Rada pedagogiczna ustala regulamin swojej działalności. To w regulaminie powinien zostać określony sposób oznaczania protokołów. Jeśli zostanie przyjęty sposób numerowania protokołów zebrań rady pedagogicznej od numeru 1 do nieskończoności w danym roku szkolnym to będzie to obowiązujące w danej szkole prawo. W przypadku protokołów z zebrań rady pedagogicznej wymienia się najczęściej kategorię B25, czyli okres przechowywania od roku zakończenia protokołu wynosi wówczas 25 lat.
Protokoły rady pedagogicznej przechowuje się przez 25 lat
Szczegółowe regulacje dotyczące funkcjonowania rady pedagogicznej określa jej regulamin. Jednak okres i sposób przechowywania protokołów z posiedzeń rady wynika z jednolitego wykazu akt, który powinien zostać opracowany w szkole. Zwykle przechowuje się je przez okres 25 lat.
Protokoły powinny być zabezpieczone przed próbą zafałszowania „bez śladu”:
- wymiany (wyjęcia) dowolnej strony protokołu,
- wprowadzenia dodatkowej strony do protokołu,
- wymiany (wyjęcia) dowolnego protokołu ze zbioru protokołów,
- wprowadzenia dodatkowego protokołu do protokołu zbioru protokołów.
Zabezpieczaniu protokołów (zbioru protokołów) przed utratą wiarygodności służy:
- numerowanie protokołów oraz dodatkowo numerowanie stron w obrębie jednego protokołu,
- numerowanie narastająco stron w obrębie kolejnych protokołów,
- prowadzenie ewidencji protokołów,
- podpisywanie protokołów przez członków rady pedagogicznej,
- parafowanie każdej strony protokołu co najmniej przez trzy osoby z rady, itp.
W dobie techniki elektronicznej rada pedagogiczna może postanowić o prowadzeniu protokołów w formie elektronicznej. Ważne jest wówczas stosowanie odpowiednich zabezpieczeń elektronicznych, chroniących protokół przez ingerencją osób nieuprawnionych i/lub ingerencją osób nieuczciwych. Wskazówki do prawidłowego przebiegu posiedzenia rady pedagogicznej znajdziesz tutaj.
W szkole musi być określony sposób udostępniania protokołów do wglądu osobom przeprowadzającym kontrolę zewnętrzną lub wewnętrzną.
Podstawa prawna:
- art. 6 ustawy z 14 lipca 1983 r. o narodowym zasobie archiwalnym i archiwach (Dz. U. z 2011 r. nr 123, poz. 698 ze zm.),
- art. 43 ust. 2 ustawy z 7 września 1991 r. o systemie oświaty (tekst jedn.:Dz. U. z 2004 r. nr 256, poz. 2572, ze zm.).
Zobacz także:
Zaloguj się, aby dodać komentarz
Nie masz konta? Zarejestruj się »
