Jakość w magazynie

Standardowo, oceniając jakość w magazynie stosuje się takie wyznaczniki, jak:

• ilość dostarczonych zgodnych linii zamówień na czas (OTIF – On Time In Full) w stosunku do całkowitej ilości zamówień;
• ilość zgodnych asortymentów do całkowitej ilości towarów w magazynie podczas inwentaryzacji cyklicznej (jeżeli śledzimy serie/partie – każda seria to osobna pozycja).

Dodatkowym, nie do przecenienia, kosztem jest cykliczna inwentaryzacja pozwalająca wykryć niewłaściwie wydany lub przyjęty towar. Administrowanie inwentaryzacją (uruchamianie, liczenie i wystawianie dokumentów RI+/RI–) to niepotrzebny koszt, nie mówiąc o kosztach zaginionego towaru.

Uszkodzenie towaru w transporcie jest również trzecim z głównym kosztów. Ubezpieczenie transportu jest zwykle bardzo restrykcyjne i nadawca ponosi zwykle odpowiedzialność za sposób, w jakim towary są pakowane (nieodpowiednio, jeżeli wystąpiło uszkodzenie w normalnym transporcie).

Z mojego doświadczenia wynika, że należy wykorzystywać technologię. Niejednokrotnie sam należałem do sfrustrowanych kierowników magazynu, którzy każdorazowo dostarczają pracownikom informacji zwrotnej o powstałym błędzie – pokazują listy przewozowe i pozostałe dokumenty swoim pracownikom – i stale przypominają im, jak ważne jest to, żeby byli skoncentrowani i postępowali zgodnie z obowiązującymi procedurami.

Wciąż jakość magazynie znajduje się na niskim poziomie lub gorzej – zaczyna spadać. Jest naiwnością, jeżeli uważamy, że możliwe jest zwiększenie jakości poprzez karanie pracowników.

Oczywiście, trzeba dostarczyć informacji zwrotnej na temat błędów, zwłaszcza dotyczących sytuacji, których powodem są ich oczywiste błędy, wynikające z nieostrożności lub nieuwagi. Ale polegać wyłącznie na koncentracji personelu i ich zdolności do utrzymania koncentracji jest... niemądre.

Należy zmniejszyć liczbę okazji do popełniania błędów. Nie możemy przecież utrzymać koncentracji codziennie przez osiem, dwanaście godzin bez przerwy. Złożoność procesów magazynowych oraz różnorodność asortymentu jest rokrocznie znacznie większa, niż to było wcześniej. Wymagania dotyczące wydajności są również większe.

Według mnie istnieją cztery ważne rzeczy potrzebne, żeby uzyskać dobrą jakość w magazynie.

• Dobre przywództwo.
• Dobra organizacja miejsc składowania.
• Dobry WMS.
• Dobry TMS.

Przywództwo jest ważne dlatego, że normalizacja musi być utworzona dla każdego procesu magazynowego, a następnie zarządzanie musi zapewnić, że będzie to przestrzegane.

Do podstawowych zasad utrudniających popełnianie błędów należą:

1)      produkty są przechowywane zgodnie ze strategią, uwzględniając fizyczną wielkość poszczególnych wyrobów oraz częstotliwości, z którą są pobierane;

2)      dostępna przestrzeń jest efektywnie wykorzystana dla składowania produktów, pamiętając, że magazyn pracuje efektywnie wypełniony do 80–90%;

3)      wyroby problematyczne (m.in. niezgodności, zwroty, kontrole jakości) są fizycznie oddzielone i obsługiwane w trybie przyspieszonym;

4)      przedmioty są przechowywane w sposób, który pozwoli utrzymać je w bezpiecznym miejscu i w dobrym stanie oraz, co ważne, nie stanowią zagrożenia dla pracowników magazynowych;

5)      wizualnie jasny proces, zrozumiały dla każdego z pracowników (w tym korzystanie z kolorów dla utrudnienia popełnienia błędu np. przy kompletacji dla danego zlecenia produkcyjnego).

Nie jest niczym niezwykłym, że zespół znajdzie „szybsze sposoby” do przeprowadzania procesów, które niestety mogą nie być optymalne z punktu widzenia jakości. Istotne jest, że zarządzający magazynem musi szybko zatrzymać takie zachowanie. Jest również odpowiedzialny za piętnowanie oczywistych beztroskich błędów w magazynie spowodowanych nonszalancją, etc.

Dobry WMS jest niezwykle istotny dla dobrej jakości. Ponieważ nie możemy bezwzględnie polegać na ludziach, musimy wykorzystywać technologię. Według mnie, potwierdzenie procesów poprzez skanowanie kodów kreskowych jest najlepszą praktyką. W procesach magazynowych powinna istnieć możliwość skanowania lokalizacji, numeru indeksu, numeru seryjnego, etykiety transportowej itd. W dobrym WMS wszystkie te cechy już istnieją, to od zarządzającego zależy, które funkcje zostaną dopasowane i skonfigurowane i czy włączyć skanowanie w każdym procesie.

Ważne jest, aby przeanalizować, gdzie leży większość błędów popełnianych w magazynie i włączyć skanowanie stopniowo. Należy pamiętać, że przez każdy skan nieznacznie spada wydajność. W końcu, można dojść do punktu zwrotnego, gdzie jakość kosztuje więcej niż to, co się z niego uzyskuje pod względem ekonomicznym.

Dobry TMS (transport management system) doskonale nadaje się do poprawy jakości i niezawodności dostaw. Połączenie WMS i TMS ze sobą za pośrednictwem interfejsu może być wspaniałym narzędziem do poprawy wizerunku firmy jako dostawcy. Gdy zamówienie jest przygotowane do odbioru przez transport, robisz potwierdzenie w WMS (często poprzez skanowanie), a następnie etykieta transportowa jest drukowana i zawartość opakowania zbiorczego (na przykład również ilość nadanych zwrotnych palet), które zostaną wysłane do konkretnego klienta mogą być od razu zafakturowane.

Wszystko to powinno być przejrzyste dla odbiorcy poprzez interfejs WWW. Kiedy jakikolwiek błąd występuje w obsłudze, jest również o wiele łatwiej prześledzić, co się stało i kto zawinił.

Ryzyko niewłaściwej dostawy jest znacznie zmniejszone. Spedytor uzyskuje w plikach EDI sprawdzone informacje o liczbie przesyłek, wielkości, wadze i zawartości (dane wynikają z danych stałych z WMS). Wszelkie wątpliwości między nadawcą a spedytorem są zminimalizowane przez dobry TMS.

Bardzo ważne jest, aby zarządzający magazynem potrafił właściwie obliczyć koszt złego przygotowania specyfikacji wysyłkowej lub błędu kompletacji, w ten sposób można obliczyć, ile kosztuje w sumie miesięcznie obsługa tych błędów. Koszt ten jest często niedoceniany. Wiele osób jest w szoku, gdy powiedziano im, jakie koszty tkwią w błędach obsługi w administracji, transporcie i utraconych wysyłkach. Bardzo dobrze jest mieć te koszty, kiedy nadchodzi czas na obliczenia ROI ewentualnych inwestycji w WMS i TMS.

Nie mniej jednak pracując na rzecz poprawy jakości, nadchodzi punkt graniczny, gdzie kolejna poprawa jakości kosztuje więcej, niż daje firmie zysku ekonomicznego. Warto to mieć na uwadze goniąc przysłowiowego króliczka o nazwie „jakość”.