Przechowywanie wykresówek i wydruków z tachografów cyfrowych

Data: 03-06-2013 r.

Firma powinna przechowywać wykresówki i wydruki z urządzeń rejestrujących przez co najmniej rok po ich użyciu. Jeżeli jednak są one jedyną, prowadzoną ewidencję czasu pracy kierowców, wówczas musi je przechowywać przez 3 lata od zakończenia roku, którego dotyczą.

Obowiązek przechowywania wykresówek i danych cyfrowych przez okres 12 miesięcy istnieje już od lat i nie został zmieniony. Przedsiębiorca jest zobowiązany do należytego zabezpieczania i przechowywania wykresówek, danych cyfrowych i dokumentów potwierdzających fakt nieprowadzenia pojazdu przez cały ten okres oraz do okazywania ich do kontroli.

Wątpliwość w tej kwestii może wzbudzać treść art. 25 ustawy z 16 kwietnia 2004 r. o czasie pracy kierowców, który nakazuje przechowywanie ewidencji czasu pracy kierowców przez 3 lata. Przepis ten dopuszcza prowadzenie tej ewidencji w jednej z następujących form:

  • wykresówki,
  • wydruki danych z karty kierowcy i tachografu cyfrowego,
  • pliki pobrane z karty kierowcy i tachografu cyfrowego,
  • inne dokumenty potwierdzające czas pracy i rodzaj wykonywanej czynności,
  • rejestry opracowane na podstawie tych dokumentów.

Jeżeli w danej firmie jedyną formę ewidencji czasu pracy stanowią wykresówki i dane cyfrowe, należy je przechowywać przez pełne 3 lata, pełnią bowiem funkcję ewidencji. Jeśli natomiast, oprócz wspomnianych dokumentów, prowadzona jest dodatkowa ewidencja, wówczas wykresówki i dane przechowuje się przez 12 miesięcy.

Odrębną kwestię stanowią zaświadczenia o nieprowadzeniu pojazdu. Obowiązek ich przechowywania w siedzibie przedsiębiorstwa nie wynika z żadnego przepisu prawa. Jednak z czystej ostrożności i zapobiegliwości warto przechowywać wraz z wykresówkami czy danymi również zaświadczenia, celem uzasadnienia braków w zapisach tachografów.

Roman Kozub, prawnik, były pracownik instytucji kontrolnej, pełnomocnik renomowanych firm transportowych

Opinie czytelników

Dodawanie komentarzy tylko dla zalogowanych użytkowników

Polecane artykuły

Zobacz także

Statystyczna karta wypadków – wzór dokumentu

pobierz

Protokół powypadkowy – wzór dokumentu

pobierz

Rejestr wypadków przy pracy – wzór dokumentu

pobierz

Informacje świadka wypadku przy pracy – wzór dokumentu

pobierz

Polecamy

1509