nie ma wglądu do listy płac od razu po jej stworzeniu w programie przez specjalistę. – Zdarza się, że późna wysyłka list płac przez biura rachunkowe skutkuje opóźnieniem w wypłacie wynagrodzeń, szczególnie jeśli termin wypada tuż przed weekendem. Outsourcing bazujący na zautomatyzowanej platformie pozwala na wcześniejsze przygotowanie listy płac, do której pracodawca zyskuje natychmiastowy dostęp – wyjaśnia Błażej Bereta, CEO TribePerk.

Samoobsługa pracownicza wpisuje się w automatyzację HR, która pochłonie nawet do 90% prostych zadań administracyjnych do 2035 roku według Oxford University. Zyska na tym również pracowniczy well-being, bo czytelne dane będą dostępne w ciągu kilku kliknięć. Zniknie frustracja i niepokój związany z czekaniem na odpowiedź na pytania o wynagrodzenie, które jest przecież jednym z najważniejszych motywatorów dla pracowników.

Czy za zgodą pracownika można go zatrudniać przez 6 dni w tygodniu

Experto24.pl

Thu, 21 May 2020 13:35:11 +0200

Zatrudniamy 3 pracowników, który pracują od poniedziałku do piątku po 8 godzin dziennie. Przychodzą do pracy również w 1 sobotę w miesiącu, za co mają wypłacane dodatkowe wynagrodzenie nadliczbowe (w pracy są przez 4 godziny, a pracodawca wypłaca im wynagrodzenie jak za pełną 8-godzinną dniówkę). Czy PIP może zakwestionować taka pracę? Dodam, że taki układ pasuje pracownikom.

Sposób zorganizowania czasu pracy przedstawiony w pytaniu, może zostać zakwestionowany przez Państwową Inspekcję Pracy jako naruszający zasadę pięciodniowego tygodnia pracy. Może zostać też postawiony zarzut, że praca w soboty jest rekompensowana wypłatą wynagrodzenia zamiast udzieleniem dnia wolnego w innym terminie.

Zgodnie z  art. 129 § 1 Kodeksu pracy, czas pracy nie może przekraczać 8 godzin na dobę i przeciętnie 40 godzin w przeciętnie pięciodniowym tygodniu pracy w przyjętym okresie rozliczeniowym. W odniesieniu do problemu poruszonego w pytaniu, istotne znaczenie ma – wyrażona w przywołanym przepisie – zasada pięciodniowego tygodnia pracy.

Zasada przeciętnie 5-dniowego tygodnia pracy – naruszona 

Skoro – w przypadku, którego dotyczy pytanie – pracownicy pracują w każdym tygodniu przez 5 dni, od poniedziałku do piątku, a ponadto też w niektóre soboty, to ich czas pracy został zorganizowany (jest planowany) w taki sposób, iż nie zostaje zachowana zasada pięciodniowego dnia pracy. To może być przedmiotem zarzutu, w przypadku ewentualnej kontroli Państwowej Inspekcji Pracy.

Za pracę w wolną sobotę należy się inny dzień wolny

Jak wynika z art. 151³ oraz art. 151 § 1 Kodeksu pracy, pracownikowi, który w razie:

1. konieczności prowadzenia akcji ratowniczej w celu ochrony życia lub zdrowia ludzkiego, ochrony mienia lub środowiska albo usunięcia awarii,

2. lub szczególnych potrzeb pracodawcy,

wykonywał pracę w dniu wolnym od pracy wynikającym z rozkładu czasu pracy w przeciętnie pięciodniowym tygodniu pracy (np. w sobotę), przysługuje w zamian inny dzień wolny od pracy udzielony pracownikowi do końca okresu rozliczeniowego, w terminie z nim uzgodnionym.

Zgodnie z tymi unormowaniami, praca w dniu wolnym od pracy wynikającym z rozkładu czasu pracy w przeciętnie pięciodniowym tygodniu pracy jest dopuszczalna tylko w szczególnych przypadkach (podobnie jak praca w godzinach nadliczbowych). Jednakże w takich przypadkach przepisy nakazują udzielić pracownikowi dnia wolnego w innym terminie, a nie stosować rekompensatę pieniężną, jak w przypadku, którego dotyczy pytanie.

Zgoda pracowników nie uchyla zakazu 

Przywołane wyżej przepisy mają charakter bezwzględnie obowiązujący, co oznacza, że zgoda pracowników na organizację czasu pracy inną niż wynika z tych przepisów, nie zdejmuje z pracodawcy obowiązku postępowania zgodnego z tymi przepisami.

Podsumowując, sposób zorganizowania czasu pracy przedstawiony w pytaniu, może zostać zakwestionowany przez Państwową Inspekcję Pracy jako naruszający zasadę pięciodniowego tygodnia pracy. Może zostać też postawiony zarzut, że praca w soboty jest rekompensowana wypłatą wynagrodzenia zamiast udzieleniem dnia wolnego w innym terminie.

Należy też wskazać, że naruszanie przez pracodawcę przepisów o czasie pracy jest wykroczeniem przeciwko pracom pracownika, zagrożonym karą grzywny od 1.000 do 30.000 zł (art. 281 pkt 5 Kodeksu pracy). Zatem istnieje też ryzyko nałożenia na pracodawcę kary grzywny.

Podstawa prawna:

• art. 129, art. 151, art. 151³, art. 281 ustawy z 26 czerwca 1974 r. – Kodeks pracy (tekst jedn.: Dz.U. z 2019 r., poz. 1040 ze zm.).

zatrudnienie, czas pracy, PIP

RODO a tajemnica informacji o wynagrodzeniu pracownika

Experto24.pl

Tue, 28 Aug 2018 11:49:30 +0200

Informacja o kwocie należnego danemu pracownikowi wynagrodzenia jest daną osobową w rozumieniu RODO. Dotyczy bowiem zidentyfikowanej lub możliwej do zidentyfikowania osoby fizycznej. Podmiotem zobowiązanym do ochrony danych osobowych jest administrator danych osobowych. Funkcję taką pełni m.in. pracodawca.

Pracodawca nie może udostępniać danych osobowych pracowników, w tym także dotyczących wynagrodzenia, osobom nieupoważnionym. W przeciwnym przypadku będzie podlegać wysokim karom pieniężnym. Należy jednak pamiętać, że w określonych przypadkach pracodawca jest wręcz zobowiązany do ujawniana danych osobowych oraz wysokości wynagrodzenia swoich pracowników. Będzie bowiem musiał ujawnić takie dane na żądanie organów ścigania, wymiaru sprawiedliwości, organów podatkowych, jak również PIP i ZUS.

Pracodawca jest zobowiązany do ujawnienia na żądanie m.in. organów ścigania, wymiaru sprawiedliwości lub organów podatkowych informacji dotyczących wynagrodzenia pracownika.

Bardzo często banki i instytucje kredytowe próbują telefonicznie zweryfikować informacje zawarte w wydawanych przez pracodawców zaświadczeniach o zatrudnieniu, w szczególności o fakcie zatrudnienia i wysokości wynagrodzenia.

Telefoniczne żądanie banku lub instytucji kredytowej potwierdzenia informacji znajdujących się w zaświadczeniu o zatrudnieniu nie ma żadnych podstaw prawnych.

Stanowisko Narodowego Banku Polskiego

„Przepisy ustawy prawo bankowe i ustawy o ochronie danych osobowych nie przewidują telefonicznej formy pozyskiwania żądanych informacji. Banki nie mogą więc uzależniać przyznania kredytu od udzielenia informacji w tej formie”. Pismo Narodowego Banku Polskiego z 6 kwietnia 2001 r., nr NB/BPN/I/214/01, adresowane do Generalnego Inspektora Nadzoru Bankowego - Pracodawca, który w trakcie rozmowy telefonicznej potwierdzi bankowi informacje o pracowniku znajdujące się w zaświadczeniu o zatrudnieniu, może zostać pociągnięty do odpowiedzialności karnej.

Stanowisko Generalnego Inspektora Danych Osobowych

„W przypadku telefonicznej weryfikacji danych osoby występującej z wnioskiem o przyznanie kredytu, np. w zakresie dotyczącym wysokości jej wynagrodzenia, u pracodawcy tej osoby, może dojść do udostępnienia przez pracodawcę danych osobowych pracownika osobie nieupoważnionej. Pracodawca potencjalnego kredytobiorcy, w tym przypadku, nie może z całą pewnością stwierdzić, iż osoba telefonująca do niego w celu zweryfikowania danych rzeczywiście jest przedstawicielem banku, a więc osobą upoważnioną do pozyskania informacji na temat pracownika. Niewywiązywanie się przez pracodawcę z tego obowiązku może prowadzić do powstania odpowiedzialności karnej. Jest na nią narażony nie tylko ten, kto administrując zbiorem danych lub będąc obowiązany do ochrony danych osobowych udostępnia je osobom nieupoważnionym, ale również ten, kto choćby dostęp osobom nieupoważnionym do tych danych umożliwia. Sankcją za powyższe może być nawet kara pozbawienia wolności do lat 2.”. Pismo GIODO   1 października 2004 r.; sygn. NB-BPN-I-077-15/05.

• Kwota minimalna nie powoduje naruszenia dyscypliny finansów
• Szkolenie bhp w czasie urlopu? Pracownik jest na urlopie, a pracodawca organizuje szkolenie bhp dla całej firmy
• Co kontroluje PIP, ZUS i urząd skarbowy przy umowach zlecenia

Pracownik na urlopie – jak zgodnie z prawem go odwołać z urlopu

Experto24.pl

Mon, 27 Mar 2017 13:18:06 +0200

Odwołanie z urlopu musi być dokonane w sposób wyraźny i jednoznaczny, a pracownik przebywający na urlopie nie musi stale śledzić środków komunikacji elektronicznej pod kątem ewentualnego odwołania z urlopu wypoczynkowego. Potwierdził to Sąd Najwyższy w wyroku z 8 marca 2017 r. (sygn. akt II PK 26/16).

Odwołanie z urlopu ma charakter oświadczenia woli pracodawcy. Tym samym zastosowanie odpowiednie mają tu przepisy Kodeksu cywilnego. Istotnym elementem jest więc przekazanie treści odwołania w sposób jasny i nie budzący wątpliwości. Adresat oświadczenia nie musi bowiem dokonywać sam wykładni oświadczenia woli pracodawcy, gdy nie jest ono jednoznaczne lub doszło do zakłóceń w jego przekazywaniu. Jeżeli oświadczenie nie zostało jednoznacznie złożone lub doszło do zakłóceń przy jego przekazywaniu, obowiązuje zasada z art. 61 § 1 kc, zgodnie z którą oświadczenie jest złożone z chwilą, gdy doszło do niej w taki sposób, że osoba będąca jego adresatem mogła zapoznać się z jego treścią.

Jeżeli nie było możliwości zapoznania się lub możliwość ta została zakłócona w tym stopniu, że oświadczenia nie dało się jednoznacznie odebrać – oświadczenie nie zostało złożone.

Dalszą kwestią jest przyjęcie formy elektronicznej dla złożenia oświadczeń woli. Zgodnie z art. 61 § 2 kc oświadczenie woli wyrażone w postaci elektronicznej jest złożone innej osobie z chwilą, gdy wprowadzono je do środka komunikacji elektronicznej w taki sposób, żeby osoba ta mogła zapoznać się z jego treścią. Kwestią istotną jest możliwość odebrania takiego oświadczenia. Tu również pierwszeństwo mają przepisy prawa pracy.

Odwołanie z urlopu musi być przekazane w formie elektronicznej tak by adresat był w stanie odebrać i odczytać taką wiadomość. Ale jednocześnie, jeżeli pracownik przebywa na urlopie, to nie ma obowiązku ciągłego śledzenia sygnałów od pracodawcy. Zatem opóźnienie w dotarciu pracownika do maila, gdy tenże pracownik jest na urlopie i nie odbiera poczty elektronicznej codziennie, nie wpływa na stosunek pracy ani na uprawnienia czy obowiązki pracownicze. Jeżeli pracownik urlopowany później odbierze maila (np. po 1 lub 2 dniach, to nie można wyciągać wobec niego konsekwencji służbowych, a tym bardziej zwalniać dyscyplinarnie.

• Nowy wzór wniosku o wydanie interpretacji indywidualnej
• Samochód, telefon, prywatne narzędzia – jakie umowy zawierać z pracownikami
• Pracownik składa oświadczenie PIT-2 na nowym formularzu

świadczenia urlopowe

Nowy wzór wniosku o wydanie interpretacji indywidualnej

Experto24.pl

Tue, 21 Mar 2017 14:05:48 +0100

Od 1 marca br. obowiązuje nowy wzór wniosku o wydanie interpretacji indywidualnej prawa podatkowego. Zmiana dotyczy organu uprawnionego do wydania takiej interpretacji. Jak więc wypełnić i złożyć taki wniosek? Od 1 marca br. składa się wniosek na formularzu w wersji ORD-IN₍₈₎.

Jak wypełnić wniosek o interpretację indywidualną

1. krok. Wypełnienie wniosku – gotową instrukcję krok po kroku znajdą Państwo w 174 numerze dwutygodnika Wynagrodzenia w Twojej firmie.

2. krok. Sprawdzenie poprawności wniosku

Przed złożeniem wniosku o wydanie indywidualnej interpretacji przepisów prawa podatkowego wnioskodawca powinien sprawdzić, czy:

• podał swój NIP na wniosku (na druku opłaty);
• przedstawił wyczerpująco stan faktyczny lub zdarzenie przyszłe;
• precyzyjnie zadał pytanie;
• podał oznaczenia przepisu prawnego, który podlega interpretacji;
• przedstawił swoją ocenę prawną;
• podpisał wniosek;
• załączył pełnomocnictwo lub inny dokument, z którego wynika prawo do występowania w imieniu wnioskodawcy.

3. krok. Opłacenie wniosku

W odniesieniu do opłaty warto pamiętać, że wniosek o wydanie interpretacji indywidualnej podlega opłacie w wysokości 40 zł, którą należy wpłacić w terminie 7 dni od dnia złożenia wniosku. Jeżeli w jednym wniosku wystąpią odrębne stany faktyczne lub zdarzenia przyszłe, pobiera się opłatę od każdego przedstawionego we wniosku odrębnego stanu faktycznego lub zdarzenia przyszłego. Zwrot nienależnej opłaty następuje nie później niż w terminie 7 dni od dnia zakończenia postępowania w sprawie wydania interpretacji.

Jeżeli w jednym wniosku opisano kilka stanów faktycznych lub zdarzeń przyszłych, które mają zostać wyjaśnione, opłatę należy wnieść za każdy opisany stan faktyczny lub zdarzenie przyszłe. Opłatę wnosi się na rachunek Krajowej Informacji Skarbowej:

25 1010 1212 0064 6422 3100 0000

4. krok. Wysłanie wniosku

Organem właściwym do wydania interpretacji jest dyrektor Krajowej Informacji Skarbowej (ul. Teodora Sixta 17, 43-300 Bielsko-Biała). Przed 1 marca br. interpretacje wydawało 5 wyznaczonych dyrektorów izb skarbowych.

• Art. 14b § 3, art. 14d § 1, art. 14f, art. 14g, art. 138f, art. 145 ustawy z 29 sierpnia 1997 r. – Ordynacja podatkowa (tekst jedn. Dz.U. z 2017 r. poz. 201).
• Art. 233 § 1 w związku z § 6 ustawy z dnia 6 czerwca 1997 r. – Kodeks karny (Dz. U. z 2016 r. poz. 1137 ze zm.).
• Rozporządzenie ministra rozwoju i finansów z 17 lutego 2017 r. w sprawie wzoru wniosku o wydanie interpretacji indywidualnej oraz sposobu uiszczenia opłaty za wniosek (Dz.U. z 2017 r. poz. 343).

• Samochód, telefon, prywatne narzędzia – jakie umowy zawierać z pracownikami
• Pracownik składa oświadczenie PIT-2 na nowym formularzu
• Oświadczenie PIT-2 dotyczy kwoty wolnej od podatku

interpretacja indywidualna

Samochód, telefon, prywatne narzędzia – jakie umowy zawierać z pracownikami

Experto24.pl

Mon, 20 Feb 2017 09:23:42 +0100

Pracodawca potrzebuje do wykonywania swojej działalności różnego rodzaju składników majątku. Niektóre z nich stanowią jego własność lub pozostają w jego dyspozycji, ale czasem też korzysta ze składników majątku stanowiących własność pracownika. Zasady korzystania z obu grup składników majątku powinna regulować zawarta z pracownikiem umowa.

Pracownik składa oświadczenie PIT-2 na nowym formularzu

Experto24.pl

Wed, 18 Jan 2017 09:14:08 +0100

Do dochodów (przychodów) uzyskanych od 1 stycznia 2017 r. pracodawca przyjmuje od pracownika 3 nowe wzory oświadczeń podatkowych. Są to PIT-2₍₅₎, PIT-2A₍₅₎ i PIT-3₍₅₎. Nie dotyczy to sytuacji, gdy przed 12 stycznia 2017 r. płatnik otrzymał od pracownika oświadczenia na formularzach dotychczasowych. Oznacza to, że pracodawca powinien przyjąć oświadczenie na starym formularzu, jeśli pracownik złożył je przed 12 stycznia.

Zmiana wzorów formularzy obowiązuje od 12 stycznia 2017 r. i jest związana z wprowadzeniem od 1 stycznia 2017 r. art. 27 ust. 1b ustawy o PIT, zgodnie z którym przy obliczaniu zaliczek na podatek dochodowy w przypadku podatników, których dochody:

• nie przekroczą kwoty stanowiącej górnej granicy pierwszego przedziału skali podatkowej, tj. 85.528 zł – kwota zmniejszająca podatek wynosi 556,02 zł rocznie,
• przekroczą kwotę 85.528 zł – zaliczki nie pomniejsza się o kwotę zmniejszającą podatek.

Co oznacza dla pracodawcy, że pracownik złoży oświadczenie PIT-2

Złożenie tego formularza przez pracownika pracodawcy spowoduje, że pracodawca będzie pomniejszał zaliczki na podatek o kwotę wolną, która wynosi 46,33 zł miesięcznie. Z oświadczenia tego powinno wynikać, że:

• pracownik nie otrzymuje emerytury lub renty za pośrednictwem płatnika,
• pracownik nie osiąga dochodów z tytułu członkostwa w rolniczej spółdzielni produkcyjnej lub innej spółdzielni zajmującej się produkcją rolną,
• pracownik nie osiąga dochodów, od których jest obowiązany opłacać zaliczki na podstawie art. 44 ust. 3 ustawy o PIT, tj. z działalności gospodarczej oraz z najmu lub dzierżawy opodatkowanych według skali podatkowej,
• pracownik nie otrzymuje świadczeń pieniężnych od organu zatrudnienia lub od biura terenowego Funduszu Gwarantowanych Świadczeń Pracowniczych,
• ten zakład pracy jest właściwy do stosowania tego zmniejszenia (art. 32 ust. 3 ustawy o PIT).

Oświadczenie PIT-2 należy złożyć przed pierwszą wypłatą wynagrodzenia w roku podatkowym. Nie składa się go, jeśli stan faktyczny wynikający z oświadczenia złożonego w latach poprzednich nie uległ zmianie. Jeśli pracownik powiadomił pracodawcę o zmianach stanu faktycznego wynikającego z oświadczenia, pracodawca przestaje zmniejszać zaliczki o kwotę wolną od podatku.

Jeśli pracownik złoży PIT-2 w 2017 r. przed pierwszą styczniową wypłatą wynagrodzenia, pracodawca uwzględni kwotę wolną w rozliczeniu zaliczki na podatek już za styczeń 2017 r.

Jeżeli pracownik złoży PIT-2 „po terminie”, czyli po wypłacie pierwszego wynagrodzenia w roku podatkowym, wywołuje to skutki na cały rok podatkowy. Pracodawca nie potrąci wówczas kwoty wolnej od podatku.

Termin wypłaty wynagrodzenia to 15 stycznia. Pracownik złożył PIT-2 przed wypłatą pierwszego wynagrodzenia.

1. wariant: Pracownik złożył PIT-2 10 stycznia. Mógł to zrobić na starym formularzu.

2. wariant: Pracownik złożył PIT-2 13 stycznia. Może to zrobić już na nowym formularzu.

Oświadczenie PIT-2A

Oświadczenie PIT-2A dotyczy zmniejszenia miesięcznej zaliczki o kwotę wolną od podatku w przypadku świadczeń osób m.in.:

• otrzymujących stypendium,
• tymczasowo aresztowanych otrzymujących należności za pracę,
• otrzymujących świadczenie integracyjne (art. 35 ust. 4 ustawy o PIT).

Oświadczenie PIT-3

Jest to oświadczenie osoby otrzymującej zasiłki pieniężne z ubezpieczenia społecznego (przez okres pełnego miesiąca kalendarzowego) do celów obliczania miesięcznych zaliczek na podatek dochodowy od osób fizycznych.

• Art. 27 ust. 1b ustawy z 26 lipca 1991 r. o podatku dochodowym od osób fizycznych (tekst jedn. Dz.U. z 2016 r. poz. 2032 ze zm.).
• Rozporządzenie ministra rozwoju i finansów z 3 stycznia 2017 r. zmieniające rozporządzenie w sprawie określenia niektórych wzorów oświadczeń, deklaracji i informacji podatkowych obowiązujących w zakresie podatku dochodowego od osób fizycznych (Dz.U. z 2017 r. poz. 58).

• Elektroniczne ZUS ZLA – sprawdź, czy również w Twojej firmie
• Protokół kontroli ZUS – wskazówki dla płatnika składek
• ZUS już informuje ubezpieczonych o stanie konta

odliczenia w PIT

Oświadczenie PIT-2 dotyczy kwoty wolnej od podatku

Experto24.pl

Tue, 20 Dec 2016 08:54:20 +0100

Jeśli chodzi o oświadczenie PIT-2₍₄₎, złożenie tego formularza przez pracownika pracodawcy spowoduje, że pracodawca będzie pomniejszał zaliczki na podatek o kwotę wolną, która wynosi 46,33 zł miesięcznie.

Na podstawie art. 32 ust. 3 ustawy o PIT z oświadczenia tego powinno wynikać, że:

• pracownik nie otrzymuje emerytury lub renty za pośrednictwem płatnika,
• pracownik nie osiąga dochodów z tytułu członkostwa w rolniczej spółdzielni produkcyjnej lub innej spółdzielni zajmującej się produkcją rolną,
• pracownik nie osiąga dochodów, od których jest obowiązany opłacać zaliczki na podstawie art. 44 ust. 3 ustawy o PIT, tj. z działalności gospodarczej oraz z najmu lub dzierżawy opodatkowanych według skali podatkowej,
• pracownik nie otrzymuje świadczeń pieniężnych od organu zatrudnienia lub od biura terenowego Funduszu Gwarantowanych Świadczeń Pracowniczych,
• ten zakład pracy jest właściwy do stosowania tego zmniejszenia.

Poza tym w odniesieniu do oświadczenia PIT-2:

1. należy je złożyć przed pierwszą wypłatą wynagrodzenia w roku podatkowym,
2. nie składa się go, jeśli stan faktyczny wynikający z oświadczenia złożonego w latach poprzednich nie uległ zmianie; jeśli pracownik powiadomił pracodawcę o zmianach stanu faktycznego wynikającego z oświadczenia, pracodawca przestaje zmniejszać zaliczki o kwotę wolną od podatku.

Zaliczkę obliczoną w sposób określony w art. 38 ust. 1 pkt 1, ust. 1a i 2 ustawy o PIT pomniejsza się o kwotę stanowiącą 1/12 kwoty zmniejszającej podatek, o której mowa w art. 27 ust. 1b pkt 1 ustawy o PIT, jeżeli pracownik przed pierwszą wypłatą wynagrodzenia w roku podatkowym złoży zakładowi pracy oświadczenie według ustalonego wzoru (art. 32 ust. 3 ustawy o PIT). Takie brzmienie przepis ten ma od 1 stycznia 2017 r. Oznacza to, że obliczając zaliczki ze stosunku pracy (innego pokrewnego) od dochodu nieprzekraczającego 85.528 zł potrąca się kwotę zmniejszającą podatek, która nadal wynosi 46,33 zł. Zmienił się jedynie przepis odwołujący do wysokości tej kwoty.

Warto też wspomnieć o oświadczeniu PIT-2A, które dotyczy zmniejszenia miesięcznej zaliczki o kwotę wolną od podatku w przypadku świadczeń osób m.in. otrzymujących stypendium, tymczasowo aresztowanych otrzymujących należności za pracę, otrzymujących świadczenie integracyjne (art. 35 ust. 4 ustawy o PIT). Do przepisu tego w nowym brzmieniu dodano zdanie drugie, zgodnie z którym płatnicy określeni w art. 35 ust. 1 pkt 1, 2, 4 i 7 ustawy o PIT u podatników, których dochody przekroczą 85.528 zł, zaliczki nie pomniejszają o kwotę zmniejszającą podatek.

Ponadto, warto wspomnieć o zaliczkach od przychodów z tytułu świadczeń wypłacanych z (art. 35 ust. 1 pkt 3 i 3a ustawy o PIT):

• Funduszu Pracy przez organy zatrudnienia;
• Funduszu Gwarantowanych Świadczeń Pracowniczych przez wojewódzkie urzędy pracy.

Zaliczkę od tych przychodów pobiera się, stosując najniższą stawkę podatkową określoną w skali podatkowej (28%) pomniejszoną o kwotę 46,33 zł (art. 35 ust. 5 ustawy o PIT). Od 1 stycznia do poboru tych zaliczek stosuje się odpowiednio przepisy:

• art. 27 ust. 1b pkt 2 ustawy o PIT (w przypadku podatników, których dochody przekroczą 85.528 zł zaliczki nie pomniejsza się o kwotę zmniejszającą podatek);
• art. 32 ust. 1e ustawy o PIT (jeżeli podatnik złoży płatnikowi oświadczenie, że za dany rok jego dochody przekroczą kwotę 85.528 zł, płatnik pobiera zaliczki począwszy od miesiąca następującego po miesiącu, w którym zostało złożone oświadczenie, bez pomniejszania o kwotę stanowiącą 1/12 kwoty zmniejszającej podatek) – oświadczenie znajdą Państwo w poradniku Płace w firmie.

• Zmiany w wypłacie wynagrodzeń
• Jak pracodawca powinien rozliczać się z PFRON
• Wypłatę wynagrodzenia trzeba udokumentować

odliczenia w PIT

Zmiany w wypłacie wynagrodzeń

Experto24.pl

Mon, 21 Nov 2016 21:28:51 +0100

Mimo że powszechną praktyką stało się wypłacanie wynagrodzeń na rachunek pracownika, przepisy nadal wymagają dla tego sposobu rozliczenia uprzedniej zgody zatrudnionego. Wkrótce ma się to jednak zmienić.

Obowiązujące przepisy jako zasadę przyjmują wypłacanie wynagrodzenia w formie pieniężnej, do rąk uprawnionego pracownika. Dopiero w przypadku, gdy odmienne zapisy zawiera układ zbiorowy pracy lub gdy pracownik wyrazi na to zgodę na piśmie, wynagrodzenie za pracę może być spełnione w inny sposób, np. przelewem na konto bankowe.

Pracownik odmawia – trzeba wypłacić w gotówce

Pracodawca nie może zmusić pracownika do wyrażenia zgody na wypłatę wynagrodzenia inną niż do rąk własnych. Jeżeli pracownik z jakiś powodów nie chce, by wypłata jego pensji była realizowana na konto, pracodawca musi zapewnić mu wypłatę w formie gotówkowej, np. w kasie zakładu.

Co więcej, z orzecznictwa wynika, że pracownik – bez żadnych konsekwencji w stosunku do niego ze strony pracodawcy – może wycofać wcześniej wyrażoną zgodę na bezgotówkowe przekazywanie wynagrodzenia lub zmienić dyspozycję w tym zakresie. Zachowanie takie nie narusza bowiem obowiązku lojalności wobec pracodawcy (por. wyrok Sądu Najwyższego z 21 lutego 2002 r., sygn. akt: I PKN 917/00).

Obecnie więc dopiero złożenie przez pracownika oświadczenia o zgodzie na wypłatę wynagrodzenia w formie bezgotówkowej, umożliwia przekazywanie jego pensji na rachunek bankowy.

Uprzednia zgoda nie będzie potrzebna

Zmianę w tym zakresie przewiduje przygotowywany przez Ministerstwo Rozwoju projekt ustawy o zmianie niektórych ustaw w związku ze skróceniem okresu przechowywania akt pracowniczych oraz ich elektronizacją (z 4 listopada 2016 r.). W jednym z zapisów przewiduje on modyfikację w zakresie sposobu wypłaty wynagrodzeń pracownikom.

Zgodnie z nowym brzmieniem art. 86 § 3 kp co do zasady wynagrodzenie wypłacane będzie na wskazany przez pracownika rachunek płatniczy. Wypłata wynagrodzenia do rąk własnych będzie natomiast następowała w sytuacji, gdy pracownik złoży pracodawcy w tej sprawie wniosek w formie pisemnej lub elektronicznej.

Projekt zmian znajduje się obecnie w konsultacjach publicznych. Zmiany miałyby zacząć obowiązywać od 1 czerwca 2017 r.

• Zmiany w umowach o pracę od 1 września – PIP może sprawdzić Twoją firmę
• Jak pracodawca powinien rozliczać się z PFRON
• Wypłatę wynagrodzenia trzeba udokumentować

wynagrodzenie

Zmiany w umowach o pracę od 1 września – PIP może sprawdzić Twoją firmę

Experto24.pl

Mon, 08 Aug 2016 08:31:02 +0200

Od 1 września tego roku pisemna umowa o pracę lub pisemne potwierdzenie ustaleń związanych z zawarciem umowy o pracę, będzie musiała być wręczona pracownikowi jeszcze przed dopuszczeniem go do pracy. Drugi egzemplarz będzie musiał posiadać pracodawca. Nowe przepisy ułatwią działanie Państwowej Inspekcji Pracy.

Do 31 sierpnia 2016 r. przepisy dopuszczają możliwość przedstawienia pracownikowi umowy na piśmie do końca 1. dnia pracy (art. 29 § 2 kp). Zmieni się to od 1 września. Przed dopuszczeniem do pracy pracodawca będzie miał także obowiązek zapoznać każdego pracownika z treścią regulaminu pracy (art. 104³ § 2 kp), a pracowników młodocianych – również z obowiązującym w zakładzie pracy wykazem prac lekkich (art. 200¹ § 5 kp).

Posiadanie pisemnej umowy o pracę albo pisemnego potwierdzenia podstawowych ustaleń związanych z zawarciem umowy o pracę w formie innej niż pisemna ma ułatwi pracownikom dochodzenie przysługujących im świadczeń i uprawnień ze stosunku pracy, a także korzystanie z ochrony gwarantowanej przez przepisy ubezpieczeń społecznych.

Do tej pory wielokrotnie podczas kontroli PIP dochodziło do nadużyć. Osoby nieposiadające umowy wskazywane były jako pracujące 1. dzień. Według informacji PIP w 2014 roku nielegalne zatrudnienie, polegająca na powierzeniu pracy bez potwierdzenia na piśmie rodzaju umowy i jej warunków oraz niezgłoszeniu osoby zatrudnionej do ubezpieczenia społecznego stwierdzono w 18% kontrolowanych podmiotów.

Za brak pisemnego potwierdzenia warunków umowy przed dopuszczeniem pracownika do pracy PIP będzie mogła nałożyć na pracodawcę grzywnę (art. 281 pkt 2 kp). Pozostanie ona w niezmienionej wysokości – od 1 do 30.000 zł – z tym że inspektorom pracy łatwiej będzie udowodnić nielegalne zatrudnienie.

Prowadzę małą firmę i mam pytanie czy konieczność potwierdzania od 1 września br. pracownikowi na piśmie warunków umowy o pracę przed dopuszczeniem go do pracy będzie dotyczyć również kolejno następujących po sobie umów? A może mające wejść w życie zmiany odnosić się będą tylko do pierwszej umowy o pracę, zwieranej przy zatrudnianiu pracownika? Kiedy należy zawrzeć umowę przy przyjmowaniu pracownika do pracy od 1 września 2016 r.? Mam jeszcze wątpliwość dotyczącą umowy o pracę na czas określony. Z jednym z pracowników podpisałem terminową umowę, która będzie trwać do 20 października 2016 r. Czy jeśli nie chcę dalej go zatrudniać, to czy muszę wręczać mu wypowiedzenie czy też wystarczy, że poinformuję go o tym, że umowa nie zostanie przedłużona?

Po nowelizacji przepisów każdy pracownik będzie musiał jeszcze przed podjęciem pracy mieć umowę na piśmie albo potwierdzone w formie pisemnej jej warunki. Przewidziane w tym zakresie modyfikacje nie ograniczają się wyłącznie do 1. umowy o pracę zawieranej z podwładnym. Przy zatrudnianiu pracownika od 1 września 2016 r. umowę o pracę trzeba zawrzeć z nim najpóźniej tego samego dnia przed dopuszczeniem go do wykonywania obowiązków służbowych. Jeśli chodzi o ostatnią część zapytania, to wystarczy, że poinformują Państwo zatrudnionego, że 20 października będzie ostatnim dniem jego pracy.

Od początku września 2016 roku zacznie obowiązywać regulacja, w myśl której każdy pracownik będzie musiał otrzymać – przed rozpoczęciem pracy – pisemną umowę o pracę lub pisemne potwierdzenie podstawowych ustaleń związanych z zawarciem umowy o pracę, jeśli nie została ona zawarta na piśmie. Do 31 sierpnia umowę o pracę zawiera się na piśmie, a jeśli do tego nie dochodzi to pracodawca powinien najpóźniej w dniu rozpoczęcia pracy przez zatrudnionego, potwierdzić mu na piśmie ustalenia co do stron umowy, rodzaju umowy oraz jej warunków. Oznacza to, że takie potwierdzenie może zostać dostarczone pracownikowi do końca pierwszego dnia pracy. Niestety taki stan rzeczy prowadzi nierzadko do nadużyć ze strony pracodawców, którzy podczas kontroli inspekcji pracy w odniesieniu do osób, które nie mają umowy, często wskazują je jako pracujące pierwszy dzień.

Zmiana przepisów ma na celu ukrócenie powyższego procederu. Co ważne, ustawodawca nigdzie nie zastrzegł, że nowe rozwiązanie ma być stosowane wyłącznie w stosunku do pierwszych umów o pracę podpisywanych przy zatrudnianiu pracownika.

Ustawa z 13 maja 2016 r. o zmianie ustawy – Kodeks pracy (Dz.U. z 2016 r. poz. 910).

• Jak pracodawca powinien rozliczać się z PFRON
• Wypłatę wynagrodzenia trzeba udokumentować
• Kwota wolna od podatku – najważniejsze zasady

umowa o pracę, kontrola pip