Jeżeli szkoła posiada instrukcję kancelaryjną, jednolity rzeczowy wykaz akt opracowany w porozumieniu z właściwym miejscowo dyrektorem archiwum państwowego oraz przepisy dotyczące funkcjonowania archiwum zakładowego, to są to atrybuty jednostki wytwarzającej materiały archiwalne typu A. Jeżeli natomiast oprócz instrukcji kancelaryjnej, jednolitego rzeczowego wykazu akt szkoła posiada przepisy dotyczące funkcjonowania składnicy akt, to zalicza się do jednostek wytwarzających jedynie materiały niearchiwalne typu B.
Karty hospitacji zajęć należy przechowywać 25 lat
Ustalenia dotyczące sposobu i okresu archiwizowania dokumentów związanych z nadzorem pedagogicznym powinny być uregulowane w instrukcji kancelaryjnej i jednolitym rzeczowym wykazie akt stosowanych w danej szkole. Istotną kwestią jest ustalenie, czy placówka posiada atrybuty jednostki wytwarzającej materiały archiwalne typu A, czy jedynie materiały niearchiwalne typu B.
W większości przypadków szkoły i placówki wytwarzają materiały niearchiwalne, a zatem karty hospitacji, zebrane w tzw. księgach hospitacji, będą stanowiły grupę dokumentacji kat. B, czyli o użytkowym przeznaczeniu. Ich okres przechowywania wynosi do 25 lat, licząc od 1 stycznia następnego roku od jej wytworzenia. Przykładowo, jeśli dokumentacja została wytworzona w 2015 r. (lub jej części - np. dwóch kwartałach), to okres jej przechowywania liczy się od stycznia 2016 r. Jeżeli w danej teczce aktowej znajduje się dokumentacja o różnym okresie przechowywania, to nadaje jej się najwyższą tam występującą kategorię.
W klasyfikacji archiwalnej księgi hospitacji mają symbol klasyfikacji 4: nauczanie i wychowanie, podkategoria 41: Organizacja i programy pracy dydaktyczno-wychowawcze, hasło klasyfikacyjne: 4171 - Nadzór pedagogiczny dyrektora szkoły, kat. - B25.
Jeżeli szkoła nie posiada przepisów kancelaryjno-archiwalnych, to dyrektor placówki powinien opracować je zgodnie z:
- ustawą z 14 lipca 1983 r. o narodowym zasobie archiwalnym i archiwach - w zakresie instrukcji kancelaryjnej oraz
- rozporządzeniem ministra kultury i dziedzictwa narodowego z 20 października 2015 r. w sprawie klasyfikowania i kwalifikowania dokumentacji, przekazywania materiałów archiwalnych do archiwów państwowych i brakowania dokumentacji niearchiwalnej
oraz uzgodnić z właściwym miejscowo dyrektorem archiwum państwowego.
Dyrektor szkoły jako jednostki organizacyjnej gminy lub powiatu może być także zobligowany do stosowania instrukcji kancelaryjnej przeznaczonej dla organów gminy lub powiatu.
Podstawa prawna:
- ustawa z 14 lipca 1983 r. o narodowym zasobie archiwalnym i archiwach (tekst jedn.: Dz.U. z 2015 r. poz. 1446),
- rozporządzenie prezesa rady ministrów z 18 stycznia 2011 r. w sprawie instrukcji kancelaryjnej, jednolitych rzeczowych wykazów akt oraz instrukcji w sprawie organizacji i zakresu działania archiwów zakładowych (Dz.U. z 2011 r. nr 14, poz. 67),
- rozporządzenie ministra kultury i dziedzictwa narodowego z 20 października 2015 r. w sprawie klasyfikowania i kwalifikowania dokumentacji, przekazywania materiałów archiwalnych do archiwów państwowych i brakowania dokumentacji niearchiwalnej (Dz.U. z 2015 r. poz. 1743).
Zobacz także:
Zaloguj się, aby dodać komentarz
Nie masz konta? Zarejestruj się »
