Jak prawidłowo zarządzać procesem opracowywania dokumentacji cen transferowych

Kategoria: Finanse w firmie
Data: 08-12-2016 r.

Od paru lat korporacje zaczynają tworzyć wewnętrzną politykę odnośnie cen transferowych. Zawiera ona dość precyzyjny opis powstawania dokumentacji podatkowych oraz określa role i obowiązki poszczególnych działów firmy. Sprawne zarządzanie tym procesem sprawi, że przedsiębiorstwo nie przeoczy m.in. zmian w ustawie o CIT dotyczących cen transferowych, które wchodzą w życie z początkiem 2017 roku.

W warunkach obecnego zorientowania aparatu skarbowego na maksymalnie skuteczne pozyskiwanie środków finansowych od przedsiębiorstw w ramach obowiązującego prawa podatkowego, dokumentacje cen transferowych stają się nie tylko dodatkowym obowiązkiem w ramach CIT. Urastają one do rangi oddzielnego tematu, którym – w przypadku dużych grup kapitałowych – zarządza, często oddelegowany do tego celu. pracownik.

Tworzenie dokumentacji podatkowych jako finalnego opisu transakcji zachodzących pomiędzy podmiotami powiązanymi wymaga dużej systematyki działań i nie powinno odbiegać od zaleceń ustawy o CIT.

Krok 1. Uzyskaj dostęp na temat transakcji dokonywanych przez firmę

Specjalista do spraw cen transferowych będzie z reguły podlegał głównemu księgowemu lub też menedżerowi kierującemu działem podatków. Najistotniejsze jest przy tym, aby miał bieżący dostęp do informacji na temat transakcji dokonywanych przez przedsiębiorstwo.

W przypadku dużych korporacji możemy założyć, że będzie to przynajmniej kilkuset odbiorców i tyleż samo dostawców. Wiodące podmioty w grupach kapitałowych maja często kilka do kilkunastu spółek powiązanych, zależnych lub też stowarzyszonych, z którymi mogą dokonywać wielu różnego rodzaju transakcji. Dlatego tez osoba koordynująca CT powinna mieć dostęp do systemów operacyjnych umożliwiających przegląd wszelkich transakcji kupna/sprzedaży.

Trzeba również aktualizować listę podmiotów powiązanych, zarówno pod kątem powiązań kapitałowych, co jest stosunkowo proste, oraz uwzględniając powiązania osobowe, co może czasami nastręczać nieco problemów.

Struktura kapitałowa spółki jest zwykle łatwo dostępna np. w działach PR lub innych odpowiadających za politykę informacyjną. Z kolei powiązania osobowe mogą być ustalane na podstawie informacji uzyskanej bezpośrednio od kadry kierowniczej wyższego szczebla oraz członków rad nadzorczych, np. w formie oświadczenia o pełnieniu funkcji zarządczych w spółkach, z którymi przedsiębiorstwo dokonywało transakcji.

Zmiany w zarządach i radach nadzorczych w trakcie roku podatkowego mogą skutkować powstaniem powiązania nawet na kilka miesięcy, co wymaga uwagi i ewentualnego uwzględnienia w przypadku wysokich kwot transakcji.

Krok 2. Ustal, kto jest odpowiedzialny za dokumentację podatkową

Mając w ręku listę podmiotów powiązanych i zestawienie obrotów z nimi w podziale na poszczególne transakcje, należy określić osoby odpowiedzialne bezpośrednio za sporządzenie danej dokumentacji podatkowej. Z praktyki wynika, że w ramach grup kapitałowych dokumentację podatkową tworzy osoba z firmy powiązanej będącej sprzedającym towar lub usługę.

Warto jednak przedyskutować tę kwestię jeszcze przed końcem roku podatkowego. Może bowiem zdarzyć się, że w grupie kapitałowej nie ma prowadzonej wspólnej polityki CT. Wówczas dwaj pracownicy – w spółce sprzedającej oraz kupującej - będą tworzyć dokumentację dotyczącą tej samej transakcji.

Odmienne od tej praktyki są natomiast przypadki dokumentowania transakcji z firmami spoza grupy kapitałowej, czyli powiązanymi przez Skarb Państwa oraz transakcji zakupu od podmiotów mających swoje siedziby w tzw. rajach podatkowych. Ze względu na brak wspólnych ustaleń dokumentację przedsiębiorstwo będzie sporządzać zawsze we własnym zakresie.

Krok 3. Zadbaj o akceptację dokumentacji przez kupującego

Po otrzymaniu przez koordynatora procesu sporządzonych dokumentacji bardzo ważne jest, aby spółka będąca stroną kupującą zaakceptowała dokumentację.

Istotne są przy tym dwa elementy:

Wartość sprzedanych towarów bądź usług powinna być taka sama według kupującego i sprzedającego - co nie zawsze jest łatwe do uzgodnienia. W przypadku szerokiej współpracy regulowanej przez umowy ramowe, w ciągu roku może być wygenerowanych kilkaset faktur, korekt i poczynionych dodatkowo wiele ustaleń, które utrudnią po obu stronach uzyskanie identycznego wyniku.

Zgodność przez sprzedającego i kupującego co do opisu przebiegu procesu biznesowego zawartego w dokumentacji. Chodzi o opis funkcjonalności, ponoszonych ryzyk czy tez zaangażowanych aktywów. Może zdarzyć się sytuacja, że opis w jakimś punkcie będzie odbiegał od ustaleń umowy, która pierwotnie reguluje zasady dokonywania opisywanej transakcji. Rolą strony akceptującej stworzoną dokumentacją podatkową jest m.in. wychwycenie tego typu nieścisłości.

Krok 4. Nie zapomnij o koordynacji procesu w roku następnym

Dysponując już zestawem dokumentacji podatkowych za poprzedni rok należy przygotowywać się do koordynacji procesu w roku następnym, np. zacząć zbierać informacje o pojawiających się na bieżąco dodatkowych transakcjach z podmiotami powiązanymi, czy też śledzić zmiany w ustawodawstwie celem dostosowania wewnętrznych procedur, co ma niebagatelne znaczenie w kontekście zmian w ustawie o CIT dotyczących CT, wchodzących w życie z początkiem 2017 roku.

Łukasz Kułakowski, ekonomista

Zaloguj się, aby dodać komentarz

Nie masz konta? Zarejestruj się »

Zobacz także

Jak zatrzeć ślady po przeglądaniu Internetu?

pobierz

Biznesplan

pobierz

Wzór Polityki Bezpieczeństwa w ochronie danych osobowych

pobierz

Konfiguracja bezpieczeństwa. Windows 10

pobierz

Polecane artykuły

Polecamy kancelarię:

  • Kancelaria Prawna Iurisco Edyta Przybyłek

    ul. Zgrzebnioka 28, 40-520 Katowice

    Wyświetl wizytówkę
  • Kancelaria Radcy Prawnego Marcin Majcherczyk

    ul. Stawowa 4 lok. 39, 41-200 Sosnowiec

    Wyświetl wizytówkę
  • THE N.E.W.S. LAW CENTER Kancelaria Adwokatów i Radców Prawnych

    ul. Kazachska 1/89, 02-999 Warszawa

    Wyświetl wizytówkę
  • adwokat Wojciech Rudzki - kancelaria adwokacka

    Józefa Piłsudskiego 40/4 Kraków 31 - 111

    Wyświetl wizytówkę
  • Kancelaria Radcy Prawnego Robert Dudkowiak

    ul. Jana Pawła II 11 lok. 5, 62-300 Września

    Wyświetl wizytówkę
  • Kancelaria Adwokacka Adwokata Piotra Sęka

    ul. Narutowicza 44 lok. 20, 90-135 Łódź

    Wyświetl wizytówkę
  • Kancelaria Radców Prawnych ARVE M.Kusztan & R.Ponichtera Sp. K.

    ul. Czysta 4, 50-013 Wrocław

    Wyświetl wizytówkę
  • Kancelaria Radcy Prawnego Marek Foryś

    ul. Słupecka 9/1, Gdynia

    Wyświetl wizytówkę
  • Kancelaria MERITUM

    ulica Westerplatte 13/5, 31-033 Kraków

    Wyświetl wizytówkę
  • Kancelaria Radcy Prawnego Radosław Tymiński

    Łukowska 9 Lok. 126, 04-133 Warszawa

    Wyświetl wizytówkę
Array ( [docId] => 39813 )
Array ( [docId] => 39813 )

Array ( [docId] => 39813 )