Uczniowie z Ukrainy a ochrona danych osobowych

Zadaniem szkoły jako administratora danych osobowych jest przede wszystkim wybór właściwej podstawy przetwarzania danych. W zdecydowanej większości przypadków podstawą tą będzie art. 6 ust. 1 lit. c RODO (realizacja obowiązku prawnego).

W przypadku przyjmowania uczniów z Ukrainy do szkoły należy powołać się na:

• art. 6 ust. 1 lit. c RODO,
• art. 130 i n. Prawa oświatowego,
• § 3 rozporządzenia MEN z 23 sierpnia 2017 r. w sprawie kształcenia osób niebędących obywatelami polskimi oraz osób będących obywatelami polskimi, które pobierały naukę w szkołach funkcjonujących w systemach oświaty innych państw.

Szkoła w związku z przyjmowaniem uczniów z Ukrainy musi przekazać im informacje wymagane na podstawie art. 13 lub 14 RODO. W tym zakresie należy przede wszystkim zadbać o to, by klauzula była dostosowana do odbiorcy.

Ważne: Klauzula informacyjna powinna być sporządzona w języku zrozumiałym dla ucznia z Ukrainy (w praktyce zwykle ukraińskim lub rosyjskim). Sformułowania używane w klauzuli powinny być dostosowane do możliwości poznawczych ucznia. Należy przede wszystkim unikać skomplikowanych sformułowań prawnych.

Ważne:  O ileszkoła prowadzi rejestr czynności przetwarzania danych, powinna takie czynności jak przyjmowanie uczniów z Ukrainy uwzględniać w tym rejestrze.

W tych trudnych czasach zaleca się korzystanie ze wsparcia IOD. Inspektor ochrony danych może bowiem na bieżąco reagować na nowe potrzeby administratorów dotyczące ochrony danych osób z Ukrainy. Warto w szczególności pomyśleć o przeprowadzenie szkoleń dla pracowników szkoły.