Obowiązki pracodawcy w pracy zdalnej

Dla niektórych wyobrażenie obowiązków pracodawcy w przypadku ustalenia, że praca będzie wykonywana w formie pracy zdalnej ogranicza się do obowiązku zapewnienia pracownikowi komputera. Jest to ogromne uproszczenie i nawet pobieżne zapoznanie się z zaprojektowaną nowelizacją Kodeksu pracy z pewnością wyprowadzi z błędu. Obowiązki pracodawcy to nie tylko wręczenie komputera i odesłanie do domu. 

Podstawowe obowiązki pracodawcy, które pojawiają się w związku z pracą zdalną, zostały określone w art. 67²⁴ znowelizowanego Kodeksu pracy. Przypomnijmy - prace nad ustawą nie zostały jeszcze ukończone. Jednak warto wiedzieć na co trzeba się przygotować, jeśli nowela wejdzie w życie. 

Zanim do pracy zdalnej w ogóle dojdzie, pracownik musi złożyć oświadczenie, że ma odpowiednie warunki techniczne i lokalowe. Jeśli tak, pracodawca musi zapewnić pracownikowi materiały i narzędzia pracy niezbędne do wykonywania pracy. Dotyczy to także urządzeń technicznych. Co za tym idzie, pracodawca jest zobowiązany także zagwarantować instalację, serwis i konserwację tych narzędzi. Jeśli nie ma takiej możliwości - będzie musiał pokryć niezbędne koszty takich działań. 

Ważne: Pracodawca będzie zobowiązany do pokrycia kosztów energii elektrycznej oraz usług telekomunikacyjnych niezbędnych do wykonywania pracy zdalnej. 

Regulamin świadczenia pracy zdalnej, porozumienie z organizacjami związkowymi bądź porozumienie zawarte bezpośrednio z pracownikiem może także wskazywać inne koszty związane z wykonywaniem pracy zdalnej, które pracodawca będzie pokrywał. 

Obowiązkiem pracodawcy jest również zapewnienie pracownikowi szkolenia i pomoc techniczną. 

Istnieje także możliwość wykorzystywania prywatnego sprzętu pracownika. Jeśli jednak pracownik wykonujący pracę zdalną będzie korzystał z narzędzi i materiałów, czy z urządzeń technicznych, niezapewnionych przez pracodawcę, to:
a) urządzenia i narzędzia muszą spełniać wymogi określone w Kodeksie pracy, m.in. dotyczące bezpieczeństwa i higieny pracy podczas ich używania oraz odpowiadać wymogom co do ergonomii
b) pracownikowi przysługuje ekwiwalent za ich używanie - jego wysokość powinna zostać określona z pracodawcą.

Ważne: Pracownik i pracodawca mogą ustalić, że zamiast pokrywania kosztów energii i usług telekomunikacyjnych, innych kosztów niezbędnych do wykonywania pracy zdalnej oraz ekwiwalentu za używanie prywatnych narzędzi będzie wypłacany ryczałt. 

Wysokość - zarówno ekwiwalentu jak i ryczałtu - powinna uwzględniać normy zużycia, ceny rynkowe materiałów i urządzeń, normy zużycia energii elektrycznej oraz koszt usług telekomunikacyjnych. 

Ważne: Zarówno narzędzia i materiały dostarczane pracownikowi wykonującemu pracę zdalną, jak i zwrot kosztów zużycia energii i usług telekomunikacyjnych a także ekwiwalent za używany sprzęt także wypłacane w formie ryczałtu nie stanowią przychodu w rozumieniu przepisów o podatku dochodowym od osób fizycznych.