Za bezpieczeństwo przechowywania dokumentów w szkole odpowiada nie tylko dyrektor szkoły, ale wszyscy pracownicy. W celu określenia jasnych zasad postępowania z dokumentacją szkolną należy sporządzić regulamin prowadzenia i przechowywania dokumentacji przebiegu nauczania oraz działalności wychowawczo-opiekuńczej. Regulamin powinien zatwierdzić dyrektor szkoły.
Dokumenty w szkole, które dotyczą przebieg nauczania i działalności opiekuńczo-wychowawczej
Pojęciem dokumentacji przebiegu nauczania i działalności wychowawczo-opiekuńczej określa się dokumenty takie jak:
- księgi uczniów,
- dzienniki lekcyjne,
- arkusze ocen uczniów,
- księgi arkuszy ocen uczniów,
- protokoły egzaminów,
- uchwały rady pedagogicznej dotyczące uczniów.
Dyrektor szkoły, zatwierdzając odpowiedni regulamin, zobowiązuje nauczycieli i pozostałych pracowników do tego, by w odpowiedni sposób przechowywali dokumenty w szkole. Mają oni obowiązek zabezpieczenia ich przed ujawnieniem danych uczniów osobom niepożądanym. Jednocześnie jednak należy zaznaczyć, że wymienione dokumenty w szkole powinny być dostępne dla rodziców i opiekunów uczniów, dlatego też należy przechowywać je na terenie placówki.
Ochrona dokumentacji
W regulaminie należy zawrzeć szczegółowe informacje o tym, w jaki sposób przechowywać dokumenty w szkole oraz jakie są zasady korzystania z nich i udostępniania osobom innym niż nauczyciele i uczniowie. Na przykład dzienniki przechowuje się w pokoju nauczycielskim, a arkusze ocen czy protokoły egzaminacyjne – w sekretariacie szkoły w szafie zamkniętej na klucz.