Dyrektor ustala termin wewnętrznej kontroli druków ścisłego zarachowania

Autor: Małgorzata Celuch
Data: 17-12-2015 r.

Sekretarz jest zobowiązany do prowadzenia ewidencji związanych z użytkowaniem druków ścisłego zarachowania. Powinny być one inwentaryzowane nie rzadziej niż raz w roku, na koniec każdego roku budżetowego, w terminie wskazanym przez dyrektora szkoły.

Druki ścisłego zarachowania podlegają odpowiedniej ewidencji, kontroli i zabezpieczeniu. Szkoła prowadzi imienną ewidencję:

  • wydanych świadectw ukończenia szkoły,
  • indeksów,
  • legitymacji szkolnych,
  • świadectw dojrzałości,
  • aneksów do świadectw dojrzałości,
  • dyplomów i zaświadczeń - przekazywanych szkole przez komisję okręgową.

Ewidencja ta zawiera:

  • imię (imiona) i nazwisko,
  • numer PESEL ucznia albo absolwenta,
  • numer wydanego dokumentu,
  • datę odbioru dokumentu,
  • podpis ucznia albo absolwenta.

Jeśli w szkole używane są druki nieposiadające cech identyfikacyjnych (numery serie), powinny być opracowane zasady postępowania z nimi. Zazwyczaj takim drukom nadaje się numery w sposób chronologiczny, czyli według dat ich wydawania. Takie druki powinny być opatrywane dodatkową pieczęcią informującą, iż jest to druk ścisłego zarachowania.

Wszystkie otrzymane druki sekretarz zabezpiecza przed zniszczeniem oraz nieuprawnionym dostępem w szafie pancernej lub innej szafie zamykanej na klucz. Czas ich przechowywania należy określić w instrukcji kancelaryjnej obowiązującej w szkole (5 lat).

Z kontroli sporządza się protokół

Dokument ten powinien zawierać następujące dane:

  • datę i godzinę przeprowadzenia kontroli,
  • skład zespołu przeprowadzającego kontrolę (imię i nazwisko, stanowisko),
  • dane osoby odpowiedzialnej za gospodarkę drukami ścisłego zarachowania,
  • szczegółowy opis druków (seria i numer, liczba, uwagi),
  • wskazanie różnicy pomiędzy stanem faktycznym a stanem ewidencyjnym (o ile zaistniała),
  • podpisy członków zespołu oraz osoby odpowiedzialnej za gospodarkę drukami ścisłego zarachowania w szkole.

Pobieranie i wydawanie druków ścisłego zarachowania – na mocy upoważnienia

W części B akt osobowych pracownika, który w ramach swoich obowiązków zajmuje się gospodarowaniem drukami ścisłego zarachowania, powinny znajdować się dwa dokumenty:

  1. kserokopia stałego upoważnienia wydanego przez dyrektora szkoły do pobierania druków ścisłego zarachowania oraz do wydawania druków ścisłego zarachowania,
  2. oświadczenie pracownika o przyjęciu odpowiedzialności za gospodarowanie tymi dokumentami.

Takie dokumenty gromadzone są w aktach osobowych, ponieważ dotyczą przebiegu zatrudnienia pracownika, określając częściowo jego zakres obowiązków i odpowiedzialności.

Małgorzata Celuch, wicedyrektor zespołu szkół, specjalista prawa oświatowego

Zaloguj się, aby dodać komentarz

Nie masz konta? Zarejestruj się »

Polecamy kancelarię:

Array ( [docId] => 38238 )
Array ( [docId] => 38238 )

Array ( [docId] => 38238 )