Zamiana nazwy = zmiana umowy spółki
Przede wszystkim należy pamiętać, że nazwa spółki jest elementem obligatoryjnym umowy spółki z o. o. (odpowiednio aktu założycielskiego spółki z o. o.), w związku z czym zmiana jej nazwy pociąga za sobą również zmianę umowy spółki.
Ma to doniosłe znaczenie ze względu na fakt, że dla umowy spółki z ograniczoną odpowiedzialnością Kodeks spółek handlowych zastrzega formę aktu notarialnego. W konsekwencji zmiana nazwy spółki, jako zmiana umowy spółki również wymaga formy aktu notarialnego (wymóg formy aktu notarialnego dla umowy spółki z o. o. został zniesiony w procedurze elektronicznej rejestracji spółki S-24).
Zgłoszenie zmiany do Krajowego Rejestru Sądowego (KRS)
Po wizycie u notariusza i dokonaniu niezbędnych zmian w umowie spółki mamy 7 dni na zgłoszenie ich do sądu rejestrowego. Do zarejestrowania zmiany w spółce z ograniczoną odpowiedzialnością wykorzystujemy formularz KRS-Z3 czyli wniosek o zmianę danych podmiotu w rejestrze przedsiębiorców.
Do wniosku tego, oprócz niezbędnych pełnomocnictw, musimy dołączyć akt notarialny z uchwałą zgromadzenia wspólników o zmianie umowy spółki oraz tekst jednolity umowy spółki.
Zasada jednego okienka
Zgodnie z zasadą jednego okienka nie trzeba już osobno powiadamiać pozostałych urzędów o dokonanych zmianach, tj. Urzędu Skarbowego, Zakładu Ubezpieczeń Społecznych oraz Głównego Urzędu Statystycznego. Dzięki temu oprócz wskazanych powyższej załączników do KRS składamy również zgłoszenia aktualizacyjne do odpowiednich urzędów, czyli formularze NIP-2, ZUS-ZPA oraz RG-1.