Przetwarzanie danych pracowników w e-dokumentacji

Data: 28-12-2015 r.

Pracodawcy mogą przetwarzać dane osobowe pracowników z wykorzystaniem papierowej dokumentacji. Akta osobowe oraz inne dokumenty są jednak coraz częściej przetwarzane w postaci elektronicznej. Trzeba pamiętać, że w takim przypadku ochrona danych osobowych nie traci na swojej aktualności.

Dokumentacja pracownicza, jako zestaw danych o charakterze osobowym (wskazujących na konkretną osobę), dostępnych według określonych kryteriów, jest zbiorem danych osobowych. Zatem przetwarzając dane osobowe pracownika w niej zawarte, należy stosować przepisy ustawy o ochronie danych osobowych.

E-dokumentacja za osobną zgodą?

Bez wątpienia prowadzenie dokumentacji pracowniczej w formie elektronicznej niesie zwiększone obowiązki pracodawcy. Pierwszy z nich wiąże się z decyzją o prowadzeniu elektronicznej ewidencji danych pracowniczych. Przetwarzanie danych osobowych jest dopuszczalne wtedy, gdy osoba, której dane dotyczą, wyrazi na to zgodę albo na takie przetwarzanie danych pozwalają odrębne przepisy prawa.

Takim przepisem jest na przykład art. 221 Kodeksu pracy, który umożliwia pracodawcy żądanie od osoby ubiegającej się o zatrudnienie oraz pracownika określonych w tym przepisie danych osobowych. Przepis ten jest dla pracodawców podstawą do przetwarzania danych osobowych i prowadzenia akt pracowniczych.

Pracodawca może żądać od osoby ubiegającej się o zatrudnienie podania:

  • imienia (imion) i nazwiska,
  • imion rodziców,
  • daty urodzenia,
  • miejsca zamieszkania (adres do korespondencji),
  • wykształcenia,
  • przebiegu dotychczasowego zatrudnienia.

Z kolei pracownik jest zobowiązany podać dodatkowo:

  • inne dane osobowe, a także imiona i nazwiska oraz daty urodzenia swoich dzieci, jeżeli ich podanie jest konieczne ze względu na korzystanie przez pracownika ze szczególnych uprawnień przewidzianych w prawie pracy,
  • swój numer PESEL.

Część prawników uważa, że aby pracodawca mógł dodatkowo prowadzić dokumentację w systemie elektronicznym, konieczna jest ich osobna zgoda, skoro ustawodawca nie przewiduje obligatoryjnej formy dokumentacji papierowej i nie pozwala jej całkowicie zastąpić e-dokumentacją.

Taka interpretacja wydaje się dość ostrożna. Do innych wniosków zdaje się prowadzić chociażby teza wyroku Naczelnego Sądu Administracyjnego z 1 grudnia 2009 r. (I OSK 249/09). Wynika z niej, że „brak równowagi w relacji pracodawca – pracownik stawia pod znakiem zapytania dobrowolność wyrażenia zgody na pobieranie i przetworzenie danych osobowych (…). Z tego względu ustawodawca ograniczył (…) katalog danych, których pracodawca może żądać od pracownika”.

Zwolennicy uzyskiwania zgody pracownika na prowadzenie e-dokumentacji argumentują jednak, że zgoda pracownika na przetwarzanie danych osobowych może być podstawą przetwarzania danych osobowych, jeżeli pracownik miał prawdziwie wolny wybór jej udzielenia (w szczególności brak zgody nie prowadziłby do negatywnych dla niego konsekwencji).

Ochrona akt pracowniczych

Zasady ochrony danych osobowych stosuje się do danych osobowych niezależnie od formy, w jakiej są one przechowywane (przetwarzane). Zarówno więc w przypadku danych papierowych, jak i elektronicznych pracodawca musi zapewnić tzw. środki techniczne i organizacyjne pozwalające na ochronę tych danych.

Ustawa nakazuje bowiem administratorowi danych chronić je przed:

  • udostępnieniem osobom nieupoważnionym,
  • zabraniem przez osobę nieuprawnioną,
  • przetwarzaniem z naruszeniem ustawy oraz
  • zmianą,
  • utratą,
  • uszkodzeniem lub
  • zniszczeniem.

Stosowane środki mają zapewnić ochronę odpowiednią do zagrożeń oraz kategorii danych objętych ochroną. W przypadku dokumentacji elektronicznej systemy informatyczne i urządzenia powinny spełniać wymogi określone w rozporządzeniu ministra spraw wewnętrznych i administracji z 29 kwietnia 2004 r. w sprawie dokumentacji przetwarzania danych osobowych oraz warunków technicznych i organizacyjnych, jakim powinny odpowiadać urządzenia i systemy informatyczne służące do przetwarzania danych osobowych.

Marcin Sarna, radca prawny

Zaloguj się, aby dodać komentarz

Nie masz konta? Zarejestruj się »

Zobacz także

Jak zatrzeć ślady po przeglądaniu Internetu?

pobierz

Wzór Polityki Bezpieczeństwa w ochronie danych osobowych

pobierz

Konfiguracja bezpieczeństwa. Windows 10

pobierz

10 sprytnych trików na szybkie obliczenia w Excelu

pobierz

Polecane artykuły

Polecamy kancelarię:

  • Kancelaria Radcy Prawnego Marcin Majcherczyk

    ul. Stawowa 4 lok. 39, 41-200 Sosnowiec

    Wyświetl wizytówkę
  • Buszan Suchecka Orłowski Adwokat Radcowie Prawni Sp.p.

    ul. Armii Krajowej 22/2, 81-849 Sopot

    Wyświetl wizytówkę
  • THE N.E.W.S. LAW CENTER Kancelaria Adwokatów i Radców Prawnych

    ul. Kazachska 1/89, 02-999 Warszawa

    Wyświetl wizytówkę
  • adwokat Wojciech Rudzki - kancelaria adwokacka

    Józefa Piłsudskiego 40/4 Kraków 31 - 111

    Wyświetl wizytówkę
  • KANCELARIA ADWOKACKA Adwokat Michał Gajda

    ul. Księcia Bogusława X 1/3, 70-440 Szczecin

    Wyświetl wizytówkę
  • Kancelaria Radcy Prawnego Robert Dudkowiak

    ul. Jana Pawła II 11 lok. 5, 62-300 Września

    Wyświetl wizytówkę
  • Kancelaria Adwokacka Adwokata Piotra Sęka

    ul. Narutowicza 44 lok. 20, 90-135 Łódź

    Wyświetl wizytówkę
  • Kancelaria Radców Prawnych ARVE M.Kusztan & R.Ponichtera Sp. K.

    ul. Czysta 4, 50-013 Wrocław

    Wyświetl wizytówkę
  • Kancelaria Radcy Prawnego Marek Foryś

    ul. Słupecka 9/1, Gdynia

    Wyświetl wizytówkę
  • Kancelaria MERITUM

    ulica Westerplatte 13/5, 31-033 Kraków

    Wyświetl wizytówkę
  • Kancelaria Radcy Prawnego Radosław Tymiński

    Łukowska 9 Lok. 126, 04-133 Warszawa

    Wyświetl wizytówkę
  • Kancelaria Prawna Iurisco Edyta Przybyłek

    ul. Zgrzebnioka 28, 40-520 Katowice

    Wyświetl wizytówkę
Array ( [docId] => 38269 )
Array ( [docId] => 38269 )

Array ( [docId] => 38269 )