Wypłatę wynagrodzenia trzeba udokumentować

Dokumenty te można podzielić na grupy (podział ten wynika z praktyki).

1)    źródła prawa, określające podstawowe zasady ustalania i obliczania należności. Do nich należą przepisy prawne i przepisy wewnętrzne (np. regulamin wynagradzania, zasady premiowania, normy przyznawania ekwiwalentów za pranie, odzież roboczą, itp.).

2)    dokumenty pracownicze, z których wynikają:

• indywidualne stawki i zasady wynagradzania oraz sposób ich wypłacania,
• prawa do świadczeń innych niż wynagrodzenie,
• zobowiązania egzekucyjne i inne,
• informacje o prawach i obowiązkach pracownika w zakresie podatku dochodowego i ubezpieczeń społecznych.

3)    dokumenty okresowe, czyli te, na podstawie których obliczamy wynagrodzenie za dany okres (miesiąc, okres rozliczeniowy, lub inny, jeżeli zasady wynagradzania w danej firmie przewidują wypłaty niektórych składników za okresy dłuższe niż miesiąc),

4)    dokumenty dotyczące należności wypłaconych w poprzednich miesiącach (listy płac, karty zarobkowe) niezbędne do obliczenia wynagrodzeń wyliczanych na podstawie średniej z poprzednich miesięcy (wynagrodzenia za urlop, chorobę, itp.)

Po zakończeniu obliczeń list płac za dany miesiąc musimy zsumować wszystkie uzyskane przez pracownika przychody, składki na ubezpieczenia społeczne i ubezpieczenie zdrowotne oraz zaliczki na podatek dochodowy. Następnie sumy te wpisuje się do karty wynagrodzeń. Obowiązek ten wynika z § 8 pkt 2 rozporządzenia w sprawie zakresu prowadzenia przez pracodawców dokumentacji w sprawach związanych ze stosunkiem pracy oraz sposobu prowadzenia akt osobowych pracownika.

Kartę wynagrodzeń można prowadzić w formie elektronicznej i wydrukować dopiero na koniec roku kalendarzowego. Kartę prowadzi się odrębnie dla każdego pracownika i – wraz z aktami osobowymi – przechowuje przez 50 lat, licząc od dnia zakończenia pracy u danego pracodawcy (art. 125a ust. 4 ustawy emerytalnej).

Jeżeli w firmie wynagrodzenia wypłacane są w następnym miesiącu po tym, za który są należne (np. 10 lutego za styczeń), albo częściowo w ostatnim dniu miesiąca, a częściowo w miesiącu następnym, warto oprócz karty wynagrodzeń prowadzić pomocniczo także kartę przychodów. Zawiera ona dane o wynagrodzeniach wypłaconych w danym miesiącu (a także o potrącanych składkach na ubezpieczenia społeczne, ubezpieczenie zdrowotne i zaliczkach na podatek dochodowy), bez względu na okres jakiego dotyczą. Przychodem do opodatkowania, zgodnie z art. 11 ust. 1 ustawy o PIT, są bowiem pieniądze, wartości pieniężne lub wartość świadczeń w naturze otrzymane lub postawione do dyspozycji podatnika (pracownika). Przez postawienie do dyspozycji należy rozumieć możliwość pobrania wypłaty przez pracownika np. z kasy firmy czy możliwość pobrania tych kwot z konta bankowego.

Taki sposób prowadzenia dokumentacji znacznie ułatwia wyliczenie podstaw wymiaru składek na ubezpieczenia społeczne i ubezpieczenie zdrowotne, kwoty zaliczki do zapłaty za dany miesiąc, a po zakończeniu roku – sporządzenie dla pracowników informacji PIT-11 o osiągniętych dochodach lub rozliczenia rocznego pracownika w deklaracji PIT-40.