Zasady przeprowadzania kontroli - NSA w obronie przedsiębiorców

Dnia 30 marca 2022 r. Rzecznik Małych i Średnich Przedsiębiorców poinformował na swojej stronie internetowej o korzystnym dla przedsiębiorców rozstrzygnięciu Naczelnego Sądu Administracyjnego. Choć wyrok został wydany w odniesieniu do kontroli przeprowadzanej przez Zakład Ubezpieczeń Społecznych, to zasady o których w nim mowa odnoszą się do wszystkich kontroli przeprowadzanych u przedsiębiorców. 

Co do zasady czynności kontrolne powinny być przeprowadzone na podstawie upoważnienia o którym mowa w art. 49 ustawy - Prawo przedsiębiorców. Zgodnie z ust. 7 tego przepisu, upoważnienie powinno zawierać m.in. podstawę prawną, określenie organu, który przeprowadza kontrole, określenie pracownika uprawnionego do przeprowadzenia kontroli, obejmujące jego imię i nazwisko oraz numer legitymacji służbowej, określenie zakresu przedmiotowego kontroli, a także terminu rozpoczęcia i przewidywanego terminu zakończenia.

Trzeba mieć także na uwadze, że czas kontroli określony w upoważnieniu nie może być dowolny. Na podstawie przepisu art. 55 Prawa przedsiębiorców można stwierdzić, że w jednym roku kalendarzowym, długość kontroli nie może przekraczać 24 dni roboczych. Czas ten obejmuje wszystkie okresy kontroli, niezależnie od miejsca przeprowadzania czynności. Trzeba do tego zaliczyć więc zarówno okres kontroli bezpośrednio w siedzibie przedsiębiorcy, miejscu wykonywania przez niego działalności gospodarczej, miejscu przechowywania ksiąg podatkowych, jak i czynności przeprowadzane w siedzibie organu kontroli. 

Ważne: Interpretacja maksymalnego czasu kontroli przyjmująca, że może ona trwać 24 dni robocze jedynie w siedzibie przedsiębiorcy nie jest prawidłowa. Oznaczałaby ona, że czynności kontrolne przeprowadzane np. w siedzibie organu kontroli mogłyby trwać w nieskończoność. 

Zdaniem NSA nie sposób znaleźć uzasadnienie dla odmiennego traktowania czynności kontrolnych prowadzonych w siedzibie przedsiębiorcy i w innych miejscach. Dlatego termin 24 dni roboczych musi obejmować wszystkie podjęte wobec przedsiębiorcy czynności, niezależnie od miejsca ich prowadzenia. 

Naczelny Sąd Administracyjny zastrzegł, że zakres przedmiotowy kontroli określony w upoważnieniu musi obejmować także okres, którego on dotyczy. Zdaniem NSA przedsiębiorca nie może domyślać się jedynie jakiego okresu kontrola będzie dotyczyć. Najczęściej są to okresy rozliczeniowe, które zarówno w zawiadomieniu o  kontroli jak i w upoważnieniu do jej przeprowadzenia powinny być doprecyzowane. 

Ważne: Zawiadomienie o przeprowadzeniu kontroli i upoważnienie do jej przeprowadzenia musi dostarczyć przedsiębiorcy wyczerpujących informacji na temat przedmiotu kontroli w tym również okresu jakiego ona dotyczy. 

Upoważnienie do przeprowadzenia kontroli musi zawierać informację o planowanym terminie zakończenia kontroli. Zdaniem NSA należy przez to rozumieć wskazanie konkretnej daty - dnia, miesiąca oraz roku. Nie można obronić zapisu zgodnie z którym termin zakończenia kontroli określa się jako: w ciągu 24 dni od daty doręczenia upoważnienia. Upoważnienie ma określać termin zakończenia kontroli a nie maksymalny limit jej trwania - to dwa różne terminy, których nie można ze sobą mylić, ani stosować wymiennie. 

Ważne: Jeżeli dokument nie spełnia minimalnych wymogów określonych w ustawie, m.in nie określa przedmiotu kontroli wraz z okresem, którego ona dotyczy, lub nie wskazuje we właściwy sposób przewidywanego terminu zakończenia kontroli, to nie może on być podstawą do jej przeprowadzenia.