Wypłatę wynagrodzenia trzeba udokumentować

Data: 04-07-2016 r.

Przed przystąpieniem do obliczania płac trzeba wiedzieć, jakie dokumenty są niezbędne, aby bezpiecznie przystąpić do niełatwego zadania, jakim jest rozliczanie należności ze stosunku pracy.

Dokumenty te można podzielić na grupy (podział ten wynika z praktyki).

1)    źródła prawa, określające podstawowe zasady ustalania i obliczania należności. Do nich należą przepisy prawne i przepisy wewnętrzne (np. regulamin wynagradzania, zasady premiowania, normy przyznawania ekwiwalentów za pranie, odzież roboczą, itp.).

2)    dokumenty pracownicze, z których wynikają:

  • indywidualne stawki i zasady wynagradzania oraz sposób ich wypłacania,
  • prawa do świadczeń innych niż wynagrodzenie,
  • zobowiązania egzekucyjne i inne,
  • informacje o prawach i obowiązkach pracownika w zakresie podatku dochodowego i ubezpieczeń społecznych.

3)    dokumenty okresowe, czyli te, na podstawie których obliczamy wynagrodzenie za dany okres (miesiąc, okres rozliczeniowy, lub inny, jeżeli zasady wynagradzania w danej firmie przewidują wypłaty niektórych składników za okresy dłuższe niż miesiąc),

4)    dokumenty dotyczące należności wypłaconych w poprzednich miesiącach (listy płac, karty zarobkowe) niezbędne do obliczenia wynagrodzeń wyliczanych na podstawie średniej z poprzednich miesięcy (wynagrodzenia za urlop, chorobę, itp.)

Jak sporządzać kartę wynagrodzeń (kartę zarobkową)

Po zakończeniu obliczeń list płac za dany miesiąc musimy zsumować wszystkie uzyskane przez pracownika przychody, składki na ubezpieczenia społeczne i ubezpieczenie zdrowotne oraz zaliczki na podatek dochodowy. Następnie sumy te wpisuje się do karty wynagrodzeń. Obowiązek ten wynika z § 8 pkt 2 rozporządzenia w sprawie zakresu prowadzenia przez pracodawców dokumentacji w sprawach związanych ze stosunkiem pracy oraz sposobu prowadzenia akt osobowych pracownika.

Kartę wynagrodzeń można prowadzić w formie elektronicznej i wydrukować dopiero na koniec roku kalendarzowego. Kartę prowadzi się odrębnie dla każdego pracownika i – wraz z aktami osobowymi – przechowuje przez 50 lat, licząc od dnia zakończenia pracy u danego pracodawcy (art. 125a ust. 4 ustawy emerytalnej).

Jeżeli w firmie wynagrodzenia wypłacane są w następnym miesiącu po tym, za który są należne (np. 10 lutego za styczeń), albo częściowo w ostatnim dniu miesiąca, a częściowo w miesiącu następnym, warto oprócz karty wynagrodzeń prowadzić pomocniczo także kartę przychodów. Zawiera ona dane o wynagrodzeniach wypłaconych w danym miesiącu (a także o potrącanych składkach na ubezpieczenia społeczne, ubezpieczenie zdrowotne i zaliczkach na podatek dochodowy), bez względu na okres jakiego dotyczą. Przychodem do opodatkowania, zgodnie z art. 11 ust. 1 ustawy o PIT, są bowiem pieniądze, wartości pieniężne lub wartość świadczeń w naturze otrzymane lub postawione do dyspozycji podatnika (pracownika). Przez postawienie do dyspozycji należy rozumieć możliwość pobrania wypłaty przez pracownika np. z kasy firmy czy możliwość pobrania tych kwot z konta bankowego.

Taki sposób prowadzenia dokumentacji znacznie ułatwia wyliczenie podstaw wymiaru składek na ubezpieczenia społeczne i ubezpieczenie zdrowotne, kwoty zaliczki do zapłaty za dany miesiąc, a po zakończeniu roku – sporządzenie dla pracowników informacji PIT-11 o osiągniętych dochodach lub rozliczenia rocznego pracownika w deklaracji PIT-40.

Jarosława Warszawska, Mericon Kadry Płace Doradztwo

Zaloguj się, aby dodać komentarz

Nie masz konta? Zarejestruj się »

Zobacz także

Oskładkowanie umów cywilnoprawnych – 11 odpowiedzi na pytania

pobierz

Okres zasiłkowy

pobierz

Jak rozliczać ekwiwalent za niewykorzystany urlop w 2017 roku

pobierz

Dokumenty ubezpieczeniowe – 8 odpowiedzi na pytania

pobierz

Polecane artykuły

Polecamy kancelarię:

  • Kancelaria Radcy Prawnego Małgorzata Suchecka

    al. Grunwaldzka 472D Lokal 1 Olivia Business Centre, Olivia Six (13. piętro), 80-309 Gdańsk

    Wyświetl wizytówkę
  • Kancelaria Prawna Iurisco Edyta Przybyłek

    ul. Zgrzebnioka 28, 40-520 Katowice

    Wyświetl wizytówkę
  • Kancelaria Radcy Prawnego Marcin Majcherczyk

    ul. Stawowa 4 lok. 39, 41-200 Sosnowiec

    Wyświetl wizytówkę
  • Buszan Suchecka Orłowski Adwokat Radcowie Prawni Sp.p.

    ul. Armii Krajowej 22/2, 81-849 Sopot

    Wyświetl wizytówkę
  • THE N.E.W.S. LAW CENTER Kancelaria Adwokatów i Radców Prawnych

    ul. Kazachska 1/89, 02-999 Warszawa

    Wyświetl wizytówkę
  • adwokat Wojciech Rudzki - kancelaria adwokacka

    Józefa Piłsudskiego 40/4 Kraków 31 - 111

    Wyświetl wizytówkę
  • KANCELARIA ADWOKACKA Adwokat Michał Gajda

    ul. Księcia Bogusława X 1/3, 70-440 Szczecin

    Wyświetl wizytówkę
  • Kancelaria Radcy Prawnego Robert Dudkowiak

    ul. Jana Pawła II 11 lok. 5, 62-300 Września

    Wyświetl wizytówkę
  • Kancelaria Adwokacka Adwokata Piotra Sęka

    ul. Narutowicza 44 lok. 20, 90-135 Łódź

    Wyświetl wizytówkę
  • Kancelaria Radców Prawnych ARVE M.Kusztan & R.Ponichtera Sp. K.

    ul. Czysta 4, 50-013 Wrocław

    Wyświetl wizytówkę
  • Kancelaria Radcy Prawnego Marek Foryś

    ul. Słupecka 9/1, Gdynia

    Wyświetl wizytówkę
  • Kancelaria MERITUM

    ulica Westerplatte 13/5, 31-033 Kraków

    Wyświetl wizytówkę
  • Kancelaria Radcy Prawnego Radosław Tymiński

    Łukowska 9 Lok. 126, 04-133 Warszawa

    Wyświetl wizytówkę
Array ( [docId] => 39188 )
Array ( [docId] => 39188 )

Array ( [docId] => 39188 )