Elektroniczny obieg faktur wesprze księgowość… i nie tylko

Elektroniczny obieg faktur kosztowych to narzędzie, wykorzystywane do obsługi dokumentów księgowych w formie cyfrowej. Oprogramowanie umożliwia tworzenie faktur, ich przechowywanie, akceptację i przekazywanie zarówno w ramach firmy, jak i do zewnętrznych podmiotów.

Dokumenty mogą być tworzone w formie elektronicznej, lub skanowane i tym samym wprowadzane do systemu.

Cyfryzacja, która w tym konkretnym przypadku odnosi się do procesu fakturowania, pozwala na automatyzację powtarzalnych, ale czasochłonnych czynności. Skróceniu ulega czas, który potrzebny jest na obsługę danego dokumentu. Przykładowo, aby wprowadzić dane klienta, wystarczy odnaleźć go w bazie danych i przypisać do danej faktury. Z kolei w celu wyszukania faktury, wystarczy jedynie wprowadzić jej numer w systemie. Cyfryzacja uwalnia firmy od papierowych archiwów, w których poszukiwanie dokumentów może być problematyczne i pracochłonne.

Kolejny atutem jest minimalizacja błędów, które mogą wynikać z ręcznej obsługi faktur. W końcu każdy je popełnia, a jeśli dziennie obsługuje się ogromną liczbę dokumentów, prawdopodobieństwo takiej pomyłki znacznie się zwiększa. A jak to w przypadku faktur bywa, niezależnie czy jest to literówka w nazwie firmy klienta, nieaktualny adres albo błędny numer NIP, z reguły nie obejdzie się bez czasochłonnych poprawek. Faktury elektroniczne w bardzo dużym stopniu eliminują tego typu błędy.

Powyższe dwie zalety automatycznie tworzą kolejną - cyfryzacja zwiększa bowiem efektywność pracowników. Brak błędów czy możliwość błyskawicznego wprowadzania danych pozwala im zająć się innymi zadaniami lub obsłużyć większą liczbę dokumentów każdego dnia. Oprócz większej efektywności poprawia się też komfort pracy, ponieważ systemy często informują o ewentualnych pomyłkach (np. w postaci brakujących informacji) i zapobiegają ich powielaniu.

Na koniec zaleta bezpośrednio powiązana z ekologią. Faktury w formie elektronicznej to znaczne ograniczenie, a w przyszłości może i całkowite wyeliminowanie konieczności korzystania z papieru. Na wyprodukowanie około 10 tysięcy kartek potrzebne jest jedno drzewo, a dużej firmie wykorzystanie tylu arkuszy zajmuje kilka dni.Korzystanie z elektronicznego obiegu faktur eliminuje ten problem.

Mogłoby się wydawać, że elektroniczny obieg faktur to udogodnienie jedynie dla działów księgowości. Ale nic bardziej mylnego. Często w procesy zachodzące w organizacji zaangażowanych jest wiele działów - dlatego wdrożenie narzędzia wspierającego choć jeden z nich, ułatwi pracę w wielu pionach organizacji.

Programy fakturowe najczęściej da się zintegrować z systemami ERP. Dzięki temu znacznej poprawie ulega komunikacja pomiędzy różnymi działami w firmie. Do tej samej faktury dostęp może mieć pracownik zajmujący się administracją, sprzedażą, obsługą klienta, produkcją czy samą księgowością właśnie. Wszyscy oni korzystają z tej samej bazy danych mimo tego, że ich obowiązki diametralnie się od siebie różnią.

Elektroniczny obieg faktur przyspiesza więc wiele procesów, które zachodzą w przedsiębiorstwie. Przykładowo wyobraźmy sobie sytuację, do której może dojść, jeśli firma nie korzysta z dokumentów w formie cyfrowej. Do działu obsługi klienta dodzwania się kontrahent, który zgłasza błąd na fakturze. Konsultant musi więc najpierw skontaktować się z działem księgowości, by tam ktoś wyszukał odpowiednią fakturę , a następnie wprowadził korektę. Dopiero wtedy poprawna faktura zostaje wysłana do klienta, a ten może ją rozliczyć.

Jeśli jednak w firmie funkcjonuje elektroniczny obieg faktur, konsultant (jeśli tylko jest do tego uprawniony) może już podczas rozmowy telefonicznej z klientem wystawić korektę i przesłać ją np. w wiadomości e-mail. Sytuacja zostanie rozwiązana w zaledwie kilka minut, przy zaangażowaniu jednej osoby, a nie kilku działów.

Jeśli planujesz wdrożenie systemu, który zdigitalizuje procesy w Twojej firmie, zacznij od szczegółowej analizy potrzeb twojej organizacji. . Określ, jakie procesy chcesz zoptymalizować. Spróbuj także chociaż częściowo, zgodnie z planami rozwoju, przewidzieć, jakie usprawnienia mogą przydać się w przyszłości. Być może za rok lub kilka lat system, który planujesz wprowadzić, będzie wymagał nowych funkcji. W dobie szybkich zmian, warto wziąć pod uwagę maksymalnie elastyczne rozwiązanie, które łatwo można dostosować do nowych potrzeb.

Gdy już wybierzesz odpowiednie narzędzie, dostawca rozwiązania rozpocznie instalację i konfigurację systemu. Dostawca usługi ponadto przetestuje oprogramowanie w Twoim środowisku i wyeliminuje ewentualne usterki, które mogą pojawić się po rozpoczęciu korzystania z danych w formie cyfrowej. Pamiętaj, by wybrać takie rozwiązanie, którego dostawca oferuje wsparcie techniczne.

Ostatni etap to szkolenia pracowników. Im prędzej użytkownicy zdobędą wiedzę niezbędną do korzystania z systemu, tym szybciej wdrożenie zacznie przynosić efekty. Nie pomijaj szkolenia, ponieważ elektroniczne systemy są złożone i ewentualne braki wiedzy będą bezpośrednią przyczyną niskiej efektywności pracowników, co wpłynie także negatywnie na komfort ich pracy. Przeszkoleni, gotowi do pracy pracownicy szybko docenią zalety wdrożenia systemu do e-fakturowania, a ty będziesz mógł śledzić postępy prac i wzrost efektywności twoich zespołów. Elektroniczny obieg faktur - z korzyścią dla każdego

Elektroniczny obieg faktur kosztowych to rozwiązanie, które przyda się w każdej firmie. Pozwoli w dużym stopniu wyeliminować błędy, które pojawiają się przy obsłudze wersji papierowych, skrócić czas związany z księgowaniem i zminimalizuje koszty związane z fakturowaniem. Digitalizacja obiegu faktur z pewnością pozytywnie wpłynie na rozwój firmy.