Wypłatę wynagrodzenia trzeba udokumentować

Data: 04-07-2016 r.

Przed przystąpieniem do obliczania płac trzeba wiedzieć, jakie dokumenty są niezbędne, aby bezpiecznie przystąpić do niełatwego zadania, jakim jest rozliczanie należności ze stosunku pracy.

Dokumenty te można podzielić na grupy (podział ten wynika z praktyki).

1)    źródła prawa, określające podstawowe zasady ustalania i obliczania należności. Do nich należą przepisy prawne i przepisy wewnętrzne (np. regulamin wynagradzania, zasady premiowania, normy przyznawania ekwiwalentów za pranie, odzież roboczą, itp.).

2)    dokumenty pracownicze, z których wynikają:

3)    dokumenty okresowe, czyli te, na podstawie których obliczamy wynagrodzenie za dany okres (miesiąc, okres rozliczeniowy, lub inny, jeżeli zasady wynagradzania w danej firmie przewidują wypłaty niektórych składników za okresy dłuższe niż miesiąc),

4)    dokumenty dotyczące należności wypłaconych w poprzednich miesiącach (listy płac, karty zarobkowe) niezbędne do obliczenia wynagrodzeń wyliczanych na podstawie średniej z poprzednich miesięcy (wynagrodzenia za urlop, chorobę, itp.)

Jak sporządzać kartę wynagrodzeń (kartę zarobkową)

Kartę wynagrodzeń można prowadzić w formie elektronicznej i wydrukować dopiero na koniec roku kalendarzowego. Kartę prowadzi się odrębnie dla każdego pracownika i – wraz z aktami osobowymi – przechowuje przez 50 lat, licząc od dnia zakończenia pracy u danego pracodawcy (art. 125a ust. 4 ustawy emerytalnej).

Jeżeli w firmie wynagrodzenia wypłacane są w następnym miesiącu po tym, za który są należne (np. 10 lutego za styczeń), albo częściowo w ostatnim dniu miesiąca, a częściowo w miesiącu następnym, warto oprócz karty wynagrodzeń prowadzić pomocniczo także kartę przychodów. Zawiera ona dane o wynagrodzeniach wypłaconych w danym miesiącu (a także o potrącanych składkach na ubezpieczenia społeczne, ubezpieczenie zdrowotne i zaliczkach na podatek dochodowy), bez względu na okres jakiego dotyczą. Przychodem do opodatkowania, zgodnie z art. 11 ust. 1 ustawy o PIT, są bowiem pieniądze, wartości pieniężne lub wartość świadczeń w naturze otrzymane lub postawione do dyspozycji podatnika (pracownika). Przez postawienie do dyspozycji należy rozumieć możliwość pobrania wypłaty przez pracownika np. z kasy firmy czy możliwość pobrania tych kwot z konta bankowego.

Taki sposób prowadzenia dokumentacji znacznie ułatwia wyliczenie podstaw wymiaru składek na ubezpieczenia społeczne i ubezpieczenie zdrowotne, kwoty zaliczki do zapłaty za dany miesiąc, a po zakończeniu roku – sporządzenie dla pracowników informacji PIT-11 o osiągniętych dochodach lub rozliczenia rocznego pracownika w deklaracji PIT-40.

Jarosława Warszawska, Mericon Kadry Płace Doradztwo

Zaloguj się, aby dodać komentarz

Nie masz konta? Zarejestruj się »

Zobacz także

Oskładkowanie umów cywilnoprawnych – 11 odpowiedzi na pytania

pobierz

Okres zasiłkowy

pobierz

Jak rozliczać ekwiwalent za niewykorzystany urlop w 2017 roku

pobierz

Dokumenty ubezpieczeniowe – 8 odpowiedzi na pytania

pobierz

Polecane artykuły

Polecamy kancelarię:

Array ( [docId] => 39188 )
Array ( [docId] => 39188 )

Array ( [docId] => 39188 )