Co trzeba zrobić, żeby monitorować pracownika zgodnie z prawem

Data: 22-11-2016 r.

Monitoring wizyjny, utrwalanie treści rozmów telefonicznych, analiza zawartości poczty elektronicznej i odwiedzanych stron internetowych to, obok tradycyjnie występującej kontroli stanu trzeźwości, coraz powszechniej stosowane formy kontroli pracownika. Trzeba pamiętać, że monitorując pracownika, przetwarza się jego dane osobowe.

Pracodawca powinien wprowadzić procedury kontrolne na mocy szczególnych, wewnątrzzakładowych źródeł prawa pracy. Właściwy jest tu regulamin pracy. Aby postanowienia regulaminu pracy mogły wejść w życie, trzeba poinformować pracowników o jego postanowieniach w sposób przyjęty u danego pracodawcy (rozesłanie e-mailem, wyłożenie i wywieszenie do wglądu etc.). Jest to konieczne, żeby kontrolowanie pracownika było legalne.

Regulamin wchodzi w życie wraz z upływem 2 tygodni od tej chwili, co oznacza, że dopiero po upływie tego terminu pracodawca może stosować formy kontroli wskazane w treści tego dokumentu.

Postanowienia, które dotyczą monitorowania sposobu świadczenia pracy przez pracowników, mogą się również znaleźć w układzie zbiorowym pracy, gdy jego postanowienia zastępują w pełnym zakresie regulamin pracy. Pracodawca, który nie ma obowiązku wprowadzenia regulaminu pracy (gdy zatrudnia mniej niż 20 pracowników), a jego pracownicy nie są objęci układem zbiorowym, może kwestie związane z kontrolą pracownika, uregulować w zarządzeniu.

Mimo że trudno wskazać wszystkie przesłanki legalizujące monitorowanie pracowników – ich katalog zależy bowiem od konkretnej formy kontroli – zawsze należy pamiętać o kilku podstawowych zasadach.

Jawność

Zastosowana forma kontroli, sposób jej przeprowadzania, w tym krąg osób kontrolujących, powinny zostać przewidziane wprost w regulaminie pracy (odpowiednio innym akcie), a pracownicy powinni zostać zapoznani z jego treścią. Takim postanowieniom powinno oczywiście towarzyszyć wprowadzenie zakazu (odpowiednio):

  • wykorzystywania komputerów służbowych do celów niezwiązanych bezpośrednio ze świadczeniem pracy,
  • samodzielnego instalowania jakiegokolwiek oprogramowania na komputerach służbowych,
  • wykorzystywania poczty służbowej pracownika do celów prywatnych i prywatnej poczty do celów służbowych,
  • korzystania z prywatnych kont mailowych z komputerów przenośnych,
  • wnoszenia na teren zakładu pracy alkoholu.

Jednocześnie należy poinformować pracowników, jakie pomieszczenia na terenie zakładu pracy są monitorowane. Jeśli np. monitorowanie pracy odbywa się na komputerach służbowych, wymóg jawności jest spełniony, gdy pracodawca doprecyzuje, jakie informacje będzie gromadził w toku tej kontroli.

Celowość

Cel kontroli powinien być zawsze zgodny z prawem. Jako główne cele kontroli pracownika – w zależności od formy kontroli można wymienić:

Proporcjonalność i adekwatność

Kontrola musi być przeprowadzana proporcjonalnie do celu, jakiemu służy – jeśli zgodny z prawem cel, na który powołuje się pracodawca, może zostać z powodzeniem zrealizowany przy pomocy środka, który mniej ingeruje w prawo do prywatności pracownika, to należy zastosować ten inny środek. Należy zwłaszcza pamiętać o tym, że pracodawcy coraz częściej stosują kilka narzędzi kontrolnych, by zrealizować ten sam cel. Jest to dopuszczalne, ale tym bardziej należy pamiętać, aby stopień natężenia działań kontrolnych nie był nadmierny.

Minimalizowanie dolegliwości kontroli dla pracowników

Kontrola musi odbywać się z poszanowaniem godności i innych dóbr osobistych pracownika, np. kontroli osobistej powinna dokonywać osoba tej samej płci, powinna się ona odbywać w miejscu poza dostępem osób postronnych.

dr Joanna Łuczak

Zaloguj się, aby dodać komentarz

Nie masz konta? Zarejestruj się »

Zobacz także

Jak zatrzeć ślady po przeglądaniu Internetu?

pobierz

Wzór Polityki Bezpieczeństwa w ochronie danych osobowych

pobierz

Konfiguracja bezpieczeństwa. Windows 10

pobierz

10 sprytnych trików na szybkie obliczenia w Excelu

pobierz

Polecane artykuły

Array ( [docId] => 39746 )
Array ( [docId] => 39746 )

Array ( [docId] => 39746 )