Co trzeba zrobić, żeby monitorować pracownika zgodnie z prawem

Pracodawca powinien wprowadzić procedury kontrolne na mocy szczególnych, wewnątrzzakładowych źródeł prawa pracy. Właściwy jest tu regulamin pracy. Aby postanowienia regulaminu pracy mogły wejść w życie, trzeba poinformować pracowników o jego postanowieniach w sposób przyjęty u danego pracodawcy (rozesłanie e-mailem, wyłożenie i wywieszenie do wglądu etc.). Jest to konieczne, żeby kontrolowanie pracownika było legalne.

Postanowienia, które dotyczą monitorowania sposobu świadczenia pracy przez pracowników, mogą się również znaleźć w układzie zbiorowym pracy, gdy jego postanowienia zastępują w pełnym zakresie regulamin pracy. Pracodawca, który nie ma obowiązku wprowadzenia regulaminu pracy (gdy zatrudnia mniej niż 20 pracowników), a jego pracownicy nie są objęci układem zbiorowym, może kwestie związane z kontrolą pracownika, uregulować w zarządzeniu.

Mimo że trudno wskazać wszystkie przesłanki legalizujące monitorowanie pracowników – ich katalog zależy bowiem od konkretnej formy kontroli – zawsze należy pamiętać o kilku podstawowych zasadach.

Zastosowana forma kontroli, sposób jej przeprowadzania, w tym krąg osób kontrolujących, powinny zostać przewidziane wprost w regulaminie pracy (odpowiednio innym akcie), a pracownicy powinni zostać zapoznani z jego treścią. Takim postanowieniom powinno oczywiście towarzyszyć wprowadzenie zakazu (odpowiednio):

• wykorzystywania komputerów służbowych do celów niezwiązanych bezpośrednio ze świadczeniem pracy,
• samodzielnego instalowania jakiegokolwiek oprogramowania na komputerach służbowych,
• wykorzystywania poczty służbowej pracownika do celów prywatnych i prywatnej poczty do celów służbowych,
• korzystania z prywatnych kont mailowych z komputerów przenośnych,
• wnoszenia na teren zakładu pracy alkoholu.

Jednocześnie należy poinformować pracowników, jakie pomieszczenia na terenie zakładu pracy są monitorowane. Jeśli np. monitorowanie pracy odbywa się na komputerach służbowych, wymóg jawności jest spełniony, gdy pracodawca doprecyzuje, jakie informacje będzie gromadził w toku tej kontroli.

Cel kontroli powinien być zawsze zgodny z prawem. Jako główne cele kontroli pracownika – w zależności od formy kontroli można wymienić:

• ocenę (lub poprawę) jakości i sposobu świadczenia pracy,
• zapewnienie ochrony mienia pracodawcy i tajemnicy przedsiębiorstwa,
• zapobieganie naruszaniu zasad bhp (zapewnienie bezpieczeństwa na terenie zakładu pracy),
• zapewnienie przestrzegania czasu pracy oraz ocena efektywności jego wykorzystywania.

Kontrola musi być przeprowadzana proporcjonalnie do celu, jakiemu służy – jeśli zgodny z prawem cel, na który powołuje się pracodawca, może zostać z powodzeniem zrealizowany przy pomocy środka, który mniej ingeruje w prawo do prywatności pracownika, to należy zastosować ten inny środek. Należy zwłaszcza pamiętać o tym, że pracodawcy coraz częściej stosują kilka narzędzi kontrolnych, by zrealizować ten sam cel. Jest to dopuszczalne, ale tym bardziej należy pamiętać, aby stopień natężenia działań kontrolnych nie był nadmierny.

Kontrola musi odbywać się z poszanowaniem godności i innych dóbr osobistych pracownika, np. kontroli osobistej powinna dokonywać osoba tej samej płci, powinna się ona odbywać w miejscu poza dostępem osób postronnych.