Określ cel i zaplanuj budżet
Zwołuj konferencje prasowe tylko z ważnego powodu, który zainteresuje media i zachęci je do przyjścia. Powinieneś przekazywać wyłącznie informacje prawdziwe i obiektywne.
Oszacuj również przewidywany koszt spotkania z dziennikarzami. Rozpisz sobie wydatki na wynajem sali - jeśli chcesz zorganizować konferencję poza firmą, przygotowanie materiałów konferencyjnych, wypożyczenie sprzętu typu rzutnik, ekran, tablice, organizację cateringu oraz ewentualne wynajęcie tłumacza – przy gościach zagranicznych.
Ustal liczbę osób, które mogłyby być zainteresowane tematem spotkania. Oprócz dziennikarzy uwzględnij także inne osoby, np. przedstawicieli władz, ekspertów lub ważnych osobistości.
Ustal termin
Istnieje powszechne przekonanie, że najlepsze terminy na zorganizowanie konferencji to od wtorku do czwartku w godz. 10.00-12.00 i 15.00-17.00 oraz piątki w godz. 10.00-13.00. Odradza się spotkania w poniedziałki oraz piątkowymi popołudniami. Musisz zorientować się, czy wybrany termin nie zderza się z innym ważnym wydarzeniem, które mogłoby spowodować opuszczenie przez dziennikarzy Twojej konferencji.
Wybierz miejsce
Konferencję możesz zorganizować w siedzibie firmy lub wynająć salę konferencyjną w hotelu lub ośrodku. Pamiętaj, aby dojazd do miejsca spotkania był łatwy, znajdowały się przy nim miejsca parkingowe, a sala miała dobrą akustykę.
Zaplanuj część merytoryczną
Sporządź dokładny plan konferencji, czyli kolejność wystąpień. Możesz opracować również sposób usadzenia gości, ustalić kto będzie witał gości i wskazywał im miejsca. Przygotuj sobie listę możliwych pytań, które mogą paść ze strony dziennikarzy. Zadbaj o ciekawą oprawę na przykład uwzględniając filmy czy pokazy slajdów.
