Wstępna ocena opłacalności kontraktu handlowego - jak powinien wyglądać proces przygotowania oferty handlowej dla odbiorcy

Warunki handlowe decydują o atrakcyjności kontraktu dla kupującego. Natomiast sprzedający traktuje zazwyczaj je jako koszt podpisania kontraktu. Oczywiście tak jest, ale lepszym podejściem jest traktowanie tej części kontaktu jako narzędzia, które ma zachęcać do zwiększania sprzedaży. Warto więc rozważyć poniższe kroki przygotowujące do podpisania kontraktu.

Krok 1. Jakich błędów unikać przy negocjacjach warunków umowy

Przed podpisaniem kontraktu warto dobrze przygotować się do negocjacji. Niestety, często osoby odpowiedzialne za sprzedaż popełniają błąd polegający na tym, że najpierw ustalają z kupującym warunki handlowe oraz dodatkowe wsparcie finansowe, a następnie przynoszą gotową umowę do podpisania przez zarząd firmy. Takie podejście powinno być zmienione. Dlatego przed przystąpieniem do rozmów z klientem należy najpierw przygotować wstępny zarys warunków handlowych i zapisów umowy. Ten ogólny kształt umowy powinien być zaopiniowany wewnątrz firmy. Zaangażowany w to powinien być dział finansów, sprzedaży, prawny oraz logistyki.

W tym przypadku warunki należy skonsultować z działem finansów odpowiedzialnym za budżetowanie wydatków komercyjnych. Uchroni to firmę przed nieplanowanymi w budżecie wydatkami.

Krok 2. Dział finansowy koryguje wstępne założenia do umowy

Ponadto dział finansowy powinien pełnić rolę korygującą pierwotne założenia do umowy, tak aby jak najlepiej wspierała ona realizację głównego celu/ów firmy. Nie musi to wcale oznaczać ograniczania warunków handlowych, ale na przykład zmiany ich struktury lub zasad wypłaty. 

Krok 3. Dział logistyki określa minima logistyczne

Wpływ na kształt umowy powinien mieć również dział logistyki. Jeśli umowa dotyczy dostaw bezpośrednich do magazynu kupującego, należy określić jakie będą minima logistyczne, jak będzie wyglądał odbiór palet i innych opakowań, jakie dokumenty powinny towarzyszyć dostawie.

Krok 4. Dział prawny potwierdza zgodność umowy z obowiązującymi przepisami

Dział prawny natomiast powinien sprawdzić zgodność umowy z obowiązującymi przepisami. Bardzo dobrym rozwiązaniem jest przygotowanie przez dział prawny standardowego formularza umowy. Taka umowa może oczywiście być zmieniana. Zdarza się również, że to kupujący chce aby wykorzystać jego standard umowy. W takim przypadku warto standard ten przekazać do zaopiniowania wymienionym wyżej działom.

Krok 5. Kierownik działu sprzedaży określa jak umowa wpłynie na realizację strategii sprzedaży

W proces przygotowawczy powinna być włączona również osoba z działu sprzedaży. Najlepiej jeśli będzie to przełożony osoby negocjującej kontrakt. Powinien on ocenić jak kontrakt i jego warunki wpłyną na realizację strategii sprzedaży.

Może okazać się, że słabe negocjacje spowodują, iż klient otrzyma dużo lepsze warunki handlowe niż jego konkurenci. Jeśli nie ma to uzasadnienia biznesowego, wówczas dotychczas współpracujący odbiorcy mogą zrezygnować ze współpracy lub ich sprzedaż ulegnie ograniczeniu, ponieważ będą mniej konkurencyjni. Może okazać się również, że dotychczasowy klienci będą oczekiwali podobnych warunków handlowych uzależniając od nich dalszą współpracę. W efekcie sprzedaż i marża ulegną ograniczeniu.

Jak widać etap przygotowawczy jest bardzo ważny. Pominięcie tego etapu może skutkować podpisaniem kontraktu niekorzystnego dla firmy oraz spowodować wzrost oczekiwań pozostałych kupujących przy nowych negocjacjach.

Natomiast w praktyce wygląda to tak, że po pierwszych rozmowach handlowiec wraca z uwagami klienta lub nawet listą punktów, których klient nie chce zaakceptować. Wtedy rozmowy wewnątrz firmy rozpoczynają się na nowo. Czasami trzeba znaleźć rozwiązanie kompromisowe, a czasami wystarczy wyjaśnić merytorycznie, że sporne punkty nie są wcale niekorzystnie dla klienta. Nie jest to łatwe zadanie, ale daje gwarancję, że umowa będzie bliższa możliwościom sprzedającego.

Tym bardziej więc należy pamiętać o podstawowej zasadzie – warunki kontraktu powinny być ustalone wewnątrz firmy przez zaprezentowaniem ich klientowi.