Wstępna ocena opłacalności kontraktu handlowego - jak powinien wyglądać proces przygotowania oferty handlowej dla odbiorcy

Kategoria: Finanse w firmie
Data: 29-10-2016 r.

Kontrakty handlowe (umowy) regulują zasady współpracy pomiędzy sprzedającym a kupującym. Mogą być one zawierane bezterminowo lub na określony czas. Jedną z części, która pozostaje w centrum zainteresowania stron umowy, są warunki handlowe.

Proces przygotowania oferty handlowej w 5 krokach

Warunki handlowe decydują o atrakcyjności kontraktu dla kupującego. Natomiast sprzedający traktuje zazwyczaj je jako koszt podpisania kontraktu. Oczywiście tak jest, ale lepszym podejściem jest traktowanie tej części kontaktu jako narzędzia, które ma zachęcać do zwiększania sprzedaży. Warto więc rozważyć poniższe kroki przygotowujące do podpisania kontraktu.

Krok 1. Jakich błędów unikać przy negocjacjach warunków umowy

Przed podpisaniem kontraktu warto dobrze przygotować się do negocjacji. Niestety, często osoby odpowiedzialne za sprzedaż popełniają błąd polegający na tym, że najpierw ustalają z kupującym warunki handlowe oraz dodatkowe wsparcie finansowe, a następnie przynoszą gotową umowę do podpisania przez zarząd firmy. Takie podejście powinno być zmienione. Dlatego przed przystąpieniem do rozmów z klientem należy najpierw przygotować wstępny zarys warunków handlowych i zapisów umowy. Ten ogólny kształt umowy powinien być zaopiniowany wewnątrz firmy. Zaangażowany w to powinien być dział finansów, sprzedaży, prawny oraz logistyki.

WAŻNE

Osoba negocjująca kontrakt musi wiedzieć jakich warunków handlowych maksymalnie może udzielić kupującemu.

W tym przypadku warunki należy skonsultować z działem finansów odpowiedzialnym za budżetowanie wydatków komercyjnych. Uchroni to firmę przed nieplanowanymi w budżecie wydatkami.

Krok 2. Dział finansowy koryguje wstępne założenia do umowy

Ponadto dział finansowy powinien pełnić rolę korygującą pierwotne założenia do umowy, tak aby jak najlepiej wspierała ona realizację głównego celu/ów firmy. Nie musi to wcale oznaczać ograniczania warunków handlowych, ale na przykład zmiany ich struktury lub zasad wypłaty

Zapamiętaj!

Może zdarzyć się tak, że dział finansów musi poinformować sprzedawcę, iż po prostu firmy nie stać na udzielenie określonych warunków handlowych.

Krok 3. Dział logistyki określa minima logistyczne

Wpływ na kształt umowy powinien mieć również dział logistyki. Jeśli umowa dotyczy dostaw bezpośrednich do magazynu kupującego, należy określić jakie będą minima logistyczne, jak będzie wyglądał odbiór palet i innych opakowań, jakie dokumenty powinny towarzyszyć dostawie.

Krok 4. Dział prawny potwierdza zgodność umowy z obowiązującymi przepisami

Dział prawny natomiast powinien sprawdzić zgodność umowy z obowiązującymi przepisami. Bardzo dobrym rozwiązaniem jest przygotowanie przez dział prawny standardowego formularza umowy. Taka umowa może oczywiście być zmieniana. Zdarza się również, że to kupujący chce aby wykorzystać jego standard umowy. W takim przypadku warto standard ten przekazać do zaopiniowania wymienionym wyżej działom.

Krok 5. Kierownik działu sprzedaży określa jak umowa wpłynie na realizację strategii sprzedaży

W proces przygotowawczy powinna być włączona również osoba z działu sprzedaży. Najlepiej jeśli będzie to przełożony osoby negocjującej kontrakt. Powinien on ocenić jak kontrakt i jego warunki wpłyną na realizację strategii sprzedaży.

Pozyskanie nowego klienta nie zawsze musi skutkować zwiększeniem sprzedaży.

Może okazać się, że słabe negocjacje spowodują, iż klient otrzyma dużo lepsze warunki handlowe niż jego konkurenci. Jeśli nie ma to uzasadnienia biznesowego, wówczas dotychczas współpracujący odbiorcy mogą zrezygnować ze współpracy lub ich sprzedaż ulegnie ograniczeniu, ponieważ będą mniej konkurencyjni. Może okazać się również, że dotychczasowy klienci będą oczekiwali podobnych warunków handlowych uzależniając od nich dalszą współpracę. W efekcie sprzedaż i marża ulegną ograniczeniu.

WAŻNE

Dlatego zawsze powinna obowiązywać zasada, że lepsze warunki niż przyjęty standard powinny być związane z dodatkową korzyścią, którą może otrzymać sprzedający, a której nie otrzymuje od innych klientów.

Jak widać etap przygotowawczy jest bardzo ważny. Pominięcie tego etapu może skutkować podpisaniem kontraktu niekorzystnego dla firmy oraz spowodować wzrost oczekiwań pozostałych kupujących przy nowych negocjacjach.

Opracowanie jakie warunki mogą być zaakceptowane przez sprzedającego wyznacza ramy, w obrębie których może poruszać się handlowiec.

Natomiast w praktyce wygląda to tak, że po pierwszych rozmowach handlowiec wraca z uwagami klienta lub nawet listą punktów, których klient nie chce zaakceptować. Wtedy rozmowy wewnątrz firmy rozpoczynają się na nowo. Czasami trzeba znaleźć rozwiązanie kompromisowe, a czasami wystarczy wyjaśnić merytorycznie, że sporne punkty nie są wcale niekorzystnie dla klienta. Nie jest to łatwe zadanie, ale daje gwarancję, że umowa będzie bliższa możliwościom sprzedającego.

Tym bardziej więc należy pamiętać o podstawowej zasadzie – warunki kontraktu powinny być ustalone wewnątrz firmy przez zaprezentowaniem ich klientowi.

Jacek Folga kontroler w dziale finansów firmy produkcyjnej

Zaloguj się, aby dodać komentarz

Nie masz konta? Zarejestruj się »

Zobacz także

Jak zatrzeć ślady po przeglądaniu Internetu?

pobierz

Biznesplan

pobierz

Wzór Polityki Bezpieczeństwa w ochronie danych osobowych

pobierz

Konfiguracja bezpieczeństwa. Windows 10

pobierz

Polecane artykuły

Polecamy kancelarię:

  • Kancelaria Prawna Iurisco Edyta Przybyłek

    ul. Zgrzebnioka 28, 40-520 Katowice

    Wyświetl wizytówkę
  • Kancelaria Radcy Prawnego Marcin Majcherczyk

    ul. Stawowa 4 lok. 39, 41-200 Sosnowiec

    Wyświetl wizytówkę
  • THE N.E.W.S. LAW CENTER Kancelaria Adwokatów i Radców Prawnych

    ul. Kazachska 1/89, 02-999 Warszawa

    Wyświetl wizytówkę
  • adwokat Wojciech Rudzki - kancelaria adwokacka

    Józefa Piłsudskiego 40/4 Kraków 31 - 111

    Wyświetl wizytówkę
  • Kancelaria Radcy Prawnego Robert Dudkowiak

    ul. Jana Pawła II 11 lok. 5, 62-300 Września

    Wyświetl wizytówkę
  • Kancelaria Adwokacka Adwokata Piotra Sęka

    ul. Narutowicza 44 lok. 20, 90-135 Łódź

    Wyświetl wizytówkę
  • Kancelaria Radców Prawnych ARVE M.Kusztan & R.Ponichtera Sp. K.

    ul. Czysta 4, 50-013 Wrocław

    Wyświetl wizytówkę
  • Kancelaria Radcy Prawnego Marek Foryś

    ul. Słupecka 9/1, Gdynia

    Wyświetl wizytówkę
  • Kancelaria MERITUM

    ulica Westerplatte 13/5, 31-033 Kraków

    Wyświetl wizytówkę
  • Kancelaria Radcy Prawnego Radosław Tymiński

    Łukowska 9 Lok. 126, 04-133 Warszawa

    Wyświetl wizytówkę
Array ( [docId] => 39740 )
Array ( [docId] => 39740 )

Array ( [docId] => 39740 )