GIODO: Nie wszystkie zbiory danych trzeba rejestrować

Obowiązek zgłoszenia zbioru danych osobowych do rejestracji Generalnemu Inspektorowi Ochrony Danych Osobowych jest często utożsamiany z ochroną danych osobowych. Oczywiście jest to jedna z podstaw, by przetwarzanie danych osobowych było zgodne z prawem, ale nie jedyna i nie dotyczy wszystkich administratorów danych osobowych.

Wiele zbiorów danych osobowych nie musi być rejestrowanych, o czym wielu administratorów zapomina i przysparza sobie tym samym dodatkowej, niepotrzebnej pracy – wyjaśnia GIODO.

Zbiorów nie musisz zgłaszać, jeśli nie przetwarzasz ich w systemach informatycznych. Wszystkie zbiory papierowe będą więc zwolnione z obowiązku rejestracyjnego, chyba że zawierają dane wrażliwe np. o stanie zdrowia, karalności, przynależności partyjnej itp.

Jeżeli powołałeś administratora bezpieczeństwa informacji i zgłosiłeś go do rejestracji GIODO, nie musisz już zgłaszać zbiorów danych osobowych. Wówczas ABI sam prowadzi jawny rejestr zbiorów danych przetwarzanych przez administratora danych. Tutaj też mamy do czynienia z wyjątkiem – gdy w zbiorach są dane wrażliwe, trzeba zgłosić je do GIODO.

Zbiorów danych nie musisz też zgłaszać, jeśli znajdują się w nich dane twoich pracowników lub osób, które świadczą usługi na podstawie umów cywilnoprawnych, są u ciebie zrzeszone lub się uczą.

Obowiązku rejestracyjnego nie masz też, gdy świadczysz usługi: medyczne, notarialne, adwokackie, radcy prawnego, rzecznika patentowego, doradcy podatkowego lub biegłego rewidenta.

Pełny katalog sytuacji, w których administrator danych jest zwolniony z obowiązku rejestracji, zawiera art. 43 ustawy o ochronie danych osobowych.