Jeśli zmieniasz nazwę firmy, musisz zaktualizować dokumentację ochrony danych

Spółka zmieniła swoją nazwę. Wszystkie inne dane, które dotyczą firmy pozostały bez zmian. Spółka złożyła do Generalnego Inspektora Ochrony Danych Osobowych wniosek o zmianę danych administratora danych w rejestrze administratorów bezpieczeństwa informacji i wniosek aktualizujący zgłoszone zbiory danych osobowych. ABI wprowadził też zmianę w jawnym rejestrze zbiorów danych osobowych, który prowadzi. Czy spółka po zmianie swojej nazwy musi zaktualizować także inne dokumenty wewnętrzne – Politykę bezpieczeństwa danych osobowych i Instrukcję zarządzania systemem informatycznym służącym do przetwarzania danych osobowych? Czy powinna zmienić też imienne upoważnienia dla pracowników i klauzule obowiązku informacyjnego?

Zgodnie z ustawą o ochronie danych osobowych jeśli administrator danych zmieni swoją nazwę lub inne dane, które go dotyczą, musi zaktualizować zgłoszone zbiory danych osobowych do rejestracji u Generalnego Inspektora Ochrony Danych Osobowych. Podobnie jest w przypadku wniosku o rejestrację administratora bezpieczeństwa informacji w GIODO.

Pośrednio z obowiązków administratora bezpieczeństwa informacji wynika też, że dokumentacja ochrony danych osobowych ma być aktualna. Jednym z jego zadań jest bowiem „nadzorowanie opracowania i aktualizowania dokumentacji”. To ABI powinien więc zadbać o to, by we wszystkich dokumentach, które odnoszą się do ochrony danych osobowych, pojawiła się nowa nazwa spółki.

Jeżeli jesteś administratorem danych osobowych, powinieneś zgłaszać Generalnemu Inspektorowi Ochrony Danych Osobowych każdą zmianę informacji, zawartą w zgłoszeniu zbioru danych do rejestracji (art. 41 ust. 2 ustawy z 29 sierpnia 1997 roku o ochronie danych osobowych). Powinieneś zrobić to w ciągu 30 dni od zmiany. Jedną z tych informacji jest „oznaczenie administratora danych”, czyli mówiąc nazwa Twojej firmy lub jednostki.

Jeśli chcesz zgłosić zmianę w zbiorze, zastosuj te same przepisy, które regulują rejestrację zbioru danych osobowych. Skorzystaj z tego samego formularza, poprzez który zgłaszałeś zbiór danych do rejestracji u Generalnego Inspektora Ochrony Danych Osobowych. Zmiany możesz także zgłosić wykorzystując formę elektroniczną. Skorzystaj z udostępnionej przez Generalnego inspektora aplikacji e-giodo.

Sama ustawa nie przewiduje innych obowiązków, które wynikałyby bezpośrednio ze zmiany nazwy administratora danych. Pamiętaj jednak, żeby wykonać te cztery kroki:

1. poinformuj osoby, których dane osobowe będziesz przetwarzać w przyszłości, o nowej swojej nowej nazwie,

2. zmień swoje akty wewnętrzne (podmień starą nazwę na nową),

3. sprawdź, czy na podstawie zawartych umów musisz poinformować drugą stronę umowy o zmianie swojej nazwy,

4. zmień nazwę firmy na stronie internetowej, za pośrednictwem której przetwarzasz (w tym pozyskujesz) dane osobowe.