Wpisy do książki obiektu budowlanego

Wpisy do książki obejmują następujące dane:

1. Podstawowe dane identyfikujące obiekt, wpisywane do tablicy nr 2:

   1. rodzaj obiektu i jego adres,

   2. nazwę lub imię i nazwisko właściciela i zarządcy,

   3. numer i datę sporządzenia protokołu odbioru obiektu do użytkowania,

   4. informacje dotyczące pozwolenia na użytkowanie obiektu,

   5. informacje o zmianach właściciela lub zarządcy oraz numer i datę protokołu przejęcia obiektu,

   6. wpis o zamknięciu książki oraz datę założenia książki lub jej kolejnego tomu;

2. Wykaz dokumentacji, w tym dokumentacji technicznej przekazanej właścicielowi (zarządcy) przy zakładaniu książki, oraz dane ogólne o obiekcie;

3. Plan sytuacyjny obiektu z zaznaczonymi granicami nieruchomości, określający również usytuowanie miejsc przyłączenia obiektu do sieci uzbrojenia terenu oraz armatury lub urządzeń przeznaczonych do odcięcia czynnika dostarczanego za pomocą tych sieci, a w szczególności gazu, energii elektrycznej i ciepła.

4. Informacje o:

a) protokołach z przeprowadzonych kontroli stanu technicznego obiektu, przeprowadzanych co najmniej raz do roku i co najmniej raz na 5 lat, o których mowa w art. 62 ust. 1 pkt 1 i 2 pb;

b) przeprowadzonych remontach i przebudowach obiektu, to jest:

• dokumentacja techniczna będąca podstawą do podjęcia decyzji o remoncie lub przebudowie (opinie techniczne, ekspertyzy, badania orzeczenia techniczne, audyty itp.),

• protokoły odbioru robót remontowych i przebudów,

• dokumentacja projektowa i wykonawcza remontów i przebudów,

•  pozwolenia na budowę.

  Wpis do książki powinien:

1. zawierać dane identyfikujące dokument będący przedmiotem wpisu, czyli:

• informacje co to za dokument (protokół, ekspertyza, dokumentacja techniczna itp.),

• datę sporządzania dokumentu,

• gdzie został sporządzony,

• czego dotyczy;

2. powinien określać osobę wystawiającą dokument - imię i nazwisko, uprawnienia, stanowisko/funkcja;

3. powinien określać w sposób zwięzły i jednoznaczny ważne ustalenia zawarte w dokumencie będącym przedmiotem wpisu - wpis nie jest streszczeniem dokumentu (nadmiar informacji jest określany mianem „szumu informacyjnego” i sprowadza się w efekcie do braku właściwej informacji, zgodnej z zapisem rozporządzenia), a z drugiej strony lakoniczny wpis, nieniosący żadnych merytorycznych informacji jest po prostu brakiem informacji (np. wpis typu: usterki jak w protolenie niesie żadnej informacji i jest niezgodny z zapisem rozporządzenia, równie dobrze mogłoby go nie być).

Wpisów do KOB dotyczących rodzaju obiektu i jego adresu oraz nazwy lub imienia i nazwiska właściciela i zarządcy (jeśli jest) może dokonać właściciel lub zarządca obiektu budowlanego, lub osoba przez nich upoważniona. Osoba ipowazniona jest wpisywana do tablicy nr 1 w książce. Takie sformułowanie przepisu rozporządzenia umożliwia każdemu (w tym osobie postronnej) dokonywanie pozostałych wpisów do książki i formalnie jest to dopuszczalne, aby inspektor nadzoru wykonujący okresową ocenę stanu technicznego budowlanego i sprowadzając z tej czynności protokół, dokonał stosownych wpisów do książki.

Niemniej jednak takie podejście do prowadzenia KOB oraz odpowiedzialności za prawidłowość i kompletność wpisów stoi w totalnej opozycji do wypracowanych w krajach zachodnich reguł prawidłowego zarządzania, ujętych np. w systemie TQM czy Normach ISO serii 9000. W organizacji (firmie, urzędzie, instytucji itd.) powinna być bowiem wyznaczona osoba uprawniona i odpowiedzialna za prowadzenie KOB i za dokonywanie w niej terminowo właściwych wpisów. Osoba taka ponosi imienną odpowiedzialność za brak wpisów, nieterminowość ich dokonywania, błędne lub nieprawidłowe wpisy. Do prowadzenia KOB osoba taka powinna mieć delegację pochodzącą w sposób bezpośredni lub pośredni od właściciela obiektu. Delegacja ta może być udzielona w formie odrębnego dokumentu (upoważnienie, pełnomocnictwo, polecenie służbowe), lub w zakresie uprawnień i odpowiedzialności pracownika.

Sprostowania błędów we wpisach do KOB dokonuje się poprzez przekreślenie wadliwego wpisu pojedynczą linią tak aby był czytelny przekreślony zapis, umieszczenia obok nowego lub poprawionego zapisu oraz daty i podpisu osoby dokonującej korekty (zmiany zapisu). Tę zasadę będzie można przyjąć przy korygowaniu zapisów znajdujących się w książce, np. gdy dotyczyć to będzie nazwy lub funkcji obiektu budowlanego, zmiany adresu właściciela obiektu lub adresu jego zarządcy.