Komu, co, gdzie, kiedy i jak
Po pierwsze, przygotowując plan komunikacji kryzysowej musimy zastanowić się, kto będzie odbiorcą naszej wiadomości. Inaczej będziemy porozumiewać się z pracownikami, inaczej z inwestorami, partnerami biznesowymi czy konkurencją. Zupełnie różna będzie również komunikacja z klientami.
Po drugie zastanów się, co chcesz i ile chcesz powiedzieć na temat kryzysu w firmie. Wiadomo, że pracownicy powinni posiąść najbardziej szczegółową wiedzę w tym zakresie. Najmniej przekażesz konkurencji, która mogłaby wykorzystać dokładną wiedzę przeciwko Twojej firmie.
Następną kwestią jest określenie miejsca i czasu przekazania wiadomości. Przeanalizuj kilka dogodnych terminów, które nie będą kolidowały z innymi wydarzeniami, mogącymi osłabić Twoje informacje. Na miejsce przekazu możesz wybrać siedzibę firmy, salę konferencyjną w hotelu lub plener. Ważne jest, aby dostosować miejsce do odbiorców. Z pracownikami komunikuj się w siedzibie firmy, z osobami z zewnątrz lepiej spotkaj się w neutralnym miejscu.
Ostatnim punktem przygotowania planu komunikacji kryzysowej jest wybór narzędzi, które posłużą ci do komunikacji. Osobom z firmy przekazuj bieżące raporty z przebiegu sytuacji. Z klientami możesz skontaktować się bezpośrednio wykorzystując do tego serwisy społecznościowe lub bloga firmy, albo pośrednio przy użyciu środków masowego przekazu. Z dziennikarzami komunikuj się poprzez konferencje prasowe, briefingi, notki prasowe lub wywiady. Inwestorom i partnerom biznesowym przedstawiaj raporty.