Jakość w magazynie

Data: 21-09-2016 r.

Do tej pory napisano wiele artykułów o przywództwie, WMS, statystykach oraz optymalizacji zasobów w magazynie. Jednym z tematów, które są jednak nie do pominięcia, jest jakość. Jakość magazynu jest niezwykle ważna, tak naprawdę nie ma znaczenia, jak skuteczne jest zarządzanie magazynem, jeśli jakość wykonywanych w nim zadań jest słaba.

Standardowo, oceniając jakość w magazynie stosuje się takie wyznaczniki, jak:

  • ilość dostarczonych zgodnych linii zamówień na czas (OTIF – On Time In Full) w stosunku do całkowitej ilości zamówień;
  • ilość zgodnych asortymentów do całkowitej ilości towarów w magazynie podczas inwentaryzacji cyklicznej (jeżeli śledzimy serie/partie – każda seria to osobna pozycja).

Nigdy nie lekceważ kosztów złej jakości, takich jak błędy w pobieraniu towaru. Gromadź i prezentuj główne koszty mierzone w roboczogodzinach na administrowanie błędów w kompletacji oraz w transporcie zwrotnym do magazynu, wynikającymi z dostarczania niewłaściwego ładunku lub do niewłaściwego klienta, nawet jeśli klient celowo unika zgłoszenia zwrotu i zgadza się zatrzymać ładunek. W takich przypadkach kosztem są – wystawianie korekt faktur i fakturowanie faktycznie wysłanego towaru.

Dodatkowym, nie do przecenienia, kosztem jest cykliczna inwentaryzacja pozwalająca wykryć niewłaściwie wydany lub przyjęty towar. Administrowanie inwentaryzacją (uruchamianie, liczenie i wystawianie dokumentów RI+/RI–) to niepotrzebny koszt, nie mówiąc o kosztach zaginionego towaru.

Uszkodzenie towaru w transporcie jest również trzecim z głównym kosztów. Ubezpieczenie transportu jest zwykle bardzo restrykcyjne i nadawca ponosi zwykle odpowiedzialność za sposób, w jakim towary są pakowane (nieodpowiednio, jeżeli wystąpiło uszkodzenie w normalnym transporcie).

Jak radzić sobie z jakością jednocześnie poprawiając sprawność i wydajność

Z mojego doświadczenia wynika, że należy wykorzystywać technologię. Niejednokrotnie sam należałem do sfrustrowanych kierowników magazynu, którzy każdorazowo dostarczają pracownikom informacji zwrotnej o powstałym błędzie – pokazują listy przewozowe i pozostałe dokumenty swoim pracownikom – i stale przypominają im, jak ważne jest to, żeby byli skoncentrowani i postępowali zgodnie z obowiązującymi procedurami.

Wciąż jakość magazynie znajduje się na niskim poziomie lub gorzej – zaczyna spadać. Jest naiwnością, jeżeli uważamy, że możliwe jest zwiększenie jakości poprzez karanie pracowników.

Oczywiście, trzeba dostarczyć informacji zwrotnej na temat błędów, zwłaszcza dotyczących sytuacji, których powodem są ich oczywiste błędy, wynikające z nieostrożności lub nieuwagi. Ale polegać wyłącznie na koncentracji personelu i ich zdolności do utrzymania koncentracji jest... niemądre.

Należy zmniejszyć liczbę okazji do popełniania błędów. Nie możemy przecież utrzymać koncentracji codziennie przez osiem, dwanaście godzin bez przerwy. Złożoność procesów magazynowych oraz różnorodność asortymentu jest rokrocznie znacznie większa, niż to było wcześniej. Wymagania dotyczące wydajności są również większe.

Według mnie istnieją cztery ważne rzeczy potrzebne, żeby uzyskać dobrą jakość w magazynie.

  • Dobre przywództwo.
  • Dobra organizacja miejsc składowania.
  • Dobry WMS.
  • Dobry TMS.

Przywództwo jest ważne dlatego, że normalizacja musi być utworzona dla każdego procesu magazynowego, a następnie zarządzanie musi zapewnić, że będzie to przestrzegane.

Do podstawowych zasad utrudniających popełnianie błędów należą:

1)      produkty są przechowywane zgodnie ze strategią, uwzględniając fizyczną wielkość poszczególnych wyrobów oraz częstotliwości, z którą są pobierane;

2)      dostępna przestrzeń jest efektywnie wykorzystana dla składowania produktów, pamiętając, że magazyn pracuje efektywnie wypełniony do 80–90%;

3)      wyroby problematyczne (m.in. niezgodności, zwroty, kontrole jakości) są fizycznie oddzielone i obsługiwane w trybie przyspieszonym;

4)      przedmioty są przechowywane w sposób, który pozwoli utrzymać je w bezpiecznym miejscu i w dobrym stanie oraz, co ważne, nie stanowią zagrożenia dla pracowników magazynowych;

5)      wizualnie jasny proces, zrozumiały dla każdego z pracowników (w tym korzystanie z kolorów dla utrudnienia popełnienia błędu np. przy kompletacji dla danego zlecenia produkcyjnego).

Nie jest niczym niezwykłym, że zespół znajdzie „szybsze sposoby” do przeprowadzania procesów, które niestety mogą nie być optymalne z punktu widzenia jakości. Istotne jest, że zarządzający magazynem musi szybko zatrzymać takie zachowanie. Jest również odpowiedzialny za piętnowanie oczywistych beztroskich błędów w magazynie spowodowanych nonszalancją, etc.

WMS

Dobry WMS jest niezwykle istotny dla dobrej jakości. Ponieważ nie możemy bezwzględnie polegać na ludziach, musimy wykorzystywać technologię. Według mnie, potwierdzenie procesów poprzez skanowanie kodów kreskowych jest najlepszą praktyką. W procesach magazynowych powinna istnieć możliwość skanowania lokalizacji, numeru indeksu, numeru seryjnego, etykiety transportowej itd. W dobrym WMS wszystkie te cechy już istnieją, to od zarządzającego zależy, które funkcje zostaną dopasowane i skonfigurowane i czy włączyć skanowanie w każdym procesie.

Ważne jest, aby przeanalizować, gdzie leży większość błędów popełnianych w magazynie i włączyć skanowanie stopniowo. Należy pamiętać, że przez każdy skan nieznacznie spada wydajność. W końcu, można dojść do punktu zwrotnego, gdzie jakość kosztuje więcej niż to, co się z niego uzyskuje pod względem ekonomicznym.

TMS

Dobry TMS (transport management system) doskonale nadaje się do poprawy jakości i niezawodności dostaw. Połączenie WMS i TMS ze sobą za pośrednictwem interfejsu może być wspaniałym narzędziem do poprawy wizerunku firmy jako dostawcy. Gdy zamówienie jest przygotowane do odbioru przez transport, robisz potwierdzenie w WMS (często poprzez skanowanie), a następnie etykieta transportowa jest drukowana i zawartość opakowania zbiorczego (na przykład również ilość nadanych zwrotnych palet), które zostaną wysłane do konkretnego klienta mogą być od razu zafakturowane.

Wszystko to powinno być przejrzyste dla odbiorcy poprzez interfejs WWW. Kiedy jakikolwiek błąd występuje w obsłudze, jest również o wiele łatwiej prześledzić, co się stało i kto zawinił.

Ryzyko niewłaściwej dostawy jest znacznie zmniejszone. Spedytor uzyskuje w plikach EDI sprawdzone informacje o liczbie przesyłek, wielkości, wadze i zawartości (dane wynikają z danych stałych z WMS). Wszelkie wątpliwości między nadawcą a spedytorem są zminimalizowane przez dobry TMS.

Bardzo ważne jest, aby zarządzający magazynem potrafił właściwie obliczyć koszt złego przygotowania specyfikacji wysyłkowej lub błędu kompletacji, w ten sposób można obliczyć, ile kosztuje w sumie miesięcznie obsługa tych błędów. Koszt ten jest często niedoceniany. Wiele osób jest w szoku, gdy powiedziano im, jakie koszty tkwią w błędach obsługi w administracji, transporcie i utraconych wysyłkach. Bardzo dobrze jest mieć te koszty, kiedy nadchodzi czas na obliczenia ROI ewentualnych inwestycji w WMS i TMS.

Nie mniej jednak pracując na rzecz poprawy jakości, nadchodzi punkt graniczny, gdzie kolejna poprawa jakości kosztuje więcej, niż daje firmie zysku ekonomicznego. Warto to mieć na uwadze goniąc przysłowiowego króliczka o nazwie „jakość”.

Paweł Krzyżak, kierownik logistyki FMCG

Zaloguj się, aby dodać komentarz

Nie masz konta? Zarejestruj się »

Zobacz także

Jak zatrzeć ślady po przeglądaniu Internetu?

pobierz

Wzór Polityki Bezpieczeństwa w ochronie danych osobowych

pobierz

Konfiguracja bezpieczeństwa. Windows 10

pobierz

10 sprytnych trików na szybkie obliczenia w Excelu

pobierz

Polecane artykuły

Polecamy kancelarię:

  • Kancelaria Prawna Iurisco Edyta Przybyłek

    ul. Zgrzebnioka 28, 40-520 Katowice

    Wyświetl wizytówkę
  • Kancelaria Radcy Prawnego Marcin Majcherczyk

    ul. Stawowa 4 lok. 39, 41-200 Sosnowiec

    Wyświetl wizytówkę
  • Buszan Suchecka Orłowski Adwokat Radcowie Prawni Sp.p.

    ul. Armii Krajowej 22/2, 81-849 Sopot

    Wyświetl wizytówkę
  • THE N.E.W.S. LAW CENTER Kancelaria Adwokatów i Radców Prawnych

    ul. Kazachska 1/89, 02-999 Warszawa

    Wyświetl wizytówkę
  • adwokat Wojciech Rudzki - kancelaria adwokacka

    Józefa Piłsudskiego 40/4 Kraków 31 - 111

    Wyświetl wizytówkę
  • KANCELARIA ADWOKACKA Adwokat Michał Gajda

    ul. Księcia Bogusława X 1/3, 70-440 Szczecin

    Wyświetl wizytówkę
  • Kancelaria Radcy Prawnego Robert Dudkowiak

    ul. Jana Pawła II 11 lok. 5, 62-300 Września

    Wyświetl wizytówkę
  • Kancelaria Adwokacka Adwokata Piotra Sęka

    ul. Narutowicza 44 lok. 20, 90-135 Łódź

    Wyświetl wizytówkę
  • Kancelaria Radców Prawnych ARVE M.Kusztan & R.Ponichtera Sp. K.

    ul. Czysta 4, 50-013 Wrocław

    Wyświetl wizytówkę
  • Kancelaria Radcy Prawnego Marek Foryś

    ul. Słupecka 9/1, Gdynia

    Wyświetl wizytówkę
  • Kancelaria MERITUM

    ulica Westerplatte 13/5, 31-033 Kraków

    Wyświetl wizytówkę
  • Kancelaria Radcy Prawnego Radosław Tymiński

    Łukowska 9 Lok. 126, 04-133 Warszawa

    Wyświetl wizytówkę
Array ( [docId] => 39519 )
Array ( [docId] => 39519 )

Array ( [docId] => 39519 )