Stosując monitoring, pozyskujesz dane osobowe. Jak robić to legalnie w szkołach?

Stosowanie monitoringu jest formą przetwarzania danych osobowych i ingeruje w prywatność nagrywanych osób. W związku z tym jego stosowanie musi być poparte przepisami rangi ustawowej. W związku z tym, że nie ma ogólnej ustawy o monitoringu ani przepisów z zakresu oświaty, które regulowałyby stosowanie monitoringu, szkoły muszą przestrzegać ustawy o ochronie danych osobowych. Podstawą przetwarzania danych w ramach monitoringu będzie więc art. 23 ust. 1 pkt 5 ustawy o ochronie danych osobowych – prawnie usprawiedliwiony cel administratora danych, czyli w przypadku szkół zapewnienie bezpieczeństwa.

GIODO przypomina, że szkoła, która stosuje monitoring, musi spełnić obowiązek informacyjny wobec nagrywanych osób. Należy poinformować, że monitoring jest stosowany, jaki obszar jest nim objęty oraz podać swoją nazwę, adres i cel stosowania monitoringu. Należy również pamiętać o obowiązku zgłoszenia zbioru związanego z monitoringiem wizyjnym do rejestracji Generalnemu Inspektorowi Ochrony Danych Osobowych.

Zdaniem GIODO instalacja monitoringu jest niedozwolona w takich miejscach, jak przebieralnie, szatnie, toalety, natryski czy łazienki. Miejsca monitorowane powinny być wyznaczone tam, gdzie dochodzi do incydentów albo istnieje realne zagrożenie dla bezpieczeństwa i niemożliwe jest objęcie takich miejsc innymi formami nadzoru, np. dyżurami nauczycieli czy pracowników szkoły. Jeżeli dyrektor chciałby zainstalować monitoring w innych miejscach, musi rozważyć, czy nie naruszy to zasady proporzojalności, np. kamery nie powinny być bezpośrednio skierowane na ekran komputera pracownika szkoły i umożliwiać śledzenie wykonywanych przez niego czynności na tym urządzeniu.

Zgodnie z art. 26 ust. 1 pkt 4 ustawy o ochronie danych osobowych dane powinny być przechowywane nie dłużej niż jest to niezbędne do osiągnięcia celu przetwarzania. Okres ten powinien być raczej liczony w dniach niż w tygodniach – wyjaśnia GIODO. Organ podkreśla, że nagrania dotyczące incydentów mogą być przechowywane dłużej – do czasu wyjaśnienia sprawy albo zakończenia odpowiednich postępowań.

Zgodnie z art. 36 ust. 1 ustawy o ochronie danych osobowych, szkoła musi zastosować środki techniczne i organizacyjne zapewniające ochronę przetwarzanych danych odpowiednie do zagrożeń oraz kategorii danych objętych ochroną. Oznacza to, że musi np. prowadzić ewidencję osób upoważnionych do dostępu do systemu monitoringu wizyjnego. Ponadto osoby, które zostaną upoważnione do dostępu do systemów monitoringu, mają obowiązek zachować w tajemnicy informacje uzyskane w trakcie prowadzenia monitoringu oraz tych, dotyczących bezpieczeństwa funkcjonowania tych systemów – podkreśla GIODO.