Podczas tworzenia treści komunikatu dla opinii publicznej należy zatrzymać się na kilku kwestiach. Po pierwsze na tym, jakich słów trzeba koniecznie unikać, a jakie frazy warto powtarzać na wzór „zdartej płyty”. Po drugie, kto i co może, ani nie może powiedzieć oraz kiedy (uwaga na skutki prawne wypowiedzi). Po trzecie, należy na głos przećwiczyć możliwe pytania i odpowiedzi, tak, by wywrzeć możliwie najkorzystniejsze wrażenie i „oswoić się” z sytuacją (najlepiej nie czytać z kartki, a mówić naturalnie, niejako „od siebie”, robiąc niezbędne pauzy).
Ważne jest opanowanie i pewność siebie oraz wiarygodność (uwaga na mowę ciała!). Na pytanie, na które nie znamy odpowiedzi, warto odpowiedzieć np.: „w tej chwili nie wiem, ale postaram się to możliwie szybko ustalić i natychmiast państwa poinformuję”. Żeby umożliwić sobie pole do ewentualnej zmiany wersji wydarzeń, warto powoływać się na „tymczasowy/bieżący stan wiedzy”.
Treść komunikatu
Treść przekazu w kontekście kryzysu w firmie, powinna koncentrować się na faktach, zachowując chronologię wydarzeń. Najważniejsze informacje powinny znaleźć się na początku. Zdania powinny być krótkie i proste, sformułowane przystępnym dla przeciętnego odbiorcy językiem. Ponadto precyzyjne i jednoznaczne, nie pozostawiające miejsca na domysły czy spekulacje. Warto uważać na podchwytliwe pytania, nie dać się zapędzić w kozi róg, ani wciągać w snucie hipotez. Unikać osobistych przepychanek słownych – nie dać się wytrącić z równowagi. Natomiast jak mantrę powtarzać główną treść opracowanego wcześniej stanowiska. Jako to może brzmieć? Na przykład tak:
