Jak dokonać wpisu do rejestru podmiotów leczniczych

Rejestr podmiotów wykonujących działalność leczniczą (dalej: rejestr) jest elektronicznym rejestrem prowadzonym na podstawie art. 105 ust. 4 ustawy z 15 kwietnia 2011 r. o działalności leczniczej (dalej: udzl). Szczegółowy zakres danych objętych wpisem do rejestru przewiduje rozporządzenie ministra zdrowia z 29 września 2011 r. w sprawie szczegółowego zakresu danych objętych wpisem do rejestru podmiotów wykonujących działalność leczniczą oraz szczegółowego trybu postępowania w sprawach dokonywania wpisów, zmian w rejestrze oraz wykreśleń z tego rejestru (dalej: rozporządzenie).

W części dostępnej po zalogowaniu rejestr umożliwia między innymi:

• tworzenie wniosków o wpis podmiotu do rejestru;
• wysłanie drogą elektroniczną podpisanego wniosku w formie elektronicznej;
• pobieranie zaświadczeń, przechowywanie i późniejszy dostęp do wniosków roboczych oraz wniosków podpisanych i wysłanych drogą elektroniczną.

Zgodnie z art. 106 ust. 1 udzl, prowadzącym rejestr jest wojewoda właściwy dla siedziby albo miejsca zamieszkania. Wojewodzie należy złożyć więc wniosek o wpis wraz z oświadczeniami, ewentualną zmianę wpisu czy informacje o innych zdarzeniach, jeśli wystąpią.

Należy pamiętać, że działalność leczniczą można rozpocząć dopiero po uzyskaniu wpisu dokonanego przez wojewodę do rejestru, który powinien nastąpić w terminie 30 dni od dnia wpływu wniosku o wpis do rejestru wraz z oświadczeniem.

Wnioskodawca może jednak rozpocząć działalność po uprzednim zawiadomieniu o tym na piśmie organu, który nie dokonał wpisu po upływie 40 dni od złożenia wniosku.

Ważne: Wnioskodawca może rozpocząć działalność leczniczą po uprzednim zawiadomieniu o tym na piśmie wojewody, jeśli ten nie dokonał wpisu do rejestru po upływie 40 dni od złożenia wniosku (art. 104 ust. 2 udzl).

Od 1 kwietnia 2013 r. wnioski o wpis do rejestru, zmianę wpisu do rejestru i wykreślenie z rejestru można składać wyłącznie w postaci elektronicznej, z wykorzystaniem bezpiecznego podpisu elektronicznego w rozumieniu ustawy o podpisie elektronicznym lub profilu zaufanego ePUAP, na zasadach określonych w ustawie o informatyzacji działalności podmiotów realizujących zadania publiczne (§ 16 ust. 1 rozporządzenia).

Podstawą wpisu do rejestru jest wniosek ubiegającego się o wpis. Wpisy następują także z urzędu. Zgodnie z § 11 rozporządzenia, podstawę dokonania wpisu w rejestrze stanowi odpowiedni wniosek o:

• wpis do rejestru;
• zmianę wpisu do rejestru;
• wykreślenie z rejestru.

W przypadku zaistnienia tych zdarzeń wnioskodawca składa odpowiedni wniosek.

Wpis do rejestru, zmiana wpisu do rejestru albo wykreślenie z rejestru zawierają (§ 3 rozporządzenia):
1) numer kolejny wpisu;
2) oznaczenie organu dokonującego wpisu;
3) datę wpisu;
4) rodzaj wpisu: wpis do rejestru, zmiana wpisu do rejestru albo wykreślenie z rejestru.

Zasoby treściowe wniosku o wpis zostały szczegółowo wskazane w § 12 rozporządzenia. Wniosek o wpis podmiotu leczniczego do rejestru zawiera m.in.:
1) dane dotyczące określenia rodzaju wniosku;
2) oznaczenia organu prowadzącego rejestr, zawierające literę „W” oraz kod województwa, określony w załączniku nr 1 do rozporządzenia;
3) firmę albo nazwę podmiotu leczniczego;
4) adres – w przypadku osoby fizycznej, a w stosunku do spółki cywilnej dane do korespondencji:
a) ulicę,
b) numer domu,
c) numer lokalu,
d) kod pocztowy,
e) miejscowość;
5) adres siedziby podmiotu leczniczego, a w przypadku osoby fizycznej – adres do korespondencji.

Oprócz tych danych wniosek o wpis powinien zawierać przede wszystkim:

• datę rozpoczęcia działalności leczniczej w zakładzie leczniczym;
• wykaz jednostek organizacyjnych zakładu leczniczego, jeżeli są wyodrębnione w strukturze organizacyjnej zakładu leczniczego;
• wykaz komórek organizacyjnych zakładu leczniczego, jeżeli są wyodrębnione w strukturze organizacyjnej jednostki organizacyjnej zakładu leczniczego albo działają poza jednostką organizacyjną tego zakładu leczniczego.

Należy pamiętać, aby wniosek podpisała osoba uprawniona do złożenia wniosku ze strony podmiotu leczniczego, ze wskazaniem jej imienia i nazwiska oraz pełnionej funkcji.

Należy pamiętać, aby do wniosku dołączyć oświadczenia przewidziane w art. 100 ust. 2 udzl dotyczące m.in.:

• kompletności i zgodności z prawdą danych zawartych we wniosku;
• spełniania warunków wykonywania działalności w zakresie objętej wnioskiem.

Ponadto oświadczenie należy opatrzyć miejscem i datą złożenia jego oświadczenia oraz podpisać przez osobę uprawnioną do reprezentacji wnioskodawcy ze wskazaniem imienia i nazwiska oraz pełnionej funkcji.

Dla podmiotu leczniczego oświadczenie powinno zawierać także imię i nazwisko, nazwę albo firmę wnioskodawcy, miejsce zamieszkania albo adres siedziby.

Wniosek wymaga, aby podmiot ubiegający się o wpis ujawnił wykaz jednostek organizacyjnych, o którym mowa w ust. 1 pkt 22 rozporządzenia. Wykaz ten powinien zawierać:
1) nazwę jednostki organizacyjnej;
2) numer telefonu i adres jednostki organizacyjnej:
a) ulicę,
b) numer domu,
c) numer lokalu,
d) kod pocztowy,
e) miejscowość;
3) adres poczty elektronicznej jednostki organizacyjnej;
4) adres strony internetowej jednostki organizacyjnej, jeżeli ma;
5) identyfikator terytorialny dla jednostki podziału terytorialnego, w której znajduje się jednostka organizacyjna;
6) numer REGON zakładu leczniczego (14-znakowy);
7) kod resortowy identyfikujący jednostkę organizacyjną w strukturze organizacyjnej zakładu leczniczego, stanowiący część V systemu resortowych kodów identyfikacyjnych;
8) zakres świadczeń zdrowotnych udzielanych w jednostce organizacyjnej, jeżeli w jednostce organizacyjnej nie wydzielono komórek organizacyjnych, oznaczony kodem resortowym:
a) funkcji ochrony zdrowia stanowiącym część IX systemu resortowych kodów identyfikacyjnych,
b) dziedziny medycyny stanowiącym część X systemu resortowych kodów identyfikacyjnych;
9) datę rozpoczęcia działalności leczniczej przez jednostkę organizacyjną.

Ubiegający się o wpis do rejestru otrzymuje zaświadczenie o wpisie i może je pobrać z systemu teleinformatycznego.

Stosownie do § 18 rozporządzenia, organ prowadzący rejestr przekazuje wnioskodawcy, na adres poczty elektronicznej wskazany we wniosku, informację o wydaniu zaświadczenia oraz dane umożliwiające pobranie zaświadczenia z systemu teleinformatycznego.

Zaświadczenie o wpisie podmiotu wykonującego działalność leczniczą do rejestru zawiera (§ 17 ust. 1 rozporządzenia):
1) numer zaświadczenia;
2) oznaczenie organu prowadzącego rejestr;
3) numer księgi rejestrowej;
4) firmę, nazwę albo imię (imiona) i nazwisko podmiotu wykonującego działalność leczniczą;
5) oznaczenie rodzaju praktyki zawodowej – w przypadku praktyki zawodowej;
6) adres w sieci publicznej (Internet) wskazujący dokładną lokalizację księgi rejestrowej;
7) datę wystawienia.

Zgodnie z przepisami zaświadczenie o wpisie do rejestru jest wystawiane w postaci elektronicznej i generowane z systemu teleinformatycznego w sposób umożliwiający jego wydruk.

Zaświadczenie nie musi być opatrzone podpisem ani pieczęcią. W związku z tym nie traci swojej ważności w przypadku wspomnianych danych. Inne podmioty żądające zaświadczenia do wglądu czy dołączenia do dokumentacji nie mają podstaw do żądania, aby przedłożyć zaświadczenie z podpisem i pieczęcią.

Ważne: Pamiętaj, aby w odpowiednim terminie rozpocząć działalność objętą wpisem do rejestru. Jeżeli podmiot wykonujący działalność leczniczą w terminie 3 miesięcy od dnia wpisu do rejestru nie podjął działalności, może być wykreślony z rejestru na podstawie art. 180 ust. 1 pkt 6 udzl mimo posiadania wpisu. Zatem rozpoczęcie działalności objętej wpisem w tym terminie jest niezbędne.