Pracodawca ma prawo – ale nie obowiązek – przedstawiać pracownikowi do wypełnienia tzw. kwestionariusze osobowe. A zatem pracodawca wcale nie musi stosować kwestionariuszy osobowych, pobierając niezbędne dane osobowe w inny sposób. Może także stosować inne kwestionariusze niż przewidziane w przepisach. Ważne jest jednak, aby nie pobierał od kandydata do pracy, a następnie od pracownika innych danych osobowych niż te, które przepisy pozwalają mu pobierać.
Kwestionariusze osobowe, zaproponowane w rozporządzeniu Ministra Pracy i Polityki Socjalnej z 28 maja 1996 r. w
sprawie zakresu prowadzenia przez pracodawców dokumentacji w sprawach
związanych ze stosunkiem pracy oraz sposobu prowadzenia akt osobowych
pracownika, służą właśnie temu, aby pracodawca mógł pobrać tylko te dane, które może pobierać – są one bowiem tak skonstruowane, że na pewno nie zawierają danych niedozwolonych. Ich stosowanie jest więc wygodne. Jednak z punktu widzenia prawa ważne jest nie to, jakich kwestionariuszy pracodawca używa, tylko jakie dane pobiera.
Artykuł 221 Kodeksu pracy przewiduje, że od kandydata do pracy pracodawca może pobierać następujące dane:
- imię (imiona) i nazwisko,
- imiona rodziców,
- datę urodzenia,
- miejsce zamieszkania (adres do korespondencji),
- wykształcenie,
- przebieg dotychczasowego zatrudnienia.
Do tego wzór kwestionariusza osobowego dla kandydata do pracy, który jest zaproponowany w przepisach, dodaje jeszcze możliwość zapytania o obywatelstwo, dodatkowe uprawnienia, umiejętności i zainteresowania, a także numer, serię i organ wydający dowód osobisty kandydata.
Z kolei od pracownika pracodawca może pobierać wszystkie wymienione powyżej dane, które może pobierać od kandydata do pracy, a dodatkowo może także pobrać następujące dane:
- numer PESEL,
- inne dane osobowe pracownika (a także imiona i nazwiska oraz daty urodzenia dzieci pracownika) – jeśli podanie takich danych jest konieczne ze względu na korzystanie przez pracownika ze szczególnych uprawnień przewidzianych w prawie pracy (przykładowo: aby pracownik mógł korzystać z 2 dni wolnych w roku kalendarzowym z tytułu opieki nad dzieckiem w wieku do lat 14, pracodawca ma prawo domagać się informacji na temat imion i nazwisk oraz dat urodzenia dzieci pracownika, które nie ukończyły 14 lat).
Wzór kwestionariusza dla pracownika, który jest zaproponowany w przepisach, umożliwia tu także podanie numeru NIP, danych dotyczących stosunku do powszechnej służby wojskowej (stosunek do powszechnego obowiązku obrony, stopień wojskowy, przynależność do WKU, numer książeczki wojskowej, przydział mobilizacyjny do sił zbrojnych); można też pobrać imię i nazwisko oraz telefon osoby, którą należy zawiadomić w razie wypadku.
Uwaga! Pracodawca może także pobierać dane, których obowiązek podania wynika z odrębnych przepisów. Przykładowo: w przypadku zatrudnienia na niektórych stanowiskach przepis może wymagać przedstawienia zaświadczenia o niekaralności.
Podstawa prawna:
- art. 22¹ Kodeks pracy
- § 1 ust. 2b oraz załączniki 1 i 1a do rozporządzenia Ministra Pracy i Polityki Socjalnej z 28 maja 1996 r. w sprawie zakresu prowadzenia przez pracodawców dokumentacji w sprawach związanych ze stosunkiem pracy oraz sposobu prowadzenia akt osobowych pracownika (Dz.U. Nr 62, poz. 286 ze zm.).
