5 kroków do optymalizacji stanu zapasów w magazynie

Podejmując próbę redukcji zapasu towarów, a co za tym idzie uszczuplając zamrożony kapitał, należy zawsze uwzględniać poniższe 3 punkty, tak żeby utrzymać płynność swoich dostaw:

1. Sprawdź, czy po redukcji stanu zapasów możesz nadal zapewnić płynność dostaw, nawet przy zwiększonym popycie.
2. Uwzględnij podczas optymalizacji życzenia i wymagania działu produkcji.
3. Ustal następnie wspólnie z działem handlowymi i produkcją, które artykuły i w jakiej ilości powinny być zawsze dostępne.

Nigdy nie ulegaj pokusie, aby rozpatrywać i szacować pod kątem stanu zapasów i płynności dostaw poszczególne towary, surowce i materiały produkcyjne z osobna.

Jeśli cały proces zostanie inteligentnie przeprowadzony, możesz nie tylko wyraźnie uszczuplić swoje zapasy magazynowe, lecz nawet poprawić płynność dostaw swojego przedsiębiorstwa. 

Na początku przeanalizuj, które działy zaopatrywane są w towary przez Twoją logistykę, z których miejsc odbierasz towary lub surowce. Ponadto sprawdź, z jakich działów otrzymujesz towary i produkty w celu dalszej dostawy. Analizuj te punkty zawsze bardzo szczegółowo, ponieważ jeśli w tym miejscu pominiesz jakąś pozycję, Twoja optymalizacja nigdy nie będzie właściwie działała.

Następnie utwórz z przedstawicielami tych działów i dostawcami zespół zajmujący się optymalizacją stanu zapasów.

Do grupy roboczej należy także włączyć dział dyspozycji, gdyż tutaj zbiega się wiele ogniw łańcucha logistyki.

Z taką grupą roboczą możesz teraz przystąpić do kolejnego etapu optymalizacji przebiegającego w 5 punktach:

1. Po pierwsze sprawdź wszystkie parametry działu dyspozycji oraz przeanalizuj metody zamawiania poszczególnych dysponentów. Właśnie poprzez różne metody postępowania osób zatrudnionych w tym dziale marnuje się duży potencjał optymalizacji.

2. W kolejnym kroku przyjrzyj się rozwojowi swojego stanu zapasów na przestrzeni 2–6 lat. Podziel tutaj towar dokładnie na poszczególne kategorie, jak np. materiał do produkcji podstawowej, półfabrykaty i produkty gotowe. Zapisz wyniki tej analizy dla każdej grupy towarów i dodatkowo zaznacz zależności między nimi.

Szybko zauważysz miejsca, gdzie przy pomocy relatywnie prostych i natychmiastowych działań możesz przeprowadzić istotne procesy optymalizacyjne. Główne hasła to: skład konsygnacyjny, uszczuplenie oferty magazynowej i inteligentne gospodarowanie zamawianymi towarami.

WSKAZÓWKA: Właśnie tutaj okazuje się, że absolutnie niezbędną czynnością jest włączenie wszystkich osób i działów związanych z łańcuchem logistycznym oraz w niektórych przypadkach także zewnętrznych partnerów biznesowych.

3. Po wdrożeniu pierwszej optymalizacji, należy poszukać ukrytych potencjałów zapasu towarów. Przy tym należy zawsze uwzględniać wszystkie elementy i towary, które znajdują się w przepływie materiałowym w Twoim przedsiębiorstwie, nie wszystkie bowiem elementy są oczywiste, na przykład w przypadku małych magazynów tymczasowych w dziale produkcji, za które odpowiada sama produkcja lub też dział montażu końcowego.

4. Jeśli odkryłeś tak zwane ukryte potencjały zapasów, należy na podstawie wszystkich pozyskanych rezultatów opracować procedurę kontroli zapasów, która będzie uwzględniała wszystkie te parametry.

5. Takiej kontroli zapasów nie można nigdy postrzegać jako jednorazowej akcji. Kontrola musi stać się integralną częścią Twojego przyszłego łańcucha dostaw. Przepływ materiałów nie jest nigdy sprawą statyczną, podlega stałym zmianom. Mogą pojawiać się na przykład sezonowe modyfikacje, nowe produkty lub z innych przyczyn następować zmiany popytu na poszczególne towary i produkty. Tylko wtedy, gdy prowadzisz stałe kontrole, masz możliwość szybkiego reagowania i interwencji.

Optymalne wyniki redukcji stanów magazynowych otrzymasz tylko wtedy, gdy będziesz przestrzegał 4 punktów:

1. Pamiętaj o całkowitej przejrzystości. Jeśli korzystasz z systemu MRP, nie polegaj jedynie na łatwych do wygenerowania listach do obserwacji terminów, gdyż te nie wystarczają, by należycie ocenić procesy gospodarki materiałowej. Należałoby raczej sprawdzić i opisać wszystkie procesy częściowe jak zamówienie, wejście towaru, zwiększenie i zmniejszenie stanu zapasów oraz zaplanowane zmiany tych parametrów, uwzględniając za każdym razem ich wzajemne powiązania.

2. Zapanuj nad zbyt obszerną ofertą. W wielu przedsiębiorstwach duża różnorodność produkcyjna prowadzi do relatywnie wysokich stanów zapasów. Tutaj należy wspólnie z działami handlowym, rozwoju i produkcji dokładnie sprawdzić, czy rynek faktycznie żąda takiej różnorodności oferty. Często bowiem standardowe produkty spełniają dla klientów te same funkcje.

3. Ustal dla wszystkich materiałów wiążące standardy. Zawsze zachowasz pewną różnorodność oferty. Jednak dzięki kilku metodom możesz także i tutaj przeprowadzić wyraźnie redukcje:

• spróbuj ograniczyć liczbę surowców. W wielu przedsiębiorstwa traci się na tym mnóstwo pieniędzy, gdyż w celu uzyskania takich samych produktów trzyma się różne surowce lub półprodukty, chociaż nie jest to wcale konieczne;
• jeśli klient nalega na materiały, które nie występują u Ciebie standardowo, spróbuj ustalić minimalną ilość zakupu.

4. Włącz dostawców w jak największym stopniu do swojego zarządzania przepływem materiałów. Mniejsze zapasy surowców oznaczają także częstsze zamówienia. To szybko prowadzi do niepożądanego przeciążenia działu zakupów lub złych warunków zakupu. Koniecznie omów i ustal ze swoim dostawcami zmiany w częstotliwości wydawania dyspozycji i umowach konsygnacyjnych.